Що таке протокол? Його реквізити

Доповідна й пояснювальна записки

Що таке доповідна і пояснювальна записка? Реквізити.

Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини, подавши в кінці чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки або передруковують.

Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівника щодо ситуації, яка склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка - це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Доповідна і пояснювальна записки близькі за формою, й до них мають входити такі реквізити:

1) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка;

2) назва виду документа;

3) зміст записки;

4) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

5) дата складання.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, їх оформлюють на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються за її межі, - пишуть на бланку і реєструють.

Протокол - один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відображаються всі виступи з розглядуваних питань і рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії. За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на: 1) сти с л і, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, хто виступив;

2) п о в н і, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. До повного протоколу заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення;

3) стенографічні,в яких всі виступи, репліки, запитання й відповіді фіксуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1) назва виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2) порядковий номер;

3) назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича або розширена нарада);

4) назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

5) дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч. У цьому самому рядку праворуч зазначають місце проведення (назву міста);

6) кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а у протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо присутніх не більше 10-12 осіб, то вказують усі прізвища;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії*);

8) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції (питання формулюють у називному відмінку);

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу відповідно до порядку денного поділяється на пункти. Кожний пункт містить: "Слухали", "Ви-ступили", "Ухвалили".

Слово "Слухали" друкують великими літерами, ставлячи після нього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку) й тему доповіді. Далі викладають основний зміст доповіді або зазначають, що текст додається.

Так само оформлюють пункт "Виступили".

У пункті "Ухвалили" повністю записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформлюють окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначають склад комісії, в другому - результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записують так: 1. За Василишина Ю. Г. - 50 голосів, проти - 0, утримався -І.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту і форми викладу, позиції учасників.

Крім повного протоколу є ще коротка форма (витяг з протоколу). У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ №8. загальних зборів студентів II курсу природничо-географічного факультету 10.05.2007 м. Київ

Голова: Литвиненко С. В.

Секретар: Шульга В. О.

Присутні: декан факультету доц. Кулик В. 77., доц. Куиенко А. А., доц. Кучер П. І., асистенти: Зазимко Б. М, Литвин Ф. С, студенти II курсу.

Порядок денний:

1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

2. Робота з озеленення й благоустрою прилеглої території. 1. СЛУХАЛИ:

Куценко А. А. Інформація керівника виробничо-польової практики.

ВИСТУПИЛИ:

Зазимко Б. М. вніс пропозицію поділити студентів на групи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Литвин Ф. С. зазначив, що до початку практики треба підготувати рослини, реактиви. УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій Практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

2. СЛУХАЛИ..........................................................................

Голова (підпис) С. В. Литвиненко

Секретар (підпис) В. О. Шульга

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 5 засідання кафедри української мови

18.01.2007

Присутні: завідувач кафедри проф. Луценко А. А.,

доц. Коломієць Ф. С,

доц. Марченко Ю. Ю.,

доц. Токарева А. М,

старш. викл. ТкаченкоЛ. В"

асист. Шумейко Л. Б.,

асист. Лепеха 1.1.,

асп. Крикун С. В. СЛУХАЛИ:

Затвердження теми кандидатської дисертації Крикун С В. УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспірантки Крикун Світлани Василівни у такому формулюванні: "Темпора-тивна синтаксемау структурі простого речення?*.

2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Анатолія Антоновича.

Завідувач кафедри (підпис) А. А. Луценко

Секретар (підпис) /. /. Лепеха

Дата добавления: 2015-05-08