Оценка эффективности ИТ для бизнеса

Примерный план работ по IT аудиту

1. Инвентаризация имеющейся техники.

2. Осмотр локальной сети и сетевого оборудования.

3. Составление плана работ по ИТ аудиту и схемы взаимодействия сетевых компонентов.

4. Выявление ключевых проблемных моментов в работе сетевого и компьютерного оборудования.

5. Сбор информации, жалоб и пожеланий от конечных пользователей по работе компьютеров, сети, оргтехники и программного обеспечения.

6. Подготовка заключения по результатам проведения IT аудита о работе компьютерной техники, программного обеспечения, сетевых компонентов и оргтехники.

7. Разработка предложения об оптимизации работоспособности всей инфраструктуры по результатам проведения ИТ аудита.

8. Составление плана оптимизации работы имеющегося компьютерного оборудования и программного обеспечения на рабочих станциях и серверах.

9. Составление календарного плана работ по дальнейшему обслуживанию компьютерной техники, оргтехники, сетевых компонентов и программного обеспечения.

По данным опроса агентства CNews Analytics, самой распространенной проблемой ИТ-инфраструктуры в российских компаниях считается сбой серверного оборудования и нарушение удаленного доступа к сети (40%). На втором и третьем местах по «популярности» — повреждение данных (35%) и неслаженная работа информационной системы в целом (30%). В плане бизнес-проблем главная причина беспокойства — несовершенная техническая база (40%), а также трудности, связанные с организационной структурой (35%).

Ключевой вопрос ИТ-аудита — критерии эффективности ИТ для компании. В каком случае применение ИТ может считаться эффективным для организации? Какой набор ИТ-систем будет наиболее эффективным сегодня и какой — завтра? Будет ли выбранная ИТ-система более эффективной, чем альтернативные? Ответы на такие вопросы осложняются тем, что эффект от применения ИТ-системы чаще всего весьма непросто выделить «в чистом виде». Поэтому менеджеры и «айтишники» нередко сталкиваются во мнениях по поводу того, что такое эффективность ИТ, есть ли она вообще и как может быть выражена.

Эффективность системы в широком смысле — это комплексная характеристика системы, отражающая степень ее соответствия потребностям и интересам ее заказчиков, пользователей, других заинтересованных лиц. Такое определение позволяет единообразно, с единым набором принципов и общих критериев, подходить как к эффективности конкретной ИТ-системы, так и к эффективности применения ИТ на предприятии в целом, а также в тех случаях, когда наиболее существенными являются социальные или иные неэкономические показатели.

Итак, чтобы оценить эффективность ИТ, надо как минимум:

· определить реальные полезные эффекты, которые должны быть получены для предприятия, для его бизнес-процессов, изготавливаемых продуктов и для важнейших заинтересованных лиц (в первую очередь руководства, но не только для него);

· обозначить финансовые, кадровые и другие ограничения, такие как время, за которое эффекты должны быть получены;

· определить степень соответствия получаемых полезных эффектов желаемым, а также уровень выполнения существующих ограничений для каждого альтернативного варианта применения ИТ на предприятии;

· выбрать вариант ИТ-системы (или набора систем), который позволит наиболее адекватно обеспечить полезные эффекты, причем с минимальными затратами ресурсов всех видов.

Поэтому один из ключевых моментов состоит в том, что эффективность ИТ для предприятия — это мера вклада ИТ-систем в деловые эффекты. И, прежде всего, необходимо отметить, что в период проектирования и сервиса, то есть эксплуатации ИТ-систем, мы встречаемся с феноменом, названным «крестом информационных технологий ».

Смысл его сводится к тому, что при внедрении и по мере эксплуатации ИТ бюджеты компаний, выделяемые на поддержку ИТ, растут медленнее, чем собственные эксплуатационные расходы, связанные с жизненным циклом ИТ-систем. Этот феномен обусловлен целым рядом негативных факторов, таких как низкое качество ИТ-систем, избыточная сложность, неспособность прогнозировать будущее, переход в критическое состояние. Сегодня недостаточно обеспечить требуемую эффективность и качество предоставляемых ИТ-услуг, приемлемые цену и стоимость владения, надежность функционирования. Необходимо гарантировать работоспособность системы при возникновении изменений.

В целом, можно выделить три основные группы методов, позволяющих определить эффект от внедрения ИТ: финансовые (они же количественные), качественные и вероятностные. У каждого метода есть свои минусы.

Финансовые или количественные методы, так или иначе, связаны с понятием ROI — это возврат на инвестицию. То есть ROI по определению отношение — а именно отношение чистой прибыли к вложенным средствам. ROI = Net Benefits / Costs. Понятно, что любой инвестор или собственник хочет, чтобы это отношение стало зависимостью размера прибыли от инвестиций. Однако ROI зависит только от двух показателей — активности оборотов капиталов и прибыли на каждый оборот. Например, для целей корпоративного обучения формула ROI выглядит так:

ROI = чистая прибыль от программы обучения / издержки программы обучения x 100%,

где — чистая прибыль от программы обучения = выгода от программы обучения – издержки программы обучения.

Как определить будущий денежный поток от проекта внедрения информационной системы? Здесь зависит от области, в которой применяется ИТ-система. Например, при автоматизации логистических операций это просчитывается достаточно легко: увеличение производительности работы склада или же выигрыш по количеству сэкономленной площади переводятся в деньги достаточно просто. В целом, как показывает практика, примерно от 60 до 75% функционального объема проекта можно перевести в будущий денежный поток. И от 25 до 40% остается на качественную и вероятностную оценку эффекта. Но в любом случае можно назвать четыре категории потенциальной прибыли, которые компания может получить в результате внедрения ИТ-проекта и последующей эксплуатации ИТ-системы:

· сокращение стоимости труда;

· снижение капитальных затрат (сокращение стоимости материалов, канцелярских принадлежностей, стоимости печати, затрат на электроэнергию и т. п.);

· увеличение производительности труда (обычно достигается от внедрения решений, приводящих к снижению времени вынужденного простоя системы или увеличению эффективности выполнения определенных задач);

· бизнес-прибыль (как правило, это увеличение реальной прибыли компании, что может быть достигнуто за счет увеличения уровня продаж, увеличения прибыли от одного покупателя и т.д.).

Качественные методы оценки базируются на идее соответствия целей, приоритетов и показателей по ним. Их идея в том, что топ-менеджмент компании и ИТ-служба организуют некую систему координат — определяют приоритеты в развитии бизнеса компании и расставляют приоритеты проектных критериев — еще до рассмотрения какого-либо ИТ-проекта. И тогда проект оценивается на соответствие этим разработанным критериям. Ожидаемый качественный эффект от ИТ-проекта сравнивается с желаемыми эффектами.

Вероятностные методы оценки экономического эффекта от ИТ-проекта. Они основаны на идее о том, что для каждой из заявленных целей ИТ-проекта можно определить вероятность ее достижения и далее из нее вывести вероятность улучшений в бизнес-процессах компании. Например, позволяет ли проект по созданию корпоративного портала улучшить доступ к информации и принимать решения быстрее? Насколько увеличится скорость принятия решения? В какой степени это ускорит заключение сделки? Отсюда делается вывод об увеличении вероятности заключения сделки.

Итак, сформулируем несколько «правильных вопросов», связанных с эффективностью ИТ, а также с инвестициями в ИТ, на которые менеджер любой компании должен получить ответы.

1. Получает ли компания адекватный возврат инвестиций, вкладываемых в информационные ресурсы?

2. Достаточна ли информационная инфраструктура, соответствует ли она потребностям сотрудников, управляющих?

3. Исключает ли сложившаяся практика менеджмента ИТ моральное старение всех видов ИТ-ресурсов (в том числе программных, аппаратных и человеческих)?

4. Обеспечена ли достаточная безопасность информационных активов предприятия?

5. Гарантирована ли защита от хакерских атак, от атак, прерывающих обслуживание?

6. Обеспечено ли непрерывное функционирование, созданы ли резервные центры обработки данных и резервные копии?

7. Обеспечены ли все условия для использования тех преимуществ, которые дают ИТ?

8. Предприняты ли все меры, исключающие риски, связанные с ИТ?

9. Обеспечены ли методы оценки ИТ-инфраструктуры на предмет конкурентных преимуществ?

10. Обеспечены ли все юридические требования, включая соблюдение авторских прав на используемое программное обеспечение, патенты и лицензии?

Дата добавления: 2015-07-02