Етап 4. Організація пошуку інформації в базі даних за допомогою запитів

MS Access дозволяє отримувати з бази даних потрібну інформацію. Для цього використовується такий засіб аналізу даних як запит. Запит дозволяє витягувати дані з різних таблиць, узагальнювати або перетворювати їх, надавати інформацію у зручному для сприйняття користувачем вигляді. Запити дозволяють представити одну й ту ж саму інформацію в різних аспектах.

Для того, щоб створити запит на пошук інформації в базіі даних слід обрати об’єкт "Запросы" у головному вікні MS Access. Створення запитів може здійснюватись або за допомогою "Мастера запросов" або за допомогою "Конструктора запросов".

При використанні "Мастера запросов" створення запитів відбувається в режимі відповідей на питання Майстра. На першому кроці послідовно обираються всі таблиці і поля, які слід додати до запиту. На другому кроці визначається ім’я, під яким слід зберегти запит.

При створенні запиту в режимі конструктора слід, скориставшись діалоговим вікном "Додавання таблиць", додати в створюваний запит всі необхідні таблиці після чого закрити вікно і перейти до визначення необхідних полів. Поля додаються в запит шляхом перетягування їх мишею з таблиць, розташованих у верхній частині вікна, безпосередньо у поля макету запиту. При необхідності можна встановити сортування даних, умови відбору та визначити, чи потрібно виводити значення того чи іншого поля на екран.

Етап 5. Створення звітів та підготовка інформації до друку

Завершу вальним етапом роботи з інформацією, що зберігається в базі даних, є створення та друкування звітів. Звіти модна створювати як на основі запитів, так і на основі таблиць.

Для того, щоб створити звіт слід обрати об’єкт "Отчеты" у головному вікні MS Access. Створення звітів може здійснюватись або за допомогою "Мастера отчетов" або за допомогою "Конструктора".

При використанні "Мастера отчетов" створення звітів відбувається в режимі відповідей на запитання Майстра. На першому кроці обирається таблиця або запит, (допускається вибір декількох таблиць або запитів) і поля, які слід включити в звіт. На другому кроці визначається порядок сортування записів, що відображаються у звіті. Наступний крок – це вибір макету звіту. Далі Майстер пропонує користувачу обрати стиль звіту та визначити ім’я, під яким лід зберегти звіт.

При створенні звіту в режимі конструктора користувач самостійно повинен визначити всі елементи, що повинні міститись у звіті, та їх розташування.

Дата добавления: 2015-05-24