Что происходит при управлении временем

Просмотр и размышление

После записи ваших данных способом, указанным выше, вы можете сделать предварительный обзор того, как вы проводите ваше время. Ниже представлен ряд вопросов, на которые вам следовало бы получить ответы:

Таблица 3.2. Резюме данных журнала учета времени

Виды деятельности	Затраченное время	% времени
Комитеты Интервью Дискуссии Образование Внешний вид Телефон Диктовка Писанина Чтение Инспектирование Поездки Размышление Другие

1. Отражает ли распределение времени ваши приоритеты? Уделяете ли вы большую часть вашего времени вашим ключевым функциям и самым важным обязанностям вашей работы?

2. Какие виды деятельности поглощают значительную часть вашего времени и не дают никаких результатов? Что случится, если вы перестанете ими заниматься совсем?

3. Сколько времени ежедневно вы можете использовать по своему усмотрению, в отличие от собраний и других коллективных встреч? Может ли это время быть консолидировано в один большой период вместо отдельных маленьких отрезков?

4. Может ли какая-нибудь работа быть сделана быстрее или проще без ущерба для других видов деятельности?

5. Может ли время, проводимое вами на работе, использоваться с большей эффективностью за счет привлечения ваших подчиненных и вашего секретаря?.

Ответы на эти вопросы отчасти покажут, какие задачи вы должны считать приоритетными в менеджменте времени или, используя профессиональный подход, какие виды деятельности должны поглощать наименьшее число часов.

Чтобы выправить это несоответствие, почему бы вам не завести ежедневный журнал, в котором вы учитывали свои цели, стремления и достигнутые результаты, а не просто виды деятельности. Первое, что вам необходимо, — это четко определить для себя ваши цели и стремления — эти вопросы будут рассмотрены в последующих трех главах.

В последние годы было проведено более двадцати исследований, использующих ведение ежедневников и/или методов наблюдения работы менеджера. Ниже приводится сложная картина, проясняющаяся из этих исследований.

Менеджеры стремятся работать много часов, включая сюда и письменную работу на дому, деловые встречи и общественные события, связанные с бизнесом. Менеджеры высшего звена работают больше времени, но учет показал, что их работа, определенная должностными инструкциями, должна занимать более короткий рабочий день. Во время работы менеджеры крайне заняты. В первую очередь менеджер уделяет внимание порядка 300 отдельным делам за день, уделяя каждому не более минуты из своего восьмичасового дня. Возможно, он знал, что за ним наблюдали.

Рабочее время менеджера разделено на краткие эпизоды, длительность которых меняется от двух до девяти минут. Они не следуют друг за другом в каком-нибудь определенном порядке. Во время этих промежутков происходит краткое, но энергичное обсуждение проблем. Причем не предпринимались попытки оценить приоритеты обсуждаемых вопросов: все считалось крайне необходимым.

Перерывы в рабочем дне проходили по расписанию. Некоторые руководители делали по сорок телефонных звонков в день и принимали до тридцати посетителей. Написание документов, консультирование, официальные встречи, инспекционные проверки других менеджеров обильно и беспорядочно следовали друг за другом.

Менеджеры всех уровней проводят большую часть своего времени в своих собственных департаментах. Высшее руководство чаще предпочитает быть в своем офисе или в других департаментах, чем посещать рабочих предприятия.

Такая практика отличается от практики японских высших менеджеров. Когда его спросили, почему он так много времени проводит среди рабочих, президент фирмы «Тойота» ответил: «Мы не можем делать автомобили в моем офисе».

В подавляющем большинстве передача информации менеджерами осуществляется устно при личном общении. Число контактов увеличивается по мере увеличения служебного положения менеджера. Общение с подчиненными занимает от одной до двух третей общего времени менеджера, в то вре-

мя как общение с вышестоящим начальством составляет существенно меньшую часть от этого времени.

Планирование является ключевой функцией руководства, но исследование показало, что только часть менеджеров является подлинными мастерами в этой сфере. Периоды времени, когда менеджера не прерывают и он может полностью отдаться планированию, по-видимому, являются наиболее редкими при ежедневном планировании. В среднем у менеджера на планирование уходит менее 5 процентов времени.

В заключение исследование подтвердило, что мы не слишком точны в своей оценке того, сколько времени нам требуется для отдельных видов деятельности. Например, менеджеры имеют тенденцию переоценивать время, которое они уделяют производству, работе с документами, телефонным звонкам, осмыслению ситуаций, и недооценивают время, которое уходит у них на совещания и обсуждения.

Проведенные исследования поставили вопрос: «В какой степени менеджер в состоянии контролировать свое собственное время?» Один исследователь сделал неправильное заключение: «Даже если руководители захотят изменить свое поведение, они не имеют никакой возможности сделать это. Содержание их рабочего дня только в малой степени определяется самими менеджерами, и трудно что-нибудь изменить без существенных изменений в организационной структуре, частью которой они сами и являются. Перед началом исследования я всегда думал о высшем руководителе как о дирижере оркестра, стоящем в стороне на своем возвышении. Теперь я в некоторых отношениях склонен рассматривать его как марионетку в марионеточном спектакле, в котором действуют сотни людей, дергающих за веревочки и заставляющих его действовать тем или иным образом».

Дата добавления: 2015-06-27