Системный анализ - конструктивное направление исследования процессов управления

Системный анализ - это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факто­ров развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей произ­водственно-хозяйственной деятельности организации.

Системный анализ позволяет выявить целесообраз­ность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной органи­зации труда, которые применялись ранее.

Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. <...> Конечной целью системного анализа является разра­ботка и внедрение выбранной эталонной модели систе­мы управления.

В соответствии с главной целью необходимо выпол­нить следующие исследования системного характера:

выявить общие тенденции развития данного пред­приятия и его место и роль в современной рыночной экономике;

установить особенности функционирования пред­приятия и его отдельных подразделений;

выявить условия, обеспечивающие достижение по­ставленных целей;

определить условия, препятствующие достижению целей;

осуществить сбор необходимых данных для прове­дения анализа и разработки мероприятий по совершен­ствованию действующей системы управления;

использовать передовой опыт других предприятий;

изучить необходимые сведения для адаптации вы­бранной (синтезированной) эталонной модели к услови­ям рассматриваемого предприятия.

В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:

роль и место данного предприятия в отрасли;

состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

производственная структура предприятия;

система управления и ее организационная структура;

особенности взаимодействия предприятия с по­ставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;

инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников/

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной систе­мы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выра­жен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состоя­ния в рассматриваемый период времени, а также со­стояния окружающей среды (геополитические, эконо­мические, социальные факторы).

Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для систем­ного анализа и разработки программы исследований.

Программа системного анализа в свою очередь вклю­чает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Например, программа системного ана­лиза может включать следующие разделы:

анализ предприятия и целом;

анализ типа производства и его технико-экономи­ческая характеристика;

анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) - основные подразделения;

анализ вспомогательных и обслуживающих подраз­делений;

анализ системы управления предприятием;

анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Каждый раздел программы представляет собой са­мостоятельное исследование и начинается с постанов­ки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной сис­темы управления. В табл.1 показано, как могут быть увязаны кон­кретные цели и задачи анализа.

Как отмечалось выше, первостепенной задачей сис­темного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно вы­явить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих це­лей. Рассмотрим это на конкретных примерах.

Таблица 1

Основные цели и задачи анализа предприятия

Формулировка цели	Задачи анализа	Примечание
1. Увеличение выпуска конкурентноспособной продукции	Изучение рынка сбыта (спрос и предложение)	Принимается в качестве стратегии развития
2. Повышение рентабельности производства	Изучение финансового состояния предприятия	Принимается в качестве критерия
3. Обеспечение ритмичности производства	Изучение работы производственно-диспетчерского отдела	Определение оптимальной величины заделов
4. Повышение обоснованности производственных планов	Изучение работы планово- экономического отдела	Улучшение планирования
5. Внедрение методов маркетингового исследования	Изучение работы отдела маркетинга	Расширение отдела маркетинга
6. Обоснование и разработка программы развития предприятия	Разработка конкретных бизнес-планов по каждому изделию	Улучшение баланса мощностей

Рис.1. Фрагмент дерева целей организации

Как видно из рисунка, для реализации цели 1 «Повы­шение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

- «Внедрение новой техники»;

- «Совершенствование организации производства»;

- «Совершенствование системы управления».

Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их дос­тижению.

Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сфор­мулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполни­теля. Это является залогом успешной реализации функ­циональной стратегии организации.

Таблица 2

Факторы, способствующие достижению целей

Цели
	Внедрение новой техники	Совершенствование организации производства	Совершенствование системы управления
Факторы
	Наличие финансовых средств	Внедрение новых поточных линий	Совершенствование структуры управления
	Внедрение новой техники в цехах №1 и №2	Внедрение бригадных форм организации труда	Сокращение численности аппарата управления
	Внедрение прогрессивных технологий	Совершенствование оплаты труда	Совершенствование технологии подготовки управленческих решений
	Совершенствование действующих технологий	Внедрение прогрессивных норм и расценок	Сокращение документооборота

Таблица 3

Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности производства и управления

Цели
	Внедрение новой техники	Совершенствование организации производства	Совершенствование системы управления
Факторы
	Отсутствие финансирования на приобретение новой техники	Отсутствие объемных расчетов для внедрения поточных линий	Несвоевременность принятия управленческих решений
	Невыполнение плана внедрения новой техники	Оторванность зарплаты от конечного результата	Перегрузка отдельных структурных подразделений
	Большая энергоемкость техники	Большие простои оборудования	Отсутствие персональной ответственности за принятие управленческих решений
	Несогласованность конструкторских и технологических проработок изделий	Несвоевременная поставка заготовок	Отсутствие процедур принятия решений
		Несвоевременность пересмотра норм и расценок	Несвоевременность пересмотра должностных инструкций
		Низкая культура производства	Отсутствие должностных инструкций

В результате проведения системного анализа необхо­димо дать предложения по обоснованию целесообразно­сти рационализации системы управления. На основе та­ких предложений выполняются следующие работы:

принимается решение о внедрении выбранной мо­дели системы управления;

разрабатывается регламентирующая документация;

разрабатывается конечная схема процесса управ­ления;

разрабатываются конкретные организационно-тех­нические мероприятия по совершенствованию управле­ния предприятием;

выбираются конкретные научно обоснованные ме­тоды управления;

формируется новая корпоративная культура. [Игнатьева, с.24-30]

Характеристика этапов проведения исследований

Любое исследование осуществляется в несколько этапов, последовательность которых можно выразить схемой, представленной на рисунке.

Рис.2. Этапы исследования объекта управления

<...> Совершенно очевидно, что введение изменений, тре­бующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воз­действие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий, вызывающих по­явление той или иной проблемы, называется ситуаци­ей, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать про­блемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущно­сти и содержания, границ распространения ее воздей­ствия на работу организации или ее подразделений и ситуационные факторы, ведущие к появлению пробле­мы (они могут быть внешними и внутренними по от­ношению к организации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от иного предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходи­мость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

Например, если произошло изменение стратегического направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство и выпуск новой продукции, управление персоналом и др. Иными словами, управляющая система должна разработать план организа­ционных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений.

Иногда процесс исследования конкретного объекта производится в соответствии с выбранной (рекомендуе­мой) моделью системы управления, часто называемой эталоном. Этапы проведения исследования в соответст­вии с эталонной моделью представлены на рис. 3.

Рис.3 Исследование объекта управления в соответствии с эталонной моделью

[Игнатьева, с.48-54]

Дата добавления: 2015-06-28