Приказы, циркуляры, инструкции

СВЯЗЬ

АДМИНИСТРАТИВНАЯ РАБОТА

ВВЕДЕНИЕ

1.1. Настоящее Положение представляет собой свод инструкций для административной службы организации и дополняет Устав НОРД «Русь».

1.2. Администрацией считается совокупность мероприятий по обеспечению связи, ведению документации и отчетности. Администрация – внестроевая деятельность НОРД «Русь», поддерживающая основную воспитательную работу. Вспомогательный характер административной деятельности обусловливает ее сведение к необходимому и четко организованному минимуму.

1.3. К администрации относятся:

- связь,

- директивы и инструкции,

- планирование работы и отчетность,

- внутриорганизационный учет личного состава, единиц и соединений,

- издательство,

- хозяйство,

- касса,

- архивы.

2.1. Административные функции в НОРД «Русь» реализуют штабы. Штаб НОРД «Русь» – административный орган, непосредственно подчиненный Капитан-Командору (см. Устав НОРД «Русь»).

2.2. Начальник соединения назначает должностных лиц (членов) штаба и определяет их полномочия. Члены штаба ответственны перед начальником соединения за выполнение возложенных на них обязанностей. Начальник соединения отвечает перед организацией и обществом за работу штаба соединения.

2.3. Структура штаба определяется начальником соединения исходя из принципа разумной достаточности.

2.4. По возможности, без ущерба для строевой работы, в штаб следует назначать и строевых руководителей. Такая мера предупреждает возможные несоответствия между штабными и строевыми аспектами работы, которые могли бы пагубно сказаться на деятельности НОРД «Русь».

3.1. Положение организации, имеющей соединения по всей стране, делает связь исключительно важным фактором нашей деятельности. Без регулярной, бесперебойной связи невозможно осуществлять руководство и обеспечивать единство организации.

3.2. Связь поддерживается: по телефону или перепиской (телеграмма, почтовое отправление, факс, электронная почта). Последняя является основным способом связи в НОРД «Русь».

3.3. Телефонный разговор необходим в случае, требующем скорого разрешения вопроса. В случае необходимости, для предотвращения недоразумений, распоряжения и выраженные мнения следует подтвердить письмом.

3.4. Переписка ведется путем:

- официальных писем (индивидуальных и циркулярных),

- частных писем.

3.5. Официальное письмо на бланке инстанции состоит из заголовка, исходящего номера письма или ссылки, даты письма, указания получателя (чин, имя, фамилия, город или должность – для членов НОРД «Русь», или имя, отчество, фамилия, адрес – вне организации), текст письма, заключительная формула (За Русь Святую! Всегда на Страже!) – внутри НОРД «Русь», а вне – общепринятая форма вежливости, подпись (чин, имя, отчество или инициалы, фамилия, должность), указания на приложения, указания кому рассылаются копии. Если текст письма превышает одну страницу, второй и последующие листы пишутся не на бланках, а на чистых листах. Порядковый номер страницы, начиная со второй, пишется в правом верхнем углу листа. Официальные письма местным учреждениям должны соответствовать местным правилам переписки.

3.6. Циркулярное письмо отличается от индивидуального тем, что оно предназначено для группы людей, согласно указателю. Указатель может быть собирательным (членам Совета НОРД «Русь») или в виде перечня (шин.1 А., шт-кап. Б, инс. В и т.д.).

3.7. Частное письмо не требует строгого выполнения правил официального письма.

3.8. Для обеспечения прочной связи приняты следующие принципы:

3.8.1. Копии писем или необходимых частей их распределяются всем, кому необходимо знать содержание данного документа, с перечнем адресатов в конце письма.

3.8.2. В содержании письма сначала надо подтвердить получение последнего письма корреспондента, ответить на все, что в нем спрашивалось (для ясности, лучше отдельными пунктами), после чего можно переходить к своим вопросам и сообщениям.

3.8.3. Все письма должны иметь аккуратный вид, у страниц должны быть поля для удобства подшивки их в папку, следует избегать приписок, зачеркиваний и т.п.

3.8.4. В НОРД «Русь» принято правило: если на какой-либо запрос нет ответа в течение 1 (одного) месяца, если письмо (заказное или электронное) послано в другой город той же страны, и 2 (двух) месяцев, если письмо отправлено за границу – вопрос считается разрешенным положительно.

3.8.5. Независимо от получения или неполучения писем от непосредственного начальника, каждый руководитель обязан писать ему не реже одного раза в месяц, если он не находится в том же городе. Это касается начальников отдельных единиц, дружин, членов Штаба организации, членов Совета, для которых непосредственным начальником является Капитан-Командор.

3.8.6. Члены НОРД «Русь» должны руководствоваться следующим правилом: лучше регулярно посылать в центр короткие письма с нужной информацией, чем редко – длинные.

4.1. Приказы могут издавать начальники единиц, соединений, лагерей, курсов и Капитан-Командор. Все приказы подлежат немедленному исполнению. При составлении приказов следует придерживаться определенных правил:

4.1.1. издавать приказы в случаях действительной необходимости;

4.1.2. использовать ясные формулировки, исключающие возможность неоднозначного понимания и толкования приказа;

4.1.3. излагать приказ языком сжатым и лаконичным;

4.1.4. излагать приказ систематично, переходя от наиболее важных пунктов к менее значимым;

4.1.5. указывать полные и точные данные о лицах, упоминаемых в приказе – чин, имя, фамилия, должность, единица (соединение).

4.2. Циркуляры, содержащие инструкции и детали, издают начальники соединений и Капитан-Командор (начальник Штаба организации от его имени), председатели Судов Чести Дружин (СЧД), Главного Суда Чести (ГСЧ), начальник Инструкторской Части (ИЧ). Как и приказы, циркуляры подлежат исполнению. Если циркуляр имеет информационный характер, его получение подлежит немедленному подтверждению.

4.3. Нумерация приказов может быть исторической (порядковый номер с начала существования данной инстанции) или цикловой (порядковый номер с момента принятия должности настоящего начальника). Циркуляры обычно имеют цикловую нумерацию.

4.4. Реквизиты приказов и циркуляров соответствуют требованиям, указанным для официальных писем (п. 3.5), при этом отсутствует обозначение исходящего номера, адрес получателя и обращение. Заключительная формула – «За Русь Святую! Всегда на Страже!». Подпись – официальная: чин, имя, фамилия, должность (нельзя мешать лесное имя, чин и должность). Распределитель должен указать, кому данный документ предназначен. Распределитель указывается детально или кодом. Детально – указывая должности или имена (начальникам соединений, Капитан-Командору, и т. п.). Если распределитель указан кодом (например, А, Б, В или 1, 2, 3), необходимо заранее опубликовать объяснение (например, А – все руководители дружины «Кронштадтъ» и т.д.). Копия приказа и циркуляра высылается непосредственному начальнику и в архив НОРД «Русь».

4.5. Приказы являются основным оправдательным материалом для истории. Поэтому, при составлении их необходимо проверять достоверность фактов и данных. В приказах отражается вся жизнь соединения и его членов. В случае ошибки или изменения данных в приказе, необходимо в ближайшем приказе дать исправление. Циркуляр в таком случае переиздается, отменяя прошлый.

4.6. Распределитель НОРД «Русь»:

А – весь Руководительский Состав НОРД «Русь»;

Б – начальники соединений;

В – все члены Верховных Органов Управления:

- Капитан-Командор,

- заместитель(и) Капитан-Командора,

- члены Главного Суда Чести,

- члены Главной Ревизионной Комиссии,

- начальник Штаба организации;

Г – члены Штаба организации;

Д – соединения (единицы);

Р – весь Руководительский Состав с правом голоса.

Дата добавления: 2015-07-02