Лабораторна робота №21

Створення звітів на основі таблиць баз даних

Мета роботи: навчитися створювати звіти на основі таблиць бази даних.

Звіти. За своїми властивостями і структурою звіти схожі на форми, але призначені тільки для виведення даних, причому для виводу не на екран, а на принтер. В зв’язку з цим звіти відрізняються тим, що в них прийняті спеціальні засоби для групування виведених даних і для виводу спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів (верхній та нижній колонтитули, номера сторінок, службова інформація про час створення звіту і т. д.).

Створення звітів можливо за допомогою декілька способів: 1) метод автозвітів: у вікні бази виділити об’єкт (назву таблиці, запиту), на основі якого створюється звіт, та натиснути кнопку і вибрати зі списку Автоотчет; 2) за допомогою майстра: виділити об’єкт Звіти, натиснути Створити за допомогою майстра (майстер звітів - спеціальний програмний засіб, який створює структуру звіт в режимі діалогу з розроблювачем), 3) виділити об’єкт Звіти, натиснути Створити у режимі конструктора – для створення форми з нуля; 4) комбінований підхід: спочатку використовується відповідний майстер, а потім отриманий звіт додатково допрацюється вручну за допомогою режиму конструктора.

Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можуть містити елементи керування. Але на відміну від форм, розділів у звітах більше, а елементів керування, навпаки, менше.

Зі структурою звіту простіш за все можна ознайомитися, створивши який-небудь авто звіт, а потім відкрити його у режимі Конструктора. Структура звіту складається з п’яти розділів: заголовку звіту, верхнього колонтитулу, області даних, нижнього колонтитула та приміток звіту. Порівняно з формами новими є розділи верхнього та нижнього колонтитулів.

Розділ заголовка слугує для друку загального заголовку звіту. Розділ верхнього колонтитулу можна використовувати для друку підзаголовку, якщо звіт має складну структуру та займає багато сторінок. Тут можна також поміщати й колонцифри (номера сторінок), якщо це не зроблено у нижньому колонтитулі.

У області даних розташовують елементи керування, які пов’язані зі змістом полів таблиць бази. У ці елементи керування видаються дані із таблиць для друкування на принтері. Порядок розташування і вирівнювання елементів керування той же, що і при створенні структури форм.

Розділ нижнього колонтитулу використовують з тією ж метою, що і розділ верхнього колонтитулу. У нашому випадку у ньому розташовані два елементи керування. У першому елементі керування виводиться поточна дата. Для цього використовується вбудована в Microsoft Access функція Now (). Вона повертає поточну дату і розміщує її в поле, а звіт відтворює її при друкуванні. У другому елементі керування виводиться номер сторінки і загальна кількість сторінок. Для їх визначення використовуються вбудовані функції Page() та Pages(). Той текст, який записано в лапках, відтворюється „буквально”, а оператор & слугує для „склеювання” тексту, який береться у лапки, зі значеннями, які повертаються функціями. Оператор & -називається оператором конкатенації.

Розділ примітки використовують для розміщення додаткової інформації.

Хід роботи:

1.

Виділить таблицю Каталог та натисніть кнопку та виберіть зі списку Звіт.

2. У Вас відкриється вікно автоматичного створення звітів (рис. 15).

Рис. 15. Вікно автоматичного створення звітів.

Виберіть у цьому вікні у якості джерела даних таблицю Каталог та тип звіту Автоотчет: ленточный. Натисніть ОК.

3. Після цього у Вас відкриється звіт вже у формі попереднього перегляду, як він буде виглядати на папері.

4. Перейдіть у режим конструктора за допомогою кнопки Вид, яка вже для звітів видає такі режими

5. Відредагуйте структуру звіту, щоб у режимі попереднього перегляду усі назви стовпців вмістились та дані не зливались, поміщались на одну сторінку.

6. Перегляньте ще раз цей звіт у режимі попереднього перегляду.

7. Відкрийте звіт у режимі конструктора. У розділі заголовку звіту змініть заголовок на назву Інвентаризаційна відомість.

8. У розділі нижнього колонтитулу зверніть увагу на функцію Now() – повертає поточну дату створення документу та функції ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages], яка відображає номер сторінки, яка відображається та загальну кількість сторінок у звіті.

9. Збільшить розділ нижнього колонтитулу униз. Під функцією Now() зробіть за допомогою панелі елементів надпис Директор бібліотеки №12, а під функцією ="Страница " & [Page] & " из " & [Pages] зробіть надпис І.П.Прізвище (директора бібліотеки).

10. Перегляньте звіт у режимі попереднього перегляду.

11. Збережіть його з ім’ям Інвентаризаційна відомість.

Контрольні питання:

1) Для чого призначені об’єкти бази даних звіти?

2) Які способи створення звітів Ви знаєте?

3) З чого складається структура звіту?

4) Для чого використовують розділ нижнього колонтитулу у звіті?

5) Назвіть основні функції, які можуть бути використані у розділі нижнього колонтитула.

6) Для чого слугує оператор конкатенації?

7) Чим відрізняються форми і звіти?

8) Яким чином можна змінити структуру звіту?

Дата добавления: 2015-05-09