Создание и редактирование схемы данных

Редактирование структуры таблицы

Создание таблицы в режиме Конструктор

В окне базы данных нужно щелкнуть по вкладке Таблицы.

Для создания новой таблицы необходимо щелкнуть по кнопке Создать, выбрать режим Конструктор, щелкнуть по кнопке OK.

При этом открывается окно конструктора таблиц (рис. 1.3).

Данное окно состоит из пустого бланка, в котором обязательными для заполнения являются имя поля, тип данных. Дополнительные характеристики можно внести во вкладке Общие, находящейся в нижней части экрана.

Рис. 1.3. Окно создания таблицы в режиме Конструктор

Создание новой таблицы в режиме Конструктор состоит из нескольких шагов:

1. В столбце Имя поля вводят имя поля таблицы и нажимают клавишу TAB (Enter).

2. Оставляют текстовый тип в столбце Тип данных или щелкают по стрелке раскрывающегося списка и выбирают нужный тип поля.

3. Нажимают клавишу TAB и вводят описание поля (необязательный реквизит).

4. Устанавливают необходимые свойства поля во вкладках Общие и Подстановка.

5. Повторяют пп. 1 – 4 для каждого создаваемого поля.

6. Определяют первичный ключ.

7. Сохраняют таблицу. Щелкают по кнопке Сохранить (или выбирают команды меню Файл, Сохранить), вводят имя таблицы и щелкают по кнопке OK.

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов «.», «!», «’», «[», «]». Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных – это характеристика, присваиваемая полю при включении его в таблицу для упрощения ввода и отображения информации. При сохранении таблицы данные приводятся к новому типу. Если информация несовместима с новым типом, то вся она или часть ее может быть утеряна.

Можно выбрать следующие типы данных:

текстовый – текст или комбинация букв и цифр, а также числа, не участвующие в вычислениях; тип данных – по умолчанию; число символов в поле не должно превышать 255; максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля;

MEMO – длинный текст или сочетание текста и числовых данных; максимальная длина 64000 символов;

числовой – данные, используемые в вычислениях; конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля;

денежный – денежные значения или данные для вычислений, проводимых с точностью 15 знаков до и 4 знака после запятой; длина поля 8 байт; при обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой, кроме того, при вычислениях предотвращается округление;

дата / время – даты и время, относящиеся к годам от 100 до 9999 включительно; длина поля 8 байт;

счетчик – уникальные последовательно возрастающие на единицу или случайные числа, автоматически вводимые при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значение полей этого типа изменить или удалить нельзя; длина поля 4 байта для длинного целого, для кода репликации – 128 байт; в таблице не может быть более одного поля этого типа; используется для определения уникального ключа таблицы;

логический – логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл./Выкл.; длина поля 1 бит;

поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access; длина поля – до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска); для полей типа OLE и MEMO не допускается сортировка и индексирование;

гиперссылка – путь к файлу на жестком диске, путь UNC или адрес URL. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, страницу Web или другое место назначения. Максимальная длина 64000 символов;

мастер подстановок. Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из одного из полей списка. Соответственно, фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.

В Access можно не только выбрать тип данных, но и установить его общие свойства. Общие свойства задаются для каждого поля во вкладке Общие и зависят от выбранного типа данных. Для отображения свойств поля необходимо установить курсор на строке соответствующего поля. Рассмотрим наиболее важные свойства полей.

Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле.

Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 155 байтов (по умолчанию 50 байт).

Для поля с типом данных Счетчик можно задать:

Длинное целое – 4 байта;

Код репликации – 128 байт.

Для поля с типом данных Числовой можно задать:

Байт для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;

Целое для целых чисел от –32768 до +32767, занимает 2 байта;

Длинное целое для целых чисел от –2 147 483 648 до [phone], занимает 4 байта;

Дробные с плавающей точкой 4 байта для чисел от

-3,4х10³⁸ до +3,4х10³⁸ с точностью до 7 знаков;

Дробные с плавающей точкой 8 байт для чисел от –1,797х10³⁰⁸ до 1,797х10³⁰⁸ с точностью до 15 знаков;

Действительное для целых чисел от –10³⁸-1 до 10³⁸-1 (при работе с проектами, которые хранятся в файлах типа.adp) и от –10²⁸-1 до 10²⁸-1 (.mdb) с точностью до 28 знаков, занимает 12 байт;

Код репликации. Глобальный уникальный идентификатор, занимает 16 байт. Поля такого типа используются Access для создания системных универсальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, что потребует меньше памяти и способствует более быстрой обработке данных. Изменение размера поля с большего на меньший в таблице, имеющей данные, может привести к их искажению или полной потере.

Изменения в данных, которые происходят вследствие изменения свойства Размер поля, нельзя отменить после их сохранения в конструкторе таблиц.

Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения полей с типами данных Числовой, Дата/время, Логический и Денежный. Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать из раскрывающегося списка одно из значений свойства Формат поля. Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, в отчетах и формах.

Число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто) это число определяется установкой в свойстве Формат поля. Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля не установлено или выбрано значение Основной. Свойство Число десятичных знаков влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля.

Маска ввода определяет образец ввода данных, позволяет контролировать правильность данных при вводе.

Подпись определяет обозначение поля в формах и отчетах; если подпись не задана, то выбирают имя поля.

Значение по умолчанию. Е сли оно задано, то вводится автоматически в поле при формировании новой записи.

Условие на значение позволяет осуществить контроль ввода данных, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.

Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.

Обязательное поле определяет, обязательно ли вводить данные в соответствующее поле или оно может остаться пустым.

Индексированное поле определяет, надо ли индексировать поле для ускорения операции поиска и сортировки.

Тип элемента управления. Во вкладке Подстановка в окне конструктора таблиц задается свойство Тип элемента управления. Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в форма в виде Поля, Списка или Поля со списком. Таким образом определяется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.

Если для поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком на вкладке Подстановка появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь, что обеспечивает актуальное состояние списка.

Если при определении типа поля был выбран Мастер подстановок, то значение свойств во вкладке Подстановка будут заполнены мастером.

Определение первичного ключа. Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным, включающим несколько полей (до 10). Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, щелчком по маркеру строки (серый квадрат слева от имени поля). Затем щелкают по кнопке Ключевое поле на панели инструментов или выбирают пункты меню Правка, Ключевое поле.

Для ключевого поля автоматически строится индекс. В этом можно убедиться, просмотрев информацию об индексах таблицы. Окно Индексы открывают, щелкнув по кнопке Индексы на панели инструментов или выбрав пункты меню Вид, Индексы. В этом окне можно просмотреть и редактировать индексы. В столбце Индекс индексу первичного ключа автоматически присвоено имя Primary Key, в столбце Имя поля перечислены имена полей, составляющие индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

Индексы строятся для осуществления быстрого поиска требуемых записей в больших таблицах по значению первичного или вторичного ключа (вторичный ключ – ключ для поиска информации).

Индексы – это внутренние служебные таблицы, содержащие два столбца. Первый содержит значение индексируемого поля, а второй – адреса всех записей, имеющих это значение в индексируемом поле. В индексной таблице производится упорядочение строк по значениям индексируемого поля, и это позволяет использовать методы быстрого поиска строки с заданным значением индексного поля. По адресу, содержащемуся в найденной строке индексной таблицы, осуществляется прямой доступ к искомой записи данных. Допускается не более 32 индексов на таблицу.

Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access спросит о необходимости создания первичного ключа. При ответе «Да» Access создаст первичный ключ с типом данных Счетчик.

Для редактирования структуры таблицы необходимо щелкнуть по строке с именем нужной таблицы и по кнопке Конструктор.

Отобразив таблицу в режиме Конструктор, можно изменять ее характеристики: добавлять и удалять поля, изменять порядок их расположения, свойства и тип данных и др.

Добавление поля осуществляется следующим образом:

щелкнуть по маркеру поля, над которым будет вставка строки;

на панели инструментов щелкнуть по кнопке Добавить строки.

Над выделенной строкой появляется новая строка, которую надо заполнить.

Удаление поля осуществляется следующим образом:

щелкнуть по маркеру удаляемого поля;

щелкнуть на панели инструментов по кнопке Удалить строки.

Перемещение поля осуществляется следующим образом:

щелкнуть по маркеру перемещаемой строки;

удерживать нажатой левую кнопку мыши до появления указателя перемещения и перетащить строку в нужное место.

Access дает возможность установить связи между таблицами, что объединяет их в одну базу данных. Это осуществляется путем создания схемы данных.

Схема данных в Access является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, но и используется в процессе работы с базой данных.

При любой обработке данных из нескольких таблиц нет необходимости сообщать системе о наличии той или иной связи, так как однажды заданные связи между таблицами используются автоматически.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Схема данных прежде всего ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми могут быть установлены связи «один-ко-многим» или «один-к-одному», для которых может автоматически поддерживаться целостность данных.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранным полям тип отношения между таблицами.

Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, Access выявляет отношение «один-к-одному».

Если поле связи является уникальным в одной таблице (главной таблицы связи), а в другой таблице (подчиненной таблице связи) является неключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, Access выявляет отношение «один-ко-многим» между записями главной таблицы и подчиненной. В этом случае можно задать автоматическое поддержание целостности связей.

Чтобы связать таблицы друг с другом (создать схему данных) необходимо.

1. Выбрать пункты меню Сервис, Схема данных или осуществить щелчок по кнопке Схема данных на панели инструментов.

2. Если схема данных не создавалась ранее, то первоначально появится диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы выбрать таблицы, которые будут связаны друг с другом, выделяют имя таблицы и щелкают по кнопке Добавить. Повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы. После выбора нужных таблиц щелкают по кнопке Закрыть.

3. После щелчка по кнопке Закрыть попадают в окно Схема данных, где находятся все выбранные таблицы.

4. Для формирования связей между таблицами необходимо перетащить поле из одной таблицы на поле другой. Поля, по которым устанавливаются связи, могут иметь разные имена, но должны совпадать по типу и размеру.

5. После того, как процесс перетаскивания поля завершен, и кнопка мыши отпущена, появляется диалоговое окно Изменение связей. В окне отражены имена связанных таблиц и полей и тип связи между ними. Различают два типа связи: “один к одному” и “один ко многим”. Из двух связанных таблиц одна является главной, другая – подчиненной. При связи “один к одному” каждая запись данных главной таблицы соотносится ровно с одной записью подчиненной таблицы. Связь “один ко многим” означает, что каждая запись одной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы (рис. 1.4).

В данном окне активизируют флажок Обеспечение целостности данных, можно также активизировать флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Рис. 1.4. Окно установки связи между таблицами

Целостность данных – это совокупность связей между таблицами и правил их поддержания.

1 правило. Нельзя добавить запись в подчиненную таблицу, если в главной таблице нет записи с соответствующим полем связи.

Например, нельзя добавить запись в подчиненную таблицу Поставка со сведениями о поставке товара, которого нет в главной таблице Товары. Сначала необходимо внести сведения о новом товаре в таблицу Товары, а затем – сведения о его поставке в таблицу Поставка.

2 правило. Нельзя изменить поле связи в главной таблице, если есть связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Например, нельзя изменить поле Индекс товара в главной таблице Товары, если есть связанные с нею записи в подчиненной таблице Поставка.

Можно отменить второе правило, если разрешить каскадное обновление. Каскадное обновление разрешает менять поля связи в главной таблице и при этом автоматически соответственно меняются поля связи в подчиненной таблице.

3 правило. Нельзя удалить запись из главной таблицы, если есть связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Например, нельзя удалить запись из таблицы Товары, если есть связанные с ней записи в таблице Поставка.

Можно отменить третье правило, если разрешить каскадное удаление. Каскадное удаление разрешает удалить запись из главной таблицы, и при этом автоматически удаляются связанные с ней записи из подчиненной таблицы.

Рис. 1.5. Окно схемы данных

Изменение схемы данных. При модификации схемы данных осуществляется изменение состава ее таблиц – удаление, добавление таблиц и изменение связей.

Для редактирования схемы данных открывают окно Схема данных. Для этого выбирают пункты меню Сервис, Схема данных или щелкают по кнопке Схема данных.

Существуют следующие варианты редактирования схемы данных:

Добавить таблицу в схему данных. Для добавления таблицы щелкают по кнопке Добавить таблицу на панели инструментов или вызывают контекстное меню и выбирают пункт Добавить таблицу.

Удалить из схемы данных таблицу, не участвующую в связи. Щелкнуть по таблице и по клавише Delete.

Изменить связь между таблицами. Щелчком выделить связь (линию) между таблицами, вызвать на ней контекстное меню и выбрать пункт Изменить связь или для выделенной связи выбрать пункты меню Связи, Изменить связь.

Удалить связь между таблицами. Щелчком выделить связь (линию) между таблицами, вызвать на ней контекстное меню и выбрать пункт Удалить или для выделенной связи выбрать пункты меню Правка, Удалить.

Дата добавления: 2015-05-09