Порядок выполнения работы. 1. Откройте Word и создайте новый документ

1. Откройте Word и создайте новый документ.

Введите основной текст письма, но не указывайте адрес и фамилию получателя, сохраните документ под именем Письмо.doc.

Выберите команду Сервис \ Письма и рассылки \ Мастер слияния. В области задач откроется окно Слияние.

В разделе Выбор типа документа выберите пункт Письма и перейдите к следующему шагу мастера, щелкнув на команде Далее: Открытие документа.

Выберите в качестве главного документа слияния только что созданный текст (Текущий документ). При необходимости отредактируйте содержание главного документа.

Перейдите к следующему этану Далее: Выбор получателей.

2. Создайте источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма). Источник данных можно создать, построив таблицу с помощью Word.

3. В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выберите пункт Создание списка. Щелкните на команде Создать в разделе Создание списка.

Щелкните на кнопке Настройка. Выделите пункт Обращение. Щелчком на кнопке Удалить сотрите выделенное поле.

Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя, Фамилия, Организация, Адрес1 и Индекс.

Закройте окна диалога Создание источника данных.

4. В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить. Появится окно диалога Получатели слияния, в котором в настоящее время нет ни одной записи.

5. Введите информацию в источник данных. Щелкните на кнопке Изменить. Сделайте не менее десяти записей. Позже программа сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.

Заполните поля формы.

Сохраните базу данных.

6. Внесите изменения в информацию источника данных.

Разместите поля источника данных в тексте главного документа.

Перейдите к следующему этапу создания рассылки. Добавьте поля слияния.

7. Добавьте в слияние несколько полей Word. Переместитесь в начало документа и выберите на панели инструментов Слияние команду Добавить поле Word \ SKIPIF. В списке Поле выберите пункт Индекс. В списке Оператор выберите пункт Равно.

Введите в поле Значение величину 114113. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс которых записано значение 114113.

Нажмите клавиши Ctrl+End, а затем два раза клавишу Enter. Выберите команду Добавить поле Word \ MERGEREC. Просмотрите, какие записи источника данных попадут в слияние.

Перейдите к следующему этапу создания рассылки.

8. Создайте запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем (команда Изменить список).

Добавьте правило отбора, оставляющее только определенных адресатов. Выберите пункт Дополнительно \ Отбор записей.

Настройте параметры сортировки так, чтобы результат слияния был по алфавиту фамилий адресатов, а затем по алфавиту их имен.

Сохраните новую версию главного документа.

Проверьте правильность слияния. На панели инструментов Слияние, кнопке Поиск ошибок \ Создать только отчет об ошибках.

Выполните слияние в новый документ.

Проверьте правописание и грамматику полученного документа.

Сохраните результаты в своей папке.

9. Откройте документ Word. Добавьте в него закладки, перекрестные ссылки и предметный указатель.

Сохраните результаты в своей папке.

Дата добавления: 2015-05-09