Учет расчетов с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Он является активно-пассивным, и его сальдо отражает сумму задолженности подотчетных лиц перед предприятием или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета 71 отражаются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные денежные средства под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам, то есть неиспользованные

При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

Дебет 71, субсчет "ФИО", Кредит 50.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:

Дебет 44, 10, 08, Кредит 71.

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 "Налог на добавленную стоимость". Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

Дебет 19, Кредит 71.

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:

Дебет 50, Кредит 71.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94:

Дебет 94, Кредит 71.

В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70, Кредит 94.

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет 94, Кредит 73,

Дебет 73, Кредит 50.

Для того чтобы отправить в командировку работника, требуется оформить ряд документов, без которых его нахождение вне места постоянной работы не будет считаться командировкой.

Сотрудник может быть направлен в командировку только по письменному распоряжению руководителя организации. В распоряжении должны быть установлены конкретный срок командирования и служебные поручения, для выполнения которых сотрудник должен покинуть место постоянной работы.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Таким образом, в служебном задании могут быть указаны как конкретные задачи сотрудника, так и направления его деятельности.

Форма служебного задания унифицирована (N Т-10а) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 и содержит сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, наименовании командирующей организации, месте назначения сотрудника с указанием города, даты начала и окончания командировки. Также служебное задание должно содержать краткий отчет о выполнении служебных обязанностей командированным сотрудником.

На основании служебного задания и распоряжения руководителя организации издается приказ о направлении сотрудника в служебную командировку. Форма приказа (Т-9) установлена Госкомстатом России. В связи с тем что форма приказа унифицирована, не забывайте заполнять все установленные реквизиты. Приказ и служебное задание остаются в организации.

Также следует оформить командировочное удостоверение сотрудника, форма которого установлена тем же Постановлением Госкомстата, что и предыдущие документы. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Время пребывания сотрудника в командировке начинается с отметки о выбытии и заканчивается отметкой о прибытии, проставленной организацией-работодателем на оборотной стороне командировочного удостоверения. Каждая отметка должна быть заверена подписью полномочного должностного лица и печатью. Днем выбытия в командировку является день, в который отправляется транспортное средство (самолет, автобус, поезд и т.д.) от места постоянной работы командированного. Одновременно днем прибытия является дата, в которую транспортное средство прибывает на постоянное место работы. Если транспортное средство отправляется до 24.00 включительно, то днем начала командировки являются текущие сутки, если позднее, то следующие.

В случае если средства на командировку выдаются сотруднику наличными, организацией должен быть оформлен расходный кассовый ордер, который подлежит учету в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Принимающей стороной в командировочном удостоверении сотрудника должны быть сделаны отметки о прибытии и убытии соответственно. Правила проставления отметок принимающей стороной ничем не отличаются от правил командирующей организации.

По окончании командировки сотрудником должны быть сданы в течение трех рабочих дней отчет о проделанной работе, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и авансовый отчет.

Авансовый отчет имеет унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Авансовый отчет содержит сведения об израсходованных в связи с командировкой суммах. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. В авансовом отчете работник должен указать сумму неизрасходованных денежных средств, которые подлежат возврату в организацию.

Бухгалтерия должна проверить целевое расходование денежных средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. Дополнительно в авансовом отчете должны быть указаны суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации. После утверждения авансовый отчет принимается к учету.

Неизрасходованные средства сдаются подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В случае если сотрудник израсходовал больше денежных средств, выданных ему при отъезде в командировку, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (п. 11 Положения N 749).

Размеры таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Однако при направлении работника в служебную командировку за счет средств федерального бюджета следует учитывать, что размеры возмещения расходов утверждены Постановлением Правительства РФ N 729, а именно:

а) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

б) расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Расчеты с персоналом по прочим операциям учитываются на счете 73, к которому открыто 2 субсчета: 73/1 «Расчеты по предоставленным займам», 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Выдача займа отражается по дебету счета 73-1 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (счет 50-1 - при выдаче ссуды наличными; счет 51 - при безналичной форме выдачи денежных средств).

Суммы начисленных процентов по договору займа в соответствии с п. 7 ПБУ 9/99 в бухгалтерском учете признаются прочими доходами организации и отражаются по дебету счета 73-1 в корреспонденции с кредитом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Выручка". Погашение выданного займа отражается по дебету учета денежных средств в корреспонденции с кредитом субсчета 73-1 (Д 50-1 - К 73-1 - при погашении наличными; Д 51 - 73-1 - при перечислении денежных средств на расчетный счет организации).

Если заем выдается физическому лицу, не являющемуся работником организации, учет предоставленных займов отражается с использованием счета 58 "Финансовые вложения", субсчет 3 "Предоставленные займы". Выдача займа отражается по дебету счета 58-3 в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств (счета 50, 51). Начисленные проценты по договору займа, причитающиеся к получению от заемщика, отражаются по дебету счета 58-3 и кредиту счета 91-1.

При возврате займа и погашении процентов счет 58-3 кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов по учету денежных средств (счета 50, 51).

В бухгалтерском учете выявленную недостачу отражают проводкой:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 01

Организация списала недостачу за счет виновного работника:

Дебет 73-2 Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Выявленная недостача учитывается по кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетами 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", 91/2 "Прочие расходы".

Дата добавления: 2015-06-27