Завдання та функції

Державний архів Кіровоградської області (далі – державний архів) є структурним підрозділом обласної державної адміністрації, що утворюється головою обласної державної адміністрації і підзвітний та підконтрольний голові обласної державної адміністрації і Держкомархіву України.

Основними завданнями державного архіву є:

реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності місцевих органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, проведення їх державної реєстрації, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;

здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:
- документів Національного архівного фонду, переданих до державного архіву місцевими органами державної влади, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території області;
- документів особового походження;
- службових видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;
- документів юридичних та фізичних осіб, що у встановленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;
- страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;
- облікових документів державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву;

2) створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

3) проводить державну реєстрацію документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4) веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться;

5) організовує роботу, пов’язану з віднесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

6) організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;

7) визначає джерела комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду;

8) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області;

9) приймає на прохання юридичних, фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

10) придбаває профільні документи у разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомій;

11) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в місцевих органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;

12) здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;

13) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

14) надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані;

15) забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю;

16) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних та юридичних осіб;

17) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи та діловодства;

18) здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад;

19) складає і затверджує цільові програми та плани розвитку архівної справи в області, забезпечує їх виконання;

20) вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ;

21) подає обласній державній адміністрації пропозиції щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності зазначених архівних установ;

22) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

23) надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування;

24) надає платні послуги юридичним і фізичним особам;

25) сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації;

26) здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;

27) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;

28) виконує інші функції, що випливають з покладених на державний архів завдань.

Дата добавления: 2015-05-10