Информационная безопасность. ПОЧТА

Люди в нашей жизни. КОНТАКТЫ

Высшая точка жизни. ЗАДАЧИ

Недельный круг. КАЛЕНДАРЬ

Список кратких рекомендаций

Дорогой читатель, еще раз напомню ключевые рекомендации по использованию основных разделов Outlook. Успехов в применении!

Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.

Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.

Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.

Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.

Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40% времени в резерве.

Заглядывайте в «Календарь» несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.

При работе вне офиса синхронизируйте «Календарь» с мобильным телефоном или распечатывайте его на лист А4 или А5.

Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

Определите 5-7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач.

Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий.

Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.

Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя».

Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».

Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.

Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.

Фиксируйте контактную информацию в тот же день, не откладывая на завтра.

Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.

Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.

Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».

Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и контакты с контактами, чтобы видеть, с каким человеком связана встреча, действие и т.п.

Находите все действия, связанные с контактом, на вкладке «Действия» в окне этого контакта.

Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.

Настройте правила автоматической фильтрации для рас-сылок и тому подобной второстепенной информации.

Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.

Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Конт-роль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10—15 писем.

Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» еженедельно.

Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.

Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т.п.

Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.

Дата добавления: 2015-06-04