Документальное оформление и аналитический учет движения основных средств

Инвентарный объект

Учет основных средств - это по объектный учет, и поэтому важно определить инвентарный объект, являющийся единицей бухгалтерского учета основных средств. Инвентарным объектом основных средств, как говорилось ранее, является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно. Например, в состав речного судна входят несколько частей, имеющих разный срок полезного использования, такие, как котлы, оборудование электротехническое, системы управления судном, навигационное, двигатели.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, превышающий 12 месяцев, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. В результате значительно упрощается учет таких объектов основных средств, как компьютеры.

Возьмем, к примеру, компьютер, комплектующие части которого (процессор, монитор, принтер), приобретались в разное время. Если сроки полезного использования процессора, монитора, принтера каждого в отдельности превышают 12 месяцев, то указанные части учитываются в составе основных средств как отдельные инвентарные объекты.

Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, учитывается каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту основных средств (инвентарному объекту) независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации, должен присваиваться при принятии его к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер по серийно-порядковой системе кодирования, под которым данный объект числится до момента выбытия.

Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона или нанесен краской либо иным способом. Такие объекты, как многолетние насаждения, капитальные вложения по мелиорации земли и водоемов, составляют, естественно, в этом случае исключение.

В тех случаях, когда инвентарный объект состоит из нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования и учитываемых как самостоятельные инвентарные объекты, на каждом таком элементе может проставляться отдельный инвентарный номер.

Присвоенный объекту инвентарный номер указывается в первичных документах, являющихся основанием для принятия к бухгалтерскому учету объекта и отражения в учете других касающихся его изменений.

Первичная учетная документация

Для правильной постановки учета требуется:

- определить перечень форм первичных учетных документов для использования при учете движения основных средств;

- предусмотреть в учетной политике рациональную систему документооборота и перечень лиц, уполномоченных подписывать документы, а также лиц, ответственных за правильное оформление и соблюдение графика движения документов;

- установить круг лиц, материально ответственных за сохранность и эффективное использование основных средств.

Все хозяйственные операции, связанные с движением основных средств, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме. Формы для учета основных средств включены в альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" от 30 октября 1997 г. N 71а (с изменениями). К ним, в частности, относятся:

v акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1);

v акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма N ОС-3);

v акт на списание основных средств (форма N ОС-4);

v акт на списание автотранспортных средств (форма N ОС-4а);

v инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6);

v акт о приемке оборудования (форма N ОС-14);

v акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма N ОС-15);

v акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16);

v акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35).

При оформлении приемки основных средств акты составляются членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением (приказом) руководителя организации. Акты составляются в двух экземплярах и утверждаются руководителями организаций, сдающей и принимающей объект. Акты после их оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передаются в бухгалтерию организации и подписываются главным бухгалтером. Первичные учетные документы разрешено составлять как на бумажных, так и на машинных носителях информации.

Напомним, что во всех документах должен указываться инвентарный номер объекта, присвоенный ему при постановке на первичный учет. Данный номер сопровождает объект основных средств в течении всего срока его службы. При списании объекта с баланса его инвентарный номер не присваивают новому объекту в течении пяти лет, т.е. минимального срока хранения учетной информации.

Дата добавления: 2015-06-27