Вопрос 31. Автоматизированное создание оглавления структурированного документа

Использование для оформления текстовых документов шаблонов и, в частности, стилей абзацев позволяет автоматизировать процесс создания оглавления для документов сложной структуры. Для оформления заголовков разных уровней (например, глава, параграф, пункт) следует использовать соответствующие стили: Заголовок 1 для заголовка 1-ого уровня, Заголовок 2 – 2-ого уровня, Заголовок 3 – 3-го уровня и т.д.

Оглавление создается как внутренний объект, который может быть расположен в начале или в конце документа. Каждый элемент оглавления является абзацем, который содержит название и, как правило, номер страницы (пространство между названием и номером может быть заполнено спец. символами, например, отточием). Оглавление имеет многоуровневую структуру, отображающую структуру документа. Элементам оглавления разных уровней ставятся в соответствие следующие стили оформления: Оглавление 1, Оглавление 2, Оглавление 3 и т.д.

Создание оглавления осуществляется посредством команды Вставка -> Оглавление и указатели -> Вкладка «Оглавление». В открывшемся окне команды следует указать:

• Количество уровней заголовков в оглавлении (Уровни:);
• Наличие номера страницы (Показать номера страниц);
• Положение номера страницы (Номера страниц по правому краю);
• Вид заполнителя (Заполнитель:).

Вопрос 32. Электронные таблицы: назначение, основные и дополнительные функции (MS Excel).

Электронные таблицы – это одно из эффективных средств обработки табличной информации и организации расчетов.

Первая электронная таблица VisiCalc была создана в 1979г. Дж. Брикклином и предназначалась для простейших расчетов. С тех пор разными фирмами было выпущено множество программных продуктов аналогичного типа, но с более развитыми функциями и возможностями. Например, это широко известная программа Lotus-1-2-3, системы SuperCalc, Quattro Pro и другие.

В настоящее время ведущее положение на мировом рынке программных продуктов такого класса занимает электронная таблица Excel, входящая в состав знаменитого пакета Microsoft Office. Возможности электронных таблиц весьма многообразны, их интерфейс удобен, гибок и понятен. Как следует из названия, этот инструмент предназначен для выполнения табличных расчетов, характерных для управления и бизнеса.. Электронную таблицу можно считать алгебраической машиной – она не только с константами, но и переменными. Такими переменными здесь являются ссылки на ячейки таблицы.

Множество сервисных средств облегчают использование программы. В состав Excel входят следующие элементы:

• Настройка внешнего вида экрана и таблицы под запросы пользователя;
• Развитый математический аппарат, включая средства статистики;
• Множество встроенных функций;
• Средства выразительного оформления данных в таблице;
• Деловая графика, позволяющая в наглядной форме отобразить полученные результаты в виде диаграмм;
• Специальные инструменты (Мастера) для реализации большинства технологий;
• Система создания собственных пользовательских функций, макрокоманд, автоматизирующих ввод или вывод данных с использованием языка Visual Basic;
• Система динамической связи Excel-документов с другими Windows-приложениями;
• Возможность импорта данных из внешних баз данных;
• Использование нескольких языков одновременно с контролем грамматики;
• Возможность иллюстрировать таблицы за счет рисунков из библиотеки клипов ClipArt;
• Средства публикации документов в Web и извлечения необходимой информации по запросам из распределенных в Internet баз данных;

Вопрос 33. Электронная таблица MS Excel. Структура окна.

Средства пользователя или интерфейс электронной таблицы выполнен в стиле системы Microsoft Windows и содержит присущие ей визуальные элементы, доступные как с помощью клавиатуры, так и мыши.

Книга, открываемая при загрузке программы Excel, имеет временное имя Книга1. Основной экран Excel состоит из следующих компонентов:

1. Заголовок окна. Содержит название приложения и обрабатываемого в нем документа, а также обычные кнопки управления размером/положением окна: свернуть, восстановить и развернуть, закрыть.

2. Главное меню. Позволяет реализовать все функции Excel. Каждый пункт меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность. Многие ср-ва управления продублированы в форме экранных кнопок-пиктограмм, содержащихся в Панелях инструментов.

При работе с Excel можно использовать контекстное меню.

3. Строка формул. Расположена под панелями инструментов и состоит из следующих компонентов: поле имени, в котором указывается адрес активной ячейки, кнопка просмотра списка, кнопки отказа, ввода, редактирования формул и поле ввода.

4. Рабочий лист. Расположенное ниже строки формул рабочее пространство Excel.Лист обрамлен адресными полосами, где указаны номера строк и буквенные обозначения столбцов. Столбцы имеют имена в виде букв латинского алфавита, либо в виде чисел.

5. Ярлыки листов. Находятся под пространством рабочего листа. Позволяют быстро вызвать любой из имеющихся в рабочей книге листов.

6. Строка состояния. Самая нижняя строка интерфейса. В ней отображается текущий режим таблицы, состояние некоторых управляющих клавиш компьютера, а также даются подсказки по возможным действиям.

7. Полосы прокрутки. Размещаются: вертикальная – у правого края экрана и горизонтальная – у нижнего края. С помощью этих полос удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице.

Вопрос 34. Понятие книги, листа, ячейки электронной таблицы. Абсолютная и относительная ссылка на ячейку.

Книга – это документ, создаваемый программой Excel, самая крупная единица данных. Книга содержит рабочие листы. Она может быть сохранена в виде файла с расширением *.xls.

Рабочий лист – образует рабочее пространство пользователя. Листов в Книге может быть до 255. Лист имеет 256 столбцов, поименованных от A до IV и 65536 строк, на пересечении которых находятся обрабатываемы ячейки.

Ячейка является элементарной единицей данных в таблице. Адрес каждой ячейки таблицы состоит из двух компонентов – буквенного номера столбца и цифрового номера строки. Активная ячейка выделяется жирным контуром.

Чаще всего в формулах используется относительная адресация данных, однако в некоторых случаях применяется абсолютная адресация.

Относительная адресация Если указана относительная ссылка на ячейку, то при копировании её содержание будет изменяться: при копировании по горизонтали изменяется номер строки, по вертикали – номер столбца, при копи. по диагонали – и то и другое.

Абсолютная адресация. Чтобы предотвратить автоматическое изменение адресов, перед «замораживаемой» координатой следует поставить знак $ и превратить её в абсолютную ссылку. Можно вводить знак $ непосредственно, а можно с помощью клавиши F4 для текущей формулы.

Вопрос 35. Ввод и редактирование данных в электронных таблицах.

Любая обработка информации начинается с ее ввода. Каждая ячейка рабочей области листа может быть заполнена данными. Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в активной ячейке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое сразу отобразится и в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки. По окончании ввода данных может быть нажата клавиша Enter. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc. Вообще ввод в ячейку считается незаконченным, пока редактируемая ячейка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступным.

Вопрос 36. Форматы строки, столбца, ячеек электронной таблицы и их установка. Основные форматы данных: числовые, процентные, даты/времени (MS Excel).

Форматы данных.

1) Числовые данные – это данные, которые состоят из цифр и, возможно и, возможно, некоторых специальных символов: + - Е е () %. Вводимые числа хранятся с той точностью, с которой они введены. Вычисляемые результаты имеют до 15 разрядов, но могут быть представлены пользователю с любой желаемой точностью в этих пределах.

2) Процентный данные - в этом формате значение ячейки умножается на 100, а результат отображается со знаком процента. Можно задать количество отображаемых знаков после запятой.

3) Дата/Врем – типа даты и времени в Excel не существует. Для представления дат используются обычные числа, но отображенные в формате дат. При этом целая часть числа соответствует дням, месяцам, годам, а дробная – часам, минутам и секундам.

Основная единица времени в Excel – один день. Каждый день имеет порядковый номер, начиная с 1, который соответствует 1 января 1900 года (начало отсчета дат в Excel). Время – это дробная часть при дне-числе. Поскольку в сутках 24 часа, один час соответствует 1/24 = 0, 041666667.

Excel автоматически распознает формат даты и времени, если при вводе элементов даты используются разделители.

Средства оформления доступны через главное (Формат -> Ячейки) или контекстное (пункт Формат ячеек) меню, где можно получить доступ к полному управлению внешним видом таблицы. Здесь имеется несколько вкладок управления шрифтами, обрамлением, заливкой, защитой данных, выравниваем содержимого ячеек. Кроме того, некоторые важнейшие средства оформления присутствуют в панели инструментов

Вопрос 37. Расположение данных в ячейке электронной таблицы: средства настройки расположения.

По умолчанию в Excel текстовые данные выравнивают по левому краю ячейки, числовые – по правому. Однако выровнять данные в ячейке можно иначе.

Три кнопки (По левому краю, По центру, По правому краю) реализуют средства определения местоположения данных относительно границ ячейки.

Кнопкой «Объединить и поместить в центре» осуществляется слияние предварительно выделенных смежных (по горизонтали или по вертикали) ячеек рабочего листа. Это средство очень удобно для оформления заголовков таблиц.

Для разбивки объединенной ячейки следует снять флажок «Объединение ячеек» (вкладка «Выравнивание» команды Формат -> Ячейки).

Вопрос 38. Действия над листами, столбцами, строками и ячейками электронной таблицы.

Самый простой способ манипулирования листами осуществляется с помощью мыши.

Вставка/удаление листа может осуществляться с помощью меню Правка - Удалить лист и Вставка -Лист. При необходимости удалить сразу несколько листов следует их сначала выделить последовательно мышью удерживая CTRL

Переименование листа. При желании можно дать листу имя отражающее его назначение, например, Следствие следует дважды щелкнуть мышью на ярлыке листа внизу экрана и ввести новое имя.

Переместить лист в нужное место вдоль ярлыков можно с помощью мыши.

Копирование листа внутри книги реализуется мышью при нажатии клавиши CTRL. Новый лист получает прежнее имя но с очередным номером

Другой способ осуществления указанных выше операций - использование контекстного меню вызываемого щелчком правой кнопки мыши на нужном листе

При работе с таблицей необходимо постоянно выделять, удалять, вставлять, копировать и перемещать ячейки, диапазоны, строки/столбцы и т.д. Эти операции могут осуществляться несколькими способами.

1. Выделение является важнейшим действием в таблице. Преобразование данных осуществляется только надо выделенными(указанными) объектами.

2. Очистка и удаление. Очистка освобождает диапазон от находящихся в нем данных. Удаление означает физическое удаление самого объекта.

3. Вставка пустых строк и столбцов производится так: выделяется строка/столбец (курсор мыши фиксируется на номере строки/столбца адресных полос) и нажимаются клавиши Ctrl+Серый_плюс.

4. Вставка пустых ячеек и диапазонов выполняется аналогично или меню (Вставка – Ячейки).

5. Вставка заполненных данными ячеек Самый простой способ вставки состоит в том, чтобы отбуксировать мышью в желаемом направлении маркер заполнения ячейки (диапазона, строки, столбца), удерживая клавишу Shift (для перемещения) или Shift+Ctrl (для копирования). Для перемещения/копирования на другой лист – дополнительно к ним удерживая клавишу Alt.

6. Перемещение ячеек/диапазонов можно выполнять с помощью мыши.

7. Копирование ячеек/диапазонов в несмежные области осущ. так же с помощью мыши, но при нажатой клавише Ctrl.

8. Перемещение/копирование данных на другие листы выполняется аналогичным образом, но при нажатой клавише Alt

Дата добавления: 2015-04-24