И правила оформления служебных документов

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, (например, возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности).

Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа - его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ.

В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную (конкретную) информацию, содержащую изложение сути дела, а, иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности - точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления - точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и выбора грамматических средств (главным образом, синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста). Но и в этом плане трудности поиска - и лексического, и синтаксического - могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения.

Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации - внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа – его формы и языка.

В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны развивающегося и находящего все более широкое применение способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место автоматизация информационных процессов в аппарате управления. Так, в большинстве организаций типовые образцы всех документов содержатся в компьютере и создаются по заданному образцу: пишущий лишь заполняет «пробелы».

Одним из результатов автоматизации явилось то, что организационно-распорядительные документы, обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации, стали регулярно включать в схему документа (для всех жанров) такой реквизит, как пояснительный заголовок к тексту. Такой заголовок выступает, по существу, как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект этого действия, типа: «О рекламации партии новых бланков», «Об использовании внебюджетных средств»; «О выплатематериальной компенсации». При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания («О рекламации»)в слово - дескриптор. Дескриптор - единица информационно-поискового языка, служащая для описания смыслового содержания текста (документа) в именительном падеже («Рекламация»).

Образцы многих деловых документов закреплены в соответствующих государственных стандартах – ГОСТах, в которые иногда могут вноситься коррективы с учетом действующих изменений.

В составлении и оформлении деловой документации важное место занимает административный речевой этикет. Так, наиболее распространенные формы обращения «Уважаемый, Уважаемая!» Запятая после обращения придает документу будничный характер, знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в обращение фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок. В письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения «я».

В последнее время в деловой корреспонденции и в документах, публикуемых в прессе, все чаще вместо традиционного восклицательного знака после обращения встречается запятая, подобно тому, как принято в английских текстах. При этом самый текст письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например: «Глубокоуважаемый Юрий Иванович, обращаемся к Вам…»

Особенностью официально-делового стиля, резко отличающей его от других разновидностей литературного языка, является, как уже было сказано, письменный характер его реализации, что во многом предопределяет специфику его синтаксиса.

Задания. Вопросы.

Ответы.

1. В каких сферах жизнедеятельности общества применяется официально-деловой стиль? 2. В текстах какого характера реализуется официально-деловой стиль? 3. Перечислите основные признаки, характеризующие официально-деловой стиль. 4. Что такое «стандартизация типовой документации»? 5. Чем официально-деловой стиль выделяется среди других функциональных стилей языка? 6. Что сближает официально-деловые и дипломатические документы? 7. Перечислите известные Вам разновидности официально-делового стиля. 8. Что необходимо учитывать при составлении документа? 9. Что такое формуляр документа? 10. Что такое реквизит? 11. Перечислите реквизиты любого документа. 12. Что следует понимать под жанровой формой документа? 13. Сколько видов управленческих документов существует в настоящее время в России? 14. Какие жанры официально-делово-го стиля Вам известны? 15. Что такое служебный документ? 16. На какие группы делятся по своему функциональному назначению служебные документы? 17. Какие типы записи текстов Вам известны? 18. Какие типы документов относят к распорядительным? 19. Что такое постановление? 20. Что такое распоряжение? 21. Что такое приказ? 22. Какие документы относятся к административно-организационным? 23. Какие документы относятся к информационно-справочным? 24. Где содержатся образцы управленческих документов? 25. Что такое деловое письмо? 26. По каким признакам различается деловая корреспонденция? 27. По каким признакам различается коммерческая корреспонденция? 28. Какого рода тексты относятся к юридическому подстилю официально-делового стиля? 29. Каким должен быть язык делового документа? 30. Что такое дескриптор? 31. В чем разница между текстовыми и языковыми нормами? 32. Что предполагает владение нормами официально-делового стиля?

Задания. Тесты.

Ответы.

1. Официально-деловой стиль реализуется в текстах: а) юридического характера; б) публицистического характера; в) дипломатического характера; г) научного характера; д) художественных произведений; е) политического характера. 2. Выделите из нижеперечисленных признаков те, которые характерны для официально-делового стиля: а) традиционность; б) стабильность; в) образность; г) замкнутость; д) эмоциональность; е) стандартизированность. 3. Реквизиты - это: а) жанры деловых документов; б) виды деловых писем; в) сумма постоянных элементов содержания делового документа; г) распорядительные документы. 4. Расположите в соответствующем порядке реквизиты документа: а) наименование жанра документа; б) сведения об адресате; в) дата; г) подпись автора документа; д) сведения об адресанте; е) опись документальных приложений. 5. Самым распространенным видом распорядительных документов является: а) постановление; б) указ; в) приказ; г) решение; д) распоряжение. 6. К числу документов информационно-справочного характера относятся: а) служебные записки; б) уставы; в) отчеты; г) планы; д) справки; е) докладные записки. 7. Документ, юридически оформляющий взаимные обязательства сторон, называется: а) вердикт; б) распоряжение; в) договор; г) постановление; д) приказ. 8. Для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, используются: а) справки; б) отчеты; в) деловые письма; г) договоры; д) приказы; е) планы. 9. Расположите в нужном порядке реквизиты договора: а) ответственность сторон; б) юридические адреса; в) подписи сторон; г) предмет договора; д) обозначение сторон, вступающих в договорные отношения; е) обязательства сторон. 10. Отличительными чертами юридических документов являются: а) избегание резких формулировок; б) информационно-директивный ха-рактер; в) четкость и логическая последовательность; г) наличие профессиональных выражений; д) наличие интернационализмов; е) наличие экзотизмов. 11. Отличительными чертами дипломатических документов являются: а) обилие этикетных формул; б) информационно-директивный ха-рактер; в) подверженность иноязычному влиянию. 12. Образцы управленческих документов, их композиция и оформление официально закреплены: а) в Конституции Российской Федерации; б) в Государственных стандартах; в) в гражданском кодексе РФ; г) в трудовом законодательстве; д) в словаре С.И. Ожегова.