Решение. А1-1. Создать базу данных «Видео», определить в ней таблицу «Фильмы» и ввести в таблицу пять первых записей (см

СОЗДАНИЕ И ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЦ БАЗ ДАННЫХ

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В ПРОГРАММЕ MICROSOFT ACCESS

А1-1. Создать базу данных «Видео», определить в ней таблицу «Фильмы» и ввести в таблицу пять первых записей (см. таблицу 1 в приложении; последний, обведенный рамкой столбец «НомКас» в создаваемую таблицу не включать). Сохранить сжатую копию базы данных под именем «Видео1».

1.1. создание базы данных: выполните любое из следующих двух действий:

1) если сразу после запуска программы Access на экране отображается диалоговое окно, то выберите в нем вариант«Новая база данных»;

2) «Файл | Создать базу данных» («Файл | Создать...» в Access 2000/XP) или или [Ctrl]+[N]; в появившемся окне «Создание» выберите вариант «Новая база данных» («База данных» в Access 2000).

· После выполнения любого из описанных выше действий (и нажатия кнопки [ОК] в версиях Access 97/2000) на экране появится окно «Файл новой базы данных». Выберите в этом окне вашу рабочую папку (при этом удобно пользоваться выпадающим списком «Папка»), в поле «Имя файла» введите имя создаваемой базы данных (в данном случае Видео; расширение mdb можно не указывать) и нажмите кнопку [Создать] или клавишу [Enter]. В результате будет создана новая база данных, и на экране появится окно базы данных (с заголовком «Видео»), содержащее вкладки «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы», «Модули», связанные с соответствующими группами объектов базы данных.

· В Access 2000/XP окно базы данных содержит не набор вкладок, а список групп объектов, расположенный в левой части окна и включающий все шесть указанных групп объектов, а также некоторые дополнительные группы (например, «Страницы»). Поэтому в данных версиях для перехода к требуемой группе элементов базы данных требуется щелкнуть мышью на названии нужной группы в списке (а не на ярлычке соответствующей вкладки, как в Access 97).

Находясь в любом режиме работы с базой данных, можно активизировать окно базы данных, нажав кнопку или клавишу [F11].

1.2. Создание новой таблицы базы данных: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Таблицы» и нажмите кнопку[Создать]; в появившемся окне выберите вариант «Конструктор», [ОК]. На экране появится окно конструктора таблиц с заголовком «Таблица1», при этом панель инструментов «Базы данных» заменится на панель «Конструктор таблиц».

Вначале необходимо определить набор характеристик тех объектов, информация о которых будет храниться в таблице (в нашем случае объектами являются различные фильмы). Эти характеристики называются полями, а совокупность значений полей, определяющая конкретный объект, называется записью.

1.3. Определение полей в конструкторе таблиц: для каждого поля необходимо определить имя и тип. Имя поля не должно содержать символы «!», «.», «’», «[», «]». Желательно, чтобы имя было кратким и не содержало пробелов. Для определения имени и типа каждого поля предназначена таблица полей, расположенная в верхней части окна конструктора. В ней можно указать и краткое описание поля. Имя и описание вводятся с помощью клавиатуры, тип выбирается с помощью выпадающего списка. Для перемещения по ячейкам таблицы можно использовать клавиши [Tab], [Shift]+[Tab] и клавиши со стрелками; для разворачивания выпадающего списка предусмотрена клавиатурная комбинация [Altj+↓]. Заполните таблицу полей следующим образом:

Имя поля	Тип данных	Описание
Ном	Счетчик	Порядковый номер
Назв	Текстовый	Название фильма
Страна	Текстовый	Страна-производитель
Жанр	Текстовый
Длит	Числовой	Длительность в мин.
ДатаЗап	Дата/время	Дата записи на кассету

1.4. Определение ключевого поля таблицы: перейдите на первую строку таблицы полей («Ном») и выполните команду «Правка | Ключевое поле» или нажмите кнопку ; в результате данная кнопка станет «вдавленной», а рядом с первой строкой таблицы появится изображение ключа.

Значение ключевого поля является уникальным для любой записи в таблице базы данных, поэтому таблица базы данных не может содержать одинаковые записи, и любая запись в таблице однозначно определяется по значению ее ключевого поля. Обычно в качестве ключевого поля выбирается поле типа «Счетчик». При попытке сохранить структуру таблицы, не имеющей ключевого поля, программа Access выведет предупреждение и предложит определить ключевое поле автоматически.

1.5. Сохранение созданной структуры: «Файл | Сохранить»тили или [Ctrl]+[S]; при первом сохранении запрашивается имя таблицы; в качестве имени укажите Фильмы [ОК]. В результате заголовок окна конструктора таблиц изменится на «Фильмы»

Аналогичные действия обеспечивают сохранение структуры любого активного в данный момент элемента базы данных (формы, запроса, отчета и т. д.).

1.6. Переключение между режимами «таблица» и «Конструктор»: «Вид | Режим таблицы» или ; в результате таблица базы данных будет выведена в стандартном табличном режиме (при этом в таблице отображаются все введенные в нее записи в виде отдельных строк, а полям соответствуют столбцы таблицы). Такой режим удобен для просмотра, корректировки и дополнения таблицы. Не заполняя пока таблицу данными, вернитесь в режим конструктора, выполнив команду «Вид | Конструктор» или нажав кнопку

1.7. Настройка свойств полей таблицы: список свойств текущего поля (текущее поле снабжено слева значком выводится в нижней части окна конструктора таблиц на вкладке «Общие». Быстро переключаться в режиме конструктора с таблицы полей на список свойств и обратно можно с помощью клавиши [F6]. Установите для указанных полей следующие свойства:

Поле «Ном»	Подпись:	Номер
Поле «Назв»	Размер поля:
Подпись:	Название
Обязательное поле:	Да
Поле «Страна»	Размер поля:
Обязательное поле:	Да
Поле «Жанр»	Размер поля:
Обязательное поле:	Да
Поле «Длит»	Размер поля:	Целое
Подпись:	Длительность
Обязательное поле:	Да
Поле «ДатаЗап»	Формат поля:	Краткий формат даты
Подпись:	Дата записи

После изменения свойств повторно сохраните структуру таблицы (см. 1.5). В процессе сохранения программа Access может выдавать ряд запросов, связанных с необходимостью проверки уже введенных записей на соответствие новым значениям свойств. В ответ на запросы подобного рода выбирайте вариант [Да].

Переключившись в режим таблицы (см. 1.6), убедитесь, что заголовки в столбцах тех полей, для которых задано свойство «Подпись», совпадают со значением этого свойства; если же свойство «Подпись» не определено (является пустым, как для поля «Жанр»), то в качестве заголовка столбца используется имя поля.

· Свойство «Размер поля» предусмотрено для текстовых и числовых полей. В случае текстовых полей оно определяет максимальное количество символов, которое можно ввести в данное поле. В случае числовых полей оно определяет тип числа (целый или вещественный; вещественные числа, в отличие от целых, могут иметь дробную часть), допустимый диапазон и точность (для вещественных чисел). Под каждую запись таблицы отводится память, обеспечивающая хранение данных максимального размера, поэтому необходимо устанавливать размер полей так, чтобы избегать излишнего расхода памяти. Например, в таблице «Фильмы» и для поля «Жанр», и для поля «Страна» вполне достаточно выделить по 15 символов.

· Если свойство «Обязательное поле» имеет значение «Да», то данное поле должно быть заполнено во всех записях таблицы. По умолчанию обязательным полем является ключевое поле (типа «Счетчик»). Обязательными полями в таблице «Фильмы» сделаны и все остальные поля, за исключением поля «ДатаЗап».

1.8. Ввод данных в таблицу: перейдите в режим таблицы (см. 1.6), [Enter] или [Tab] или [→] (при этом курсор перейдет на поле «Название»), введите название первого фильма(Красавица и чудовище — см. таблицу 1 в приложении). После ввода названия автоматически будет определено и значение первого поля — счетчика «Номер» (оно станет равно 1). Для перехода к следующему полю («Страна») достаточно нажать [Enter], [Tab] или [→], а для перехода к предыдущему полю — [Shift]+[Tab] или [←]. Заполните данными всю первую строку, за исключением поля «Дата записи». Обратите внимание на то, что метка текущей записи (в левой части таблицы) имеет вид , метка редактируемой записи —.. , а на статусной панели в нижней части окна Access выводится текст описания текущего поля из третьего столбца таблицы конструктора (см. 1.3).

Как только в поле «Ном» появляется новый порядковый номер, в таблице создается новая запись с этим номером. При удалении этой записи порядковый номер удаленной записи уже не будет использоваться при создании новых записей. Например, если удалить запись с номером 2, то записи с номером 2 в таблице никогда не появятся, а после номера 1 сразу будет идти номер 3. К сожалению, удалить только что созданную запись в программе Access очень легко: для этого достаточно дважды нажать клавишу [Esc], причем никаких подтверждающих запросов при этом не выводится. Поэтому при вводе новых записей надо быть внимательным и не нажимать клавишу [Esc] дважды, чтобы не удалить только что созданную запись.

Данные можно не только вводить, но и изменять. Правила редактирования ячеек таблицы Access очень похожи на соответствующие правила для таблиц Excel. При перемещении к очередной ячейке ее содержимое выделяется; если теперь начать вводить новый текст, то этот текст целиком заменит прежнее содержимое. Если требуется не заменить, а лишь откорректировать имеющийся текст, то следует либо перейти на него с помощью мыши (щелкнув на позиции, требующей исправления), либо (в случае использования клавиатуры) после перехода на нужную ячейку нажать [F2]; при этом выделение с текста будет снято, и в ячейке появится вертикальный курсор. Если после корректировки вместо клавиш со стрелками, [Enter] или [Tab] нажать [Esc], то результат корректировки будет отменен.

При заполнении таблицы базы данных никаких особых действий для сохранения введенных данных не требуется: данные сохраняются на диске автоматически сразу после завершения их ввода (как только в текущей строке исчезнет метка редактирования.. ). Таким образом, при аварийном завершении работы программы будет обеспечено сохранение всех введенных данных (за исключением той записи, которая редактировалась в момент аварийного завершения). В отличие от сохранения данных, структуру таблиц и других элементов базы данных необходимо сохранять самому разработчику (см. 1.5).

1.9. Настройка маски ввода для даты: перейдите в режим конструктора (см. 1.6) и определите свойство «Маска ввода» поля «ДатаЗап»: 99.99.00;0; _ (последним набирается знак подчеркивания «_», для него используется комбинация [Shift]+[-]). Сохраните измененную структуру таблицы (см. 1.5).

Если теперь переключиться в режим таблицы и щелкнуть мышью в поле «Дата записи», то в нем появится маска (шаблон) для ввода нужной даты: «_._._». Благодаря этоймаске, легко определить формат даты, кроме того, отпадает необходимость вводить разделители (точки). В позиции, отмеченные символами подчеркивания «_», можно вводить только цифры, причем в качестве дня и месяца можно указывать как двузначные, так и однозначные числа (например, 31.1 или 1.12), а в качестве номера года — обязательно двузначное: число; при этом числа в диапазоне 00—29 соответствуют го-дам 2000-2029, а числа в диапазоне 30-99 — годам 1930-1999. При вводе неверной даты (например, 31.02.99) выводится сообщение об ошибке; в этом случае для выхода из данного поля необходимо ввести допустимую дату или нажать [Esc].

· Свойство «Маска ввода» состоит из трех частей, разделенных точками с запятой. В первой части определяется собственно текст маски; в данном случае в маске использованы два специальных символа: «9» (обозначающий любую цифру или отсутствие цифры) и «0» (обозначающий обязательную цифру). Таким образом, маска «99.99.00» означает, что в качестве дня и месяца можно указывать не только двузначные, но и однозначные числа, а в качестве номера года — только двузначные. Число «0» во второй части свойства «Маска ввода» означает, что в таблице базы данных должны храниться не только введенные цифры, но и разделители (точки); в противном случае программа Access не сможет распознать введенную дату. Наконец, последняя часть свойства «Маска ввода» содержит символ «_», который указывается при отображении маски на тех позициях, которые должны быть заполнены пользователем.

· Более подробно правила составления масок ввода описаны в справочной системе Access. Для вызова соответствующего раздела справки достаточно перейти в конструкторе таблиц на нужное свойство и нажать [F1]. В нашем случае появится окно справки с заголовком «Свойство «Маска ввода» (Input Mask)».

1.10. Настройка формата для даты записи: для даты записи фильма нет необходимости отображать все четыре цифры года; достаточно указывать две последние цифры (как в таблице 1 приложения). Однако подобного формата в выпадающем списке свойства «Формат поля» в версии 2000/ХР не предусмотрено. Поэтому нужный формат в свойство «Формат поля» следует ввести явно, набрав на клавиатуре следующий текст: dd.mm.yy (в этом тексте использованы специальные' форматные настройки для числа, месяца и года).

Формат даты (как и любого другого поля) влияет лишь;на ее представление в таблице; само значение даты вфайле базы данных при этом не меняется.

Выясните, как изменится формат даты при использовании других форматных настроек для элементов даты, а именно: d — для числа, m, mmm, mmmm — для месяца, yyyy — для года.

1.11. Задание дополнительных условий: перейдите в режим конструктора (см. 1.6), выделите поле «Длит», в его свойство«Условие на значение» введите строку >0 And <=240, а в свойство «Сообщение об ошибке» введите текст Длительность не должна превышать 240 мин. Сохраните измененную структуру таблицы (см. 1.5); если при сохранении появится дополнительное окно с запросом, то выберите ответ [Да]. Если теперь перейти в режим таблицы и попытаться ввести в поле «Длительность» нулевое или отрицательное число или число, большее 240, то будет выведено информационное окно с сообщением, текст которого будет взят из свойства «Сообщение об ошибке». Выйти из режима редактирования данного поля можно будет, либо нажав [Esc] (и тем самым отменив сделанную корректировку), либо введя допустимое значение поля (в диапазоне 1-240).

· В условии указаны две операции отношения (>0 и <=240), объединенные логической операцией And («логическое И»). В условиях можно также использовать логические операции Or («логическое ИЛИ») и Not (отрицание).

· Примеры условий можно найти в окне справки, если нажать [F1], оставаясь на свойстве «Условие на значение». Перейдите в режим таблицы (см. 1.6) и продолжите ввод данных, введя пять первых записей (см. таблицу 1 в приложении).

1.12. Перемещение по записям в таблице: перемещаться позаписям можно с помощью специальной панели кнопок в нижней части окна таблицы: .Первая кнопка обеспечивает переход на первую запись, вторая — на предыдущую, третья — на следующую, четвертая — на последнюю, а пятая — на пустую строку (для добавления новой записи). Кроме того, в поле ввода можно явно указать номер требуемой записи, а в правой части панели указывается общее количество записей.

• Для перемещения по таблице можно также использовать клавиши со стрелками и следующие клавиатурные комбинации: [Ctrl]+[Home] — переход на первое поле первой записи, [Ctrl]+[End] — переход на последнее поле последней записи, [Ctrl]+[PgUp] — переход на начало текущей записи, [Ctrl]+[PgDn] — переход на конец текущей записи, [Ctrl]+[↑] — переход на начало текущего столбца, [Ctrl]+[↓] — переход на конец текущего столбца. Комбинация [Ctrl]+[+] обеспечивает переход на пустую строку в конце таблицы для добавления новой записи.
• Следует обратить внимание на то, что, в отличие от текстовых таблиц Word и электронных таблиц Excel, новые записи можно лишь добавлять в конец таблицы базы данных (вставка записей в середину таблицы, а также их перемещение на новое место не допускаются). В то же время для вспомогательных таблиц (например, для таблицы полей в окне конструктора) вставка в середину таблицы допустима; для этого действия даже предусмотрена особая кнопка на панели «Конструктор таблиц».
• Имеется возможность удалить из таблицы одну или насколько записей (в данном упражнении это делать не требуется). Для удаления из таблицы какой-либо записи надо выделить нужную запись (щелкнув мышью на ее метке в левом столбце таблицы) и нажать [Del] или перейти на любое поле этой записи и нажать [Ctrl]+[-] (в этом случае выделять всю запись необязательно). При этом будет выведено предупреждающее сообщение, в котором надо выбрать вариант [Да]. Для удаления нескольких смежных записей их следует предварительно выделить мышью. Удаленные записи восстановить невозможно. Кроме того, значение счетчика для удаленной записи никогда больше не будет использоваться в данной таблице (см. по этому поводу первое примечание к 1.8).

1.13. Настройка размеров ячеек таблицы: ширину столбцов таблицы проще всего настроить путем перетаскивания мышью за разделитель в строке заголовков. Для настройки ширины столбца по размерам его максимального элемента следует перейти на этот столбец, выполнить команду «Формат | Ширина столбца» и в появившемся окне нажать кнопку [По ширине данных]. Для одновременной настройки ширины нескольких столбцов с помощью команды «Формат | Ширина столбца» надо их предварительно выделить (аналогично тому, как выделяются столбцы в текстовых таблицах Word или в электронных таблицах Excel). После модификации макета таблицы его следует сохранить (см. 1.5).

• Для настройки высоты строк таблицы достаточно перетащить мышью разделитель строк в столбце меток (то есть в крайнем левом столбце таблицы). Следует заметить, что в результате этого действия изменится высота всех строк таблицы.

1.14. Сжатие базы данных без ее закрытия: «Сервис | Служебные программы | Сжать базу данных» («Сервис | Служебные программы | Сжать и восстановить базу данных» в Access2000/ХР). Перед сжатием базы данных происходит закрытие всех ее элементов (таблиц, форм и т. д.). После сжатия размер файла Видео.mdb, содержащего базу данных «Видео»,уменьшается (за счет удаления из него «пустых» фрагментов, появившихся в результате удаления или редактирования таблиц и других элементов базы данных).

1.15. Повторное открытие таблицы: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Таблицы», выделите элемент «Фильмы» и выполните на нем двойной щелчок мышью или нажмите кнопку [Открыть] (для открытия таблицы в режиме конструктора следует нажать кнопку [Конструктор]).

• Аналогичные действия следует выполнять для открытия в обычном режиме или в режиме конструктора любых имеющихся элементов базы данных (форм, запросов, отчетов и т. д.).
• В окне базы данных удобно также выполнять переименование элементов (таблиц, форм и т. д.). Для этого достаточно щелкнуть мышью на нужном элементе и нажать клавишу [F2] (или еще раз щелкнуть мышью на его имени), после чего ввести новое имя и нажать [Enter].

1.16. Закрытие элемента базы данных: перейдите на окно элемента базы данных, который требуется закрыть (в данном случае — окно «Фильмы: Таблица»); «Файл | Закрыть» или на рамке окна или [Ctrl]+[F4].

• Если структура элемента базы данных была изменена, но не сохранена (см. 1.5), то при закрытии этого элемента выводится запрос о сохранении измененной структуры.

1.17. Закрытие базы данных: переключитесь на окно базы данных (нажав [F11]) и закройте его одним из способов, указанных в 1.16.

1.18. Резервное копирование базы данных одновременно со сжатием копии: после закрытия базы данных выполните команду «Сервис | Служебные программы | Сжать базу данных»(«Сервис | Служебные программы | Сжать и восстановить базу данных» в Access 2000/ХР); в появившемся диалоговом окне«База данных для сжатия» выберите имя копируемой базы данных (Видео.mdb), [Сжать]; в следующем диалоговом окне«Сжатие базы данных под именем» укажите имя копии: Видео1, [Сохранить]. В результате на диске будет создана сжатая копия базы данных «Видео», имеющая имя Видео1.mdb.

• Если во втором диалоговом окне указать имя исходной базы данных, то вместо копирования произойдет сжатие существующей базы данных. Заметим, что сжатие без копирования удобнее выполнять при открытой базе данных (см. 1.14).

А1-2. Создать базу данных «Спорт», определить в ней таблицу «Гимнастика» и ввести в таблицу пять первых записей (см. таблицу 2 в приложении). Сохранить сжатую копию базы данных под именем «Спорт1».

Дата добавления: 2015-05-09