Программа аудита расчетов с подотчетными лицами состоит из трех этапов

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - это работники предприятия, получающие денежные авансы из кассы предприятия на различные нужды. Как правило, эти средства выделяются на:

· мелкие административно-хозяйственные нужды (например, приобретение материалов, запасных частей, канцелярских товаров и т. п.);

· оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, ГСМ;

· расходы на командировки по территории РФ и за границу;

· представительские расходы.

Такие хозяйственные операции связаны с выдачей наличных денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. В связи с этим аудит расчетов с подотчетными лицами целесообразно проводить одновременно с аудитом кассовых операций.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера или руководителя предприятия.

Расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, достаточно трудоемки, но методы и процедуры проверки просты, поэтому для этого целесообразно привлекать ассистентов. Расчеты с подотчетными лицами всегда осуществляются сплошным методом.

Необходимо проверить:

1. Приходные и расходные кассовые ордера.

2. Журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

3. Авансовые отчеты.

4. Журнал регистрации авансовых отчетов.

5. Приказ руководителя о лицах, которым разрешено получение наличных денег под отчет.

6. Приказ руководителя о сроках возврата подотчетных денежных сумм, выдаваемых на разные цели.

7. Сметы представительских расходов.

8. Приказы об утверждении смет представительских расходов.

9. Приказы о направлении сотрудников в командировки.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

1. Бухгалтерский баланс - стр. «Прочая дебиторская задолженность».

2. Отчет о движении денежных средств.

3. Главная книга.

4. Касса.

5. Регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71.

Первый этап - проверка правильности расчетов наличными

денежными средствами с подотчетными лицами.

1. Проверка приказа руководителя о лицах, которым разрешено выдавать наличные денежные средства на хозяйственные нужды.

2. Проверка приказа руководителя о сроках возврата подотчетных денежных сумм или отражение соответствующих сроков в приказе «Учетная политика».

3. Проверка наличия системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения ТМЦ или оплаты работ и услуг сторонних организаций.

4. Установление фактов выдачи новых подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам.

Второй этап - проверка правильности и производственной необходимости выплат по служебным командировкам.

1. Проверка наличия приказов руководителя о направлении сотрудников предприятия в служебные командировки, включая технические задания.

2. Аудит раздельного аналитического и синтетического учета командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения.

3. Установление фактов обложения налогом на доходы физических лиц и начисления взносов по обязательному страхованию с сотрудников предприятия, превысивших законодательно установленные нормы командировочных расходов.

4. Наличие отчетов о выполнении технического задания по командировке и наличие авансового отчета.

Третий этап - проверка целесообразности и обоснованности представительских расходов.

Проверка наличия раздельного аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх установленных норм для целей налогообложения.

К наиболее часто встречающимся ошибкам относят:

· выдача денежных средств лицам, не указанным в приказе руководителя;

· несоблюдение сроков возврата подотчетных денежных сумм;

· выдача денежных средств из кассы лицам, не отчитавшимся по ранее выданным авансам;

· несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

· отсутствие визы руководителя предприятия, утверждающего авансовые отчеты;

· списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия;

· списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты предприятия (в убытки);

· отсутствие приказов о направлении работников в служебные командировки;

· отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания (в командировке);

· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

· несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

· отсутствие приказов об оплате суточных сверх установленных норм;

· отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения;

· некорректное выделение НДС в суммах суточных расходов;

· отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения;

· некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами.

Дата добавления: 2015-07-02