Функции. Пусть таблица содержит данные о сотрудниках огромного предприятия

ПРИМЕР ПРИМЕНЕНИЯ ФИЛЬТРА

Пусть таблица содержит данные о сотрудниках огромного предприятия. Необходимо поздравить всех сотрудников, чей день рождения выпадает на текущий месяц. В столбце Дата рождения создается фильтр, который выберет сотрудников с датой рождения в текущем месяце. В результате в таблице останутся только именинники. Можно распечатать этот список и на его основе готовить подарки.

Фильтры в программе Excel можно гибко настраивать, причем типы фильтров предлагаются автоматически (исходя из данных, содержащихся в ячейках). Так, например, для текстовых ячеек предлагаются текстовые фильтры, для ячеек с датами – фильтры по дате и т. д.

Рассмотренные простые операции не являются полноценной работой с базами данных, но, как показывает практика, именно они нужны в абсолютном большинстве случаев в практической работе. В Excel также имеются функции системы управления базами данных, о которых будет рассказано в контексте общего разговора о функциях.

Excel – серьезная программа для вычислений, одним из главных достоинств которой является множество встроенных функций. Это обширная тема, достойная если не книги, то главы в многотомном руководстве. Рассмотрим ее кратко – ровно настолько, чтобы вы могли далее изучать этот вопрос самостоятельно.

Функции позволяют производить стандартные вычисления прямо в ячейке: в нужное место вы вставляете функцию, задав необходимые аргументы, и в поле таблицы получаете отображение готового результата, который при необходимости можно корректировать в строке ввода.

В Excel функции сгруппированы по назначению и названы либо стандартными, принятыми в соответствующей области вычислений именами, либо так, чтобы их назначение было понятно из названия, например ФАКТР вычисляет факториал числа, то есть произведение всех чисел по порядку до выбранного (это действительно для русской версии Excel, для оригинальной английской все так же, но нужно хорошо знать английский язык).

В видеоролике «Урок 13.8. Функции» продемонстрирована работа с функциями в программе Excel 2007.

Доступ к функциям можно получить с помощью кнопки Вставить функцию вкладки Формулы. При нажатии этой кнопки на экране появляется окно Мастер функций (рис. 13.11). Благодаря его подсказкам выбирается категория функции, которых множество: математические, статистические, логические, текстовые, финансовые, даты, а также функции работы с базой данных. Все они расшифровываются тут же, в окне Мастера, причем дается не только формат функции (то, как ее следует написать), но и краткая расшифровка (для чего она используется).

Рис. 13.11. Мастер функций

Если же подсказок Мастера недостаточно, здесь же есть ссылка на соответствующий раздел общей подсказки Excel.

Рассмотрим пример. Допустим, в списке клиентов нужно найти одного с максимальным размером банковского счета. В коротком списке это несложно, но если таблица насчитывает несколько тысяч записей – это непростая задача. Функция в обоих случаях работает одна и та же – из категории Статистические нужно выбрать МАКС. Вторым шагом вставки функции Мастер предлагает определить диапазон, из которого следует выбирать. Выделите содержимое столбца Размер счета, и вы получите очевидный в данном случае результат.

Помните, что все вычисления следует начинать со знака равенства. Для вставки функций это знак также необходим, но Мастер вставляет его автоматически.

Вопрос использования функций скорее относится к предметной области – математике, статистке и бухучету, поэтому не будем сейчас рассматривать его подробно, но в дальнейшем, возможно, вернемся к особенностям применения наиболее используемых функций.

Дата добавления: 2015-06-27