Отправка по маршруту

Рассылка плана по электронной почте

Распространение плана проекта

Согласование плана проекта: экспорт данных

Что нового вы узнали?

ñ Принципы определения рисков проекта.

ñ Как вносить информацию о рисках в план проекта.

ñ Как обнаружить возможные риски при анализе расписания, ресурсов и бюджета проекта.

ñ Как разрабатывается стратегия смягчения рисков.

ñ Что такое план реакции на риски и как внести его в план проекта.

ñ Как сформировать бюджетный буфер проекта.

ñ Как определить существующий временной буфер задач и как его увеличить.

ñ Как определить временной буфер проекта и как увеличить его, как создать временный буфер на критическом пути.

ñ Как анализировать распределение трудозатрат по проекту и загрузку ресурсов в Microsoft Excel.

Готовый и проанализированный план проекта обычно нужно согласовывать с руководством организации или заказчиком. Для этого план нужно подготовить к передаче, распространить на согласование и затем внести в него необходимые изменения.

В этом уроке вы научитесь распространять план проекта как в формате MS Project, так и в других популярных форматах. Среди них особенно интересны возможности быстрой подготовки веб-страниц, сводных таблиц Microsoft Excel и файлов в формате XML. Также вы узнаете, как отбирать необходимые данные при экспорте и как обходить подводные камни, которые могут возникнуть при передаче данных в другие форматы.

Готовый план проекта нужно распространить для утверждения. Есть несколько способов это сделать: можно разослать файл в формате.mрр о электронной почте, включить фрагменты данных из файла проекта в другие документы офисных форматов, полностью конвертировать файл в другой формат и, наконец, можно распространить файл в распечатанном виде.

СОВЕТ

Перед распространением файла проекта рекомендуем воспользоваться командой проверки орфографии Tools > Spelling (Сервис > Правописание) или клавишей F7.

Чтобы отослать план по электронной почте, нужно выбрать команду меню File> Send To > Mail Recipient (as Attachment) (Файл > Отправить > Сообщение (как вложение)). В результате создается сообщение, к которому прикреплен файл проекта, и от вас потребуется лишь выбрать адресатов письма и отправить его.

При согласовании плана часто требуется утвердить его у нескольких руководителей, причем обычно они утверждают его по очереди в соответствии с установленным в организации порядком. Например, сначала план должен утвердить начальник отдела, затем главный бухгалтер, после него — руководитель проектного офиса и, наконец, директор по производству.

Для автоматизации пересылки файла в определенной очередности можно создать маршрут, по которому файл будет автоматически перенаправляться от одного руководителя к другому. Для этого предназначено диалоговое окно настройки маршрута (рис. 17.1, файл 1.mpp), открываемое с помощью команды меню File > Send To > Routing Recipient (Файл > Отправить > По маршруту).

После того как вы настроите параметры отправки файла по маршруту, вместо этой команды в меню появится команда Other Routing Recipient (Другой адресат). Именно ее вам нужно выбрать для открытия диалогового окна, представленного на рис.'17.1, если вы откроете файл примера с настроенными параметрами отправки по маршруту.

Рис. 17.1. Настройка отправки файла по маршруту

Диалоговое окно для настройки маршрута пересылки файла содержит три поля. В верхнем поле, То (Кому), формируется список получателей. В поле Subject (Тема) указывается тема сообщения с файлом, а в поле Message text (Текст сообщения) — текст, помещаемый в тело сообщения.

Для добавления адресатов в список нужно выбрать их из адресной книги с помощью кнопки Address (Адрес), а для удаления адресата нужно выделить его в списке и нажать кнопку Remove (Удалить). Для удаления всех адресатов из списка предназначена кнопка Remove All (Удалить все).

В нижней части диалогового окна в разделе Route to recipients (Порядок рассылки) расположены переключатели, определяющие логику рассылки письма. Если выбрать переключатель One after another (Последовательный), то файл будет отослан адресату, расположенному в списке под номером 1, а затем этот адресат должен будет перенаправить письмо далее, уже от своего имени. Если же выбрать переключатель All at once (Параллельный), то файл будет отправлен сразу всем адресатам списка.

Порядок направления файла адресатам при последовательной рассылке определяется их номером в списке. Изменять его можно с помощью кнопок со стрелками вверх и вниз, расположенных слева от списка. Если выбрана параллельная рассылка, то номера рядом с именами адресатов пропадают.

Другой элемент диалогового окна, доступный только при последовательной рассылке, — флажок Track status (Отслеживать состояние). Если он установлен, то автор файла будет получать уведомления о движении файла по маршруту, то есть при пересылке файла одним адресатом следующему. И наконец, флажок Return when done (Вернуть по завершении) обеспечит автоматическое возвращение файла после того, как адресат, завершающий маршрут, закроет файл.

После того как настройки закончены, можно отправить файл по маршруту, нажав кнопку Route (Маршрут), либо сохранить маршрут и вернуться к редактированию плана проекта, нажав кнопку Add Slip (Добавить маршрут). Чтобы отправить файл далее по маршруту, получатели файла должны будут воспользоваться командой меню File > Send To > Next Routing Recipient (Файл > Отправить > Следующий адресат).

Инструкцию по пересылке файла по маршруту программа автоматически добавляет в сообщение. При выборе команды для пересылки файла программа запрашивает, переслать ли файл по маршруту (первый переключатель сверху) или отправить его без использования маршрута (второй переключатель). Если выбрать второй вариант, то программа создаст новое письмо, приложив к нему файл, и откроет диалоговое окно для выбора адресата письма и ввода текста сообщения.

В диалоговом окне настройки маршрута адресаты могут изменять все параметры маршрута за исключением темы сообщения, с которой рассылается файл. Если адресат выберет команду закрытия файла, предварительно не отправив его далее по маршруту, то программа выведет сообщение с напоминанием о том, что файл нужно направить далее (рис. 17.3, файл 1.mpp).

Рис. 17.3. При закрытии файла без отправки по маршруту программа отображает напоминание

В сообщении MS Project запрашивает, хочет ли пользователь отправить сообщение следующему адресату. Для того чтобы отправить файл дальше, нужно нажать кнопку Yes (Да), для закрытия файла без отсылки нужно нажать No (Нет), а для отмены закрытия файла — кнопку Cancel (Отмена). Благодаря таким напоминаниям файл не будет потерян в пути из-за того, что кто-то из адресатов забудет переслать его.

Дата добавления: 2015-05-29