Сбор необходимой информации

Установление рабочих отношений с исследуемой организацией

Данный этап выделен в самостоятельный не случайно. Так как организационно-управленческий анализ часто затрагивает чувственные для сотрудников зоны, связанные с правами, обязанностями, ответственностью, то желательно подходить к анализу тактично и деликатно; для этого используются различного рода смягчающие процедуры, о которых пойдет речь ниже.

Нормальной реакцией сотрудника любой организации на вопросы незнакомого человека о характере работы в его организации будет отказ от сотрудничества. Приведем для примера некоторые мероприятия по установлению рабочих отношений с исследуемой организацией, направленные на повышение открытости сотрудников:

- представлять исследователя перед сотрудниками должен руководитель этих сотрудников; представление должно происходить в официальной, но знакомой для сотрудников обстановке;

- исследователь не должен специально «втираться в доверие», хотя отвергать встречные шаги сотрудников на сближение не следует;

- следует постоянно «подогревать» заинтересованность сотрудников в получении достоверных результатов исследований; доступ к информации со стороны исследователя должен быть ограничен договоренностью с руководителем;

- на первоначальном этапе следует больше времени посвятить межличностному общению на посторонние темы; с каждой личностью необходимо знакомиться конкретно;

- следует уделить некоторое количество времени для общения с сотрудниками организации и в нерабочей обстановке, если такая возможность предоставляется;

- при знакомстве с сотрудниками следует напрягать свое внимание и память для быстрого запоминания полных имен сотрудников.

Помимо цели – установление доброжелательной атмосферы, данные мероприятия помогают узнать, понять вопросы, непосредственно связанные с содержательными частями организационно-управленческого анализа.

В ходе данного этапа выясняются такие вопросы, как возможные ограничения на информацию. Необходимо объяснять заказчику, без какой информации исследование выполнить невозможно.

Основными способами сбора информации по организационно-управленческому анализу являются: изучение внутренней документации, интервьюирование, наблюдение.

Информацию, необходимую для организационно-управленческого анализа, можно получить из следующих видов документов, если таковые имеются в организации.

Штатное расписание. В данном документе в табличной форме представляется состав структурных подразделений без обозначения административных связей. Данная информация не является обязательной, если в процессе исследования не планируется изучение системы оплаты и стимулирования труда.

Организационная структура. Данный документ обычно представляет собой графическое изображение организационных единиц и вертикальных связей между ними. Документ является очень полезным, но представляет собой достаточно редкое явление в российской экономике.

Положение о структурных подразделениях и должностные обязанности работников. Данные документы содержат распределения деятельности (функций, обязанностей) по организационным единицам организации часто с указанием прав, ответственности, и взаимоотношений с другими организационными единицами. Информация, содержащаяся в данных документах, является полезной для выполнения анализа, даже если в настоящий момент она не соответствует системе управления

Приказы, распоряжения. Это документы, закрепляющие распределение обязанностей, делегирование полномочий, создание или упразднение организационных единиц и т.д.

Внутренний трудовой распорядок (регламент). Этот документ может содержать информацию, касающуюся внутриорганизационных отношений, как по вертикали, так и по горизонтали, в том числе констатацию элементов организационной культуры.

Документы, регламентирующие управленческие процессы. Это могут быть документы уровня стандартов предприятия, информационные схемы, документация отделов информатизации и компьютеризации. Кроме того, важную роль играют документы предыдущих исследований, связанные с совершенствованием организационной структуры управления, разработкой и внедрением информационных систем, систем менеджмента качества, других управленческих инноваций. Определенную роль в анализе играет телефонный справочник, в котором заложены «рабочие отношения» служащих.

Большинство существующих ныне российских предприятий имеет у себя лишь некоторые фрагменты вышеперечисленных документов. Основную часть информации, необходимую для проведения организационно-управленческого анализа приходится получать в ходе интервью и наблюдений.

Дата добавления: 2015-07-02