Билет 2. Положение о кадровой службе: порядок составления и оформления

Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.

Содержание положения обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе.

Оформление проекта положения производится на общем бланке предприятия либо бланке конкретного вида документа формата А4. Рекомендуемый состав реквизитов, предусмотрен ГОСТом Р 6.30-2003.

Рекомендуемая структура текста:

1. Общие положения

2. Задачи и функции

3. Обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения с другими подразделениями

Раздел “Общие положения”

подразделение МОЖЕТ БЫТЬ самостоятельным или входящим в состав иного подразделения

Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации

Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

1.6

Планирование деятельности подразделения

Указывается, по каким планам ведется работа подразделения

1.7

Формы отчетности о деятельности подразделения

Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы

1.8

Пояснения используемых терминов

Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией

В разделе “Основные задачи ” важно сформулировать задачи, стоящие перед конкретной службой. Деятельность кадровых служб в нашей стране часто сводится к оформлению движения и учета личного состава организации. Работой с персоналом, его обучением, повышением профессиональных и квалификационных характеристик, оптимизацией использования трудовых ресурсов кадровые службы занимаются в незначительном объеме.

Раздел “Функции ” содержит всестороннюю характеристику деятельности службы. Их описание должно быть грамматически и стилистически четким (не допускающим двоякого толкования или искажения смысла) и охватывать все функции, выполняемые кадровой службой. Состав функций кадровой службы должен разрабатываться исходя из общих задач, т. е. этот раздел положения основывается на втором разделе, увязывается с ним по содержанию.

В разделе “Права и обязанности ” кадровая служба наделяется правами, необходимыми для осуществления возложенных на нее задач и функций:

представительствовать в федеральных (региональных, городских) организациях по вопросам, относящимся к компетенции службы;

давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;

вносить руководству организации предложения по совершенствованию работы с кадрами;

ходатайствовать перед руководством организации о поощрении отличившихся сотрудников и наказании нарушителей трудовой дисциплины;

участвовать в работе кадровой комиссии организации, получать от структурных подразделений информацию по поводу рассмотрения заявлений работников, направленных в кадровую комиссию организации;

получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для оформления приема, а также для высвобождения работников при увольнении по инициативе администрации;

удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам организации.

Отдельными пунктами в этом разделе устанавливаются обязанности кадровой службы. Этот раздел не стоит смешивать с разделом “Функции”, где перечисляются виды работ, выполняемых кадровой службой для реализации своих основных задач. Обязанности – это официальные действия, возложенные на службу кадров и безусловные к выполнению. В их числе могут быть:

сохранение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах сотрудников организации, документах кадровой службы;

выполнение указаний и поручений руководства организации и др.

В разделе “Руководство” устанавливаются наименование должности руководителя кадровой службы (начальник, заведующий, управляющий), осуществляющего непосредственное (административное) руководство деятельностью сотрудников отдела; порядок его назначения и освобождения от должности; требования к профессиональной подготовке, квалификации и стажу работы. Отдельным пунктом закрепляется наличие заместителя, а если он не предусмотрен штатным расписанием, то устанавливается должность лица, замещающего руководителя службы в период временного отсутствия (болезни, отпуска).

Должностные обязанности руководителя службы не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в разделе “Руководство” закрепляются обязанности, права и ответственность руководителя кадровой службы.

В числе обязанностей руководителя отражаются те виды деятельности, которые он выполняет для организации повседневной работы кадровой службы и выполнения ее задач и функций. В этот подраздел обычно вносят функции координации деятельности службы, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, ее распределение, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы. К типовым обязанностям руководителя относят обычно следующие:

организация деятельности отдела кадров, руководство сотрудниками отдела, распределение обязанностей между ними;

составление (участие) штатного расписания организации;

организация работы по укомплектованию организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации;

участие в решении вопросов о высвобождении работников при проведении реорганизации структурных подразделений, изменении штата и численности работников;

анализ причин текучести кадров и нарушений трудовой дисциплины;

визирование проектов приказов по приему, увольнению, переводу, перемещению работников организации, их командированию и предоставлению им отпусков;

обеспечение учета личного состава работников организации в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

обеспечение приема, хранения, заполнения и выдачи трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;

организация учета рабочего времени сотрудников кадровой службы.

Раздел “Структура” включает в себя описание внутренней структуры службы: перечисление внутренних звеньев или подразделений службы. Если служба не имеет структурных подразделений, то выделенные участки перечисляются в первом разделе. Этот раздел устанавливает не порядок подчиненности, а распределение общих функций по отдельным звеньям или участкам. Если в кадровой службе отсутствует внутренняя структура, то в разделе “Общие положения” вторым пунктом определяется численный состав ее работников, а раздел “Структура” в положение не включают.

Раздел “Ответственность ” или выделяется в самостоятельный, или включается в раздел “Руководство” – содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т. д.

Раздел “Взаимоотношения. Связи ” должен отражать наличие и характер взаимосвязей кадровой службы с другими структурными подразделениями, возникающих в ходе выполнения ее задач и функций, их взаимные обязательства. Как правило, в этом разделе фиксируется характер отношений с функциональными структурными подразделениями.

Так, кадровые службы, как правило, взаимодействуют:

со всеми структурными подразделениями – по кадровым вопросам;

юрисконсультом (юридической службой) организации – по вопросам информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения разрабатываемых кадровых документов;

хозяйственным управлением – по вопросам обеспечения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями и оборудованием;

техническим отделом – по вопросам обеспечения службы организационной и вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

Помимо тесных связей внутри организации, кадровые службы имеют контакты с территориальными организациями и учреждениями:

городскими (региональными, областными и др.) военкоматами – по вопросам учета военнообязанных;

отделами социального обеспечения – по вопросу оформления пенсий;

территориальными службами занятости – по подбору кадров;

миграционными службами – по приему на работу иностранных работников.

Раздел может также содержать характеристику состава документов, разрабатываемых службой совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, поступающих в кадровую службу, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений. Например, взаимосвязи со структурными подразделениями можно записать следующим образом:

Служба получает: докладные записки по вопросам наличия кадров и вакансий; представления на повышение и материальное стимулирование; командировок сотрудников организации.

Служба предоставляет: сведения о нарушителях трудовой дисциплины, внутреннего трудового распорядка; копии приказов по приему, увольнению, перемещению, командированию, наложению взысканий, предоставлении отпусков.

Раздел может быть дополнен порядком урегулирования разногласий, возникающих в работе между структурными подразделениями, перечислением видов деятельности, которые кадровая служба проводит по согласованию с другими структурными подразделениями.

Служба персонала выполняет следующие функции:

§ работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации

§ оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ

§ учет личного состава

§ хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству

§ контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

§ изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению

§ анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров

§ создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов

§ работа по созданию резерва на выдвижение

§ подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников

§ подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии

§ подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению

§ принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников

§ организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

§ ведение всей отчетности по кадровым вопросам

Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Полномочия, которыми, как правило, наделена служба персонала, заключаются в следующем:

§ право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов

§ право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения

§ право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров

§ право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров

В соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными Постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. N 32, должностная инструкция работника службы персонала, как и любая другая должностная инструкция, включает три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Раздел "Должностные обязанности" содержит функции, которые могут быть поручены служащему, занимающему данную должность. Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей. Раздел "Требования к квалификации по разрядам оплаты" определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:

§ руководство работой службы

§ разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.

§ проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну

§ обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела

§ создание условий для роста и повышения квалификации персонала

§ осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины

§ внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины

§ контроль за своевременным составлением отчетности

Начальник службы персонала должен знать:

§ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы

§ нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе

§ основы экономики, организации труда и управления

§ законодательство о труде и охране труда в РФ

§ правила внутреннего трудового распорядка

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты

Дата добавления: 2015-05-08