Электронный офис

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществ­ляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программа­ми, основаны на использовании информационных систем и сетей, позво­ляющих достичь важных целей:

· автоматизация обработки и передачи документов;

· хранение документации в памяти систем;

· интеграция всех процессов документооборота;

· повышение информированности руководства;

· уменьшение стоимости документального обеспечения;

· сокращение времени поиска документов;

· создание качественно новой информационной базы документации.

Информационные технологии общего назначения обеспечивают выполнение многих расчетов и рутинных функций самого широкого спектра и поэтому в той или иной степени нужны каждому пользователю компьютера независимо от его профессии. Большинство из них объединено в электронный офис и называются офисными приложениями. На рынке конкурируют электронные офисы фирм Lotus, Sun, Microsoft.

Рассмотрим состав пакета на примере расширенного выпуска наиболее популярного MS Office 2000. Он содержит: Word (текстовый процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления базой данных), PowerPoint (подготовка презентаций), Outlook Express (электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage (средство создания Web-узлов), Publisher (настольная издательская система), PhotoDraw (редактор деловой графики и изображений). Во всех этих приложениях доминирующей является первичная технология.

Word – текстовый процессор – историческисамое первое и наиболее широко используемое приложение, так как писать и оформлять тексты нужно всем. Раньше подобные программы назывались редакторами, но сегодня этот термин не отражает их возросших возможностей.

Помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т.д.) Word позволяет создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объема. То есть Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, элементов электронных таблиц, гипертекстовой технологии.

Excel – табличный процессор – средство обработки любой экономической информации, если ее можно представить в табличном виде. Позволяет составлять отчеты самых разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. Позволяет вычислять аналитические данные. Он также представляет собой интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Access – система управления базами данных – реализует реляционный подход к структурированию информации с ограниченным объемом, задаваемым емкостью оперативной памяти компьютера и двумерным представлением данных в виде строк и столбцов.

Access работает с теми же таблицами что и Excel, но при этом данные хранятся на внешних носителях информации и таблицы связаны между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. Здесь также наблюдается интеграция электронных таблиц, систем управления базами данных, графических редакторов и гипертекстовой технологии.

Access может использоваться для создания локальных баз данных, ведения личных каталогов по различным тематикам и т.д.

PowerPoint – подготовка презентаций лекций, докладов, иллюстративного материала, для визуального отображения основных тезисов текстового доклада. Подобные программы появились недавно и основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подготовить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т.д.

Outlook Express – почтовая система и персональный диспетчер включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную почту и другие полезные функции. Здесь наблюдается конвергенция текстового процессора, электронной почты, систем индивидуального планирования заданий. Outlook можно использовать не только для планирования личной деятельности, но и для групповой. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время для проведения совместных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане тут же появится уведомление об этом.

FrontPage – средство создания и поддержки Web-узлов. Web-узел – это набор специально оформленных Web-страниц, связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоение первых шагов Web-дизайна, создать как личный Web-узел, так и Web-узел для интернет.

Publisher – настольная издательская система выполняет многие функции Word (формирование содержания документа), но результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания:красочные буклеты, каталоги, пригласительные билеты, меню для званных приемов, поздравительные адреса и т.д.

PhotoDraw – редактор деловой графики и изображений позволяет создавать и редактировать качественные изображения: фото, презентации, дизайн Web-узла, печатных изделий и т.д.

В электронном офисе используется технология OLE, которая позволяет связывать объекты (программы, тексты, документы, рисунки, таблицы и т.д.), созданные разными приложениями в единый документ.

Корпорация Microsoft создала протокол OLE (Object Linking and Embedding – привязка и встраивание объектов), позволяющий объединять документы (фрагменты), созданные в разных приложениях. Протокол предлагает большое число возможностей, которые реализуются быстро и максимально дружественно, так как они доступны и операционной системе и приложениям в любой момент времени.

В результате этого, электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или пред­приятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, ин­формационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

· учет и анализ корреспонденции;

· учет кадров и ведение бухгалтерии;

· составление и отслеживание договоров;

· обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

· выполнение экспертиз и проведение консультаций;

· анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

· проведение баланса и оценок работы;

· ревизия отчетности;

· ведение электронных картотек.

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, баланс, оценка работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск докумен­тов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий. Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географиче­ских карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютер­ной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку докумен­тов.

В электронных офисах широко используется служба обработки тек­стов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распеча­тывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообще­ния, пересылаемые по этой почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность по­лучают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность разме­щать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нуж­ных документов.

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, ко­му, в какое время и что надо направлять. Чаще всего, необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей зада­чи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квали­фикации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). По­степенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офи­сом, работа остальных сотрудников становится все более активной и твор­ческой.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

· использование текстового и графического редактора;

· работа с электронными таблицами;

· применение систем управления базами данных и информацион­ными хранилищами;

· использование программ подготовки презентаций.

Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необхо­димость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хра­нящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная созда­вать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная обязанность этой системы – поиск и индексирование докумен­тов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой мо­мент времени.

Основными функциями системы являются:

· прием, регистрация и учет документов;

· упорядочение и классификация документов;

· обработка документов;

· дописывание комментариев к документам;

· поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синони­мам, словам с похожим написанием;

· создание личных библиотек документов;

· изменение конфигурации документов;

· контроль версий документов при их модификации;

· предоставление возможности удаленного доступа к документам не зави­симо от места их хранения;

· управление информацией;

· обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

· пересылка и рассылка документов;

· администрирование учета и архивирования данных.

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Тре­тий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хране­ния документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.

Дата добавления: 2015-04-24