Организация учета музейных предметов в филиалах музеев

Проверка наличия и состояния сохранности музейных предметов (мониторинг)

27.1. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов и музейных коллекций в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности с данными в основной учетной документации (далее – проверка наличия).

Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов и музейных коллекций, так и по отдельным фондовым коллекциям в соответствии с шифрами инвентарных книг.

27.2. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа директора музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором музея и согласованным с учредителем.

В состав комиссии должно входить не менее 3-х человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника отдела учета.

27.3. План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:

для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов – 1 раз в 3 года;

от 30 до 300 тысяч – 1 раз в 5 лет;

от 300 до 500 тысяч – 1 раз в 7 лет;

от 500 тысяч до 1 миллиона – 1 раз в10 лет;

свыше 1 миллиона – 1 раз в 15 лет.

Проверка наличия предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в сроки, указанные в разделе 36 Единых правил.

27.4. Музеи с коллекцией предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней порядка 1000 единиц проверку наличия этой коллекции производят ежегодно.

Периодичность проверки наличия предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в коллекциях, превышающих 1000 единиц, устанавливается внутримузейной инструкцией и производится по плану-графику, утверждаемому директором музея, с учетом ежегодной проверки не менее 1000 предметов в разных фондовых коллекциях.

27.5. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия в каждом музее необходимо разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.

27.6.Результаты проверки оформляются актом, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается директором музея и регистрируется в специальной книге регистрации актов проверки наличия (приложение № 47).

К акту проверки наличия прилагаются следующие таблицы, в которых зафиксированы данные о количестве музейных предметов, зарегистрированных в книгах учета фондовой коллекции, проходящей сверку наличия (приложение № 47-1).

Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.

В акте фиксируются сведения о предметах, исключенных из учетной документации в установленном и неустановленном порядке, дважды зарегистрированных предметах и предметах, исключенных ранее, но оказавшихся в наличии (приложения №№ 47-2, 47-3).

К списку предметов, не обнаруженных в ходе проверки наличия, необходимо приложить все имеющиеся документы-обоснования в виде ксерокопий с оригиналов или заверенных копий (приложение № 47-4).

В случае кражи или хищения документами-обоснованиями являются письмо-информация о дате и обстоятельствах кражи, соответствующие внутримузейные приказы и объяснительные записки должностных лиц музея, результаты служебных расследований, справки органа внутренних дел о заведении, приостановлении или прекращении уголовного дела, иные документы и материалы, относящиеся к данному факту.

В случае произведенных ранее передач музейных предметовв другие музеи или организации без оформления соответствующих разрешительных документов прилагаются заверенные копии документов, на основании которых была произведена передача (приказ или распоряжение вышестоящей организации или директора музея, акт выдачи, подтверждение музея или организации о получении предмета и др.).

В случае подтверждения недостачи музейных предметов, выявленных в ходе ранее проводившихся проверок наличия, прилагаются заверенные копии актов этих проверок или выписки из них с приложением соответствующих листов списков предметов.

В случае выявления недостачи музейных предметов по неустановленным и документально не подтвержденным причинам прилагается объяснительная записка, подписанная главным хранителем, заведующим отдела учета и ответственным хранителем.

В список на несоответствия включаются только те предметы, в которых выявлены грубые (серьезные) несоответствия описания их фактическим параметрам и визуальным характеристикам или установлена подмена предметов (приложение № 47-5).

В ходе проверки наличия необходимо обратить внимание на предметы, находящиеся в неудовлетворительном состоянии сохранности в целях решения вопроса о принятии срочных мер по их консервации или реставрации, а также на предметы, ошибочно включенные в состав основного фонда музея и подлежащие переводу в научно-вспомогательный фонд (приложения №№ 47-6, 47-7).

Предложения об исключении музейных предметов из Музейного фонда Российской Федерации и учетной документации музея должны содержать аргументированные обоснования о целесообразности их исключения, подкрепляемые соответствующими документами-обоснованиями в виде экспертных заключений ЭФЗК и сторонних специалистов, уведомлений органов МВД о прекращении уголовного дела и т.п. (приложение № 47-8).

Все приложения к акту проверки подписываются членами комиссии и скрепляются печатью музея.

В зависимости от состояния учетной документации музея и результатов проверки в акте могут быть отражены другие позиции, не предусмотренные формой, указанной в приложении № 47.

27.7. Результаты проверки наличия представляются музеем на утверждение учредителю.

Музеи, находящиеся в ведении Российской академии наук, иных федеральных ведомств, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, направляют акты проверки наличия в Министерство культуры Российской Федерации в случаях:

утраты музейных предметов (недостача);

перевода предметов из основного в научно-вспомогательный фонд;

исключения (списания) музейных предметов из учетной документации музея;

установления подмены музейных предметов.

27.8. Результаты проверки наличия предметов научно-вспомогательного фонда оформляются аналогичным образом и утверждаются учредителем музея.

27.8. Результаты проверки наличия фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда утверждаются приказом директора музея.

27.10. Общероссийская (тотальная) проверка наличия музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в государственных и муниципальных музеях, проводится Министерством культуры Российской Федерации через каждые 20 лет.

28.1. Организация учета музейных предметов в филиалах государственных и муниципальных музеев осуществляется в соответствии с Едиными правилами порядке, установленном внутримузейной инструкцией головного музея по согласованию с учредителем.

28.2. В зависимости от принципов организации хранения, объема и состава фондов филиала, его географической удаленности от головного музея система учета в филиалах может быть автономной, централизованной или смешанной.

При автономной системе учета филиал самостоятельно осуществляет регистрацию музейных предметов в своих книгах учета и ежеквартально представляет в головной музей дубликат паспортов музейных предметов, поступивших за указанный период.

При централизованной системе учета музейные предметы и музейные коллекции передаются в филиал на ответственное хранение в порядке, предусмотренном Едиными правилами, и регистрируются в специальной книге (книга поступлений филиала), относящейся к вспомогательной учетной документации (приложение № 48).

При смешанной системе учета музейные предметы и музейные коллекции филиала регистрируются в книгах поступлений основного и научно-вспомогательного фондов головного музея. Их регистрация в инвентарных книгах осуществляется в филиале в соответствии со структурой фондов, утвержденной ЭФЗК головного музея.

Дата добавления: 2015-05-31