Загальні принципи роботи

Програма Microsoft Outlook

Звички

Головна і єдина звичка, яка повинна бути засвоєна для успішного застосування тайм-менеджменту - це «звичка регулярно змінювати свої звички».

Ситуація постійно змінюється, тому якщо протягом 2–3 років ви не змінюєте свої звички і вас все повністю влаштовує, то це є приводом замислитися: а чи розвиваєтеся ви? Звички варто змінювати кожні 3–6 місяців, інакше ефективність вашої роботи знижуватиметься. Якщо, наприклад, ви як бухгалтер звикли заповнювати всі документи самі, станете головним бухгалтером і не позбавитеся цієї звички, то ефективність вашої роботи буде достатня низкою. Коло ваших обов'язків зросте, і деякі з них просто необхідно буде розподілити між підлеглими.

На закінчення варто зазначити, що перелічені вище елементи тайм-менеджменту нерозривно пов'язані один з одним. Для ефективного витрачання свого часу необхідно враховувати кожний з цих елементів. І навички використання часу не приходять відразу, принципами тайм-менеджменту треба керуватися постійно і тоді «вас обов'язково наздожене успіх».

Як зручний засіб тайм-менеджменту можна використовувати спеціалізовану програму Microsoft Outlook.

Вперше Outlook як самостійний додаток з’явився в пакеті Microsoft Office 97, прийшовши на зміну двом програмам попередніх версій Office: планувальнику справ Schedule+ і клієнту електронної пошти Microsoft Mail (або Microsoft Exchange). Звідси і відбувається подібна структуризація Outlook на форми-додатки і елементи-документи. Outlook пропонує інтегроване рішення з організації повідомлень електронної пошти, розкладів, задач, заміток, контактів та інших даних щодо управління ними. Новини, реалізовані в Outlook 2003, дозволяють управляти взаємодіями, організовувати свою діяльність, підвищувати ефективність спільної роботи – і все це в одному додатку.

Запуск Outlook. Запуск Outlook можна здійснювати як з головного меню Windows, так і за допомогою ярлика Outlook на робочому столі: Пуск ® Программы ® Microsoft Outlook. При першому запуску Outlook автоматично запускається Майстер початкової настройки. З його допомогою можна вибрати конфігурацію Outlook і налаштувати роботу з поштою. На рис. 2.1. показано головне вікно додатка з розкритим поданням Outlook сьогодні (Outlook Today).

Рис. 2.1. Вікно додатка Outlook 2002

Вихід з додатка здійснюється стандартними способами Windows.

Настройка меню і панелей інструментів. Розглянемо, як оптимальним чином можна налаштувати роботу меню і панелей інструментів. Після виконання операцій, показаних в попередньому прикладі, Outlook постійно відображатиме повний список команд меню. Також Outlook завжди показуватиме підказки, що виникають, і приклади шрифтів у списку з шрифтами: {На панелі інструментів} ® Настройка... ® Параметри (рис. 2.2.):

- Всегда показывать полные меню

- Отображать подсказки для кнопок

- Отображать названия шрифтов тем же шрифтом

- Эффект при выводе меню > Соскальзывание

-

Закрыть

Рис. 2.2. Параметри

КН «Сброс» відновлює початкові установки для меню і панелей інструментів. Також можна набудувати відображення необхідних панелей інструментів при запуску додатку, встановивши прапорець поряд з необхідною панеллю на вкладці „Панели инструментов”.

Форми і елементи. Microsoft Outlook – це ряд додатків, з’єднаних в одну інтегровану інформаційну систему. Кожний з цих додатків працює з певним типом документів, в яких, власне, і зберігається відповідна інформація. В термінології Outlook документи називаються елементами, а додатки, що працюють з елементами – формами. Елементи можуть мати довільну форму (замітка, повідомлення, контакт). Більш того, їх набір може розширюватись за рахунок створення нових типів елементів. Для зберігання елементів використовується єдиний формат, але елементи кожного типу володіють певним набором полів (властивостей), в яких і зберігається інформація про елемент. Наприклад, для повідомлення в набір полів входять текст повідомлення, тема повідомлення, адресати, ознака важливості тощо. Одним із полів, обов’язковим для елементів всіх типів, є поле типу елемента, значення якого визначає, який елемент слід обробляти.

Папки Outlook. Outlook зберігає елементи в папках, причому в одній папці можуть зберігатися елементи тільки одного типу. Так, наприклад, всі поштові повідомлення, що прийшли, зберігаються в папці «Входящие». Користувач може створити власну, з яким завгодно ступенем вкладеності структуру папок, наприклад, папку для поштових повідомлень від певного контакту, вкладену в папку для поштових повідомлень від всіх контактів (Табл. 2.2.).

Таблиця 2.2.

Найменування папки	Опис елементів
Outlook сьогодні (Outlook Today)	Містить загальну інформацію про стан всіх елементів Outlook
Вхідні(Inbox)	Повідомлення електронної пошти і факси, що поступають
Календар (Kalendar)	Зустрічі, події і збори. Планування особистого розкладу, календар
Контакти (Contants)	Інформація про особисті і ділові контакти. Адресна книга
Завдання (Tasks)	Планування, ведення і облік задач
Замітки (Notes)	Створення різних приміток
Знищені (Delete Items)	Всі видалені елементи
Чорновики (Draff)	Чернетки повідомлень. Не готові до відправки повідомлення
Вихідні (Outlook)	Повідомлення і факси, готові до відправки, але ще не відправлені
Відправлені (Sent Items)	Копії відправлених повідомлень електронної пошти
Щоденник (Journal)	Записи особистої діяльності. Автоматичне відстежування роботи користувача з елементами Outlook і документами Office
Мої документи (My Documents)	Забезпечує швидкий доступ до вмісту папки „Мои документы”
Вибране (Favorites)	Забезпечує швидкий доступ до папки „Избранное”, в якій зберігаються вибрані папки і сторінки Інтернету
Мій комп’ютер (My Computer)	Відображає файлову структуру комп’ютера. Провідник

Таким чином, загальний принцип роботи з Outlook наступний: Ви відкриваєте папку, вибираєте необхідний елемент, автоматично запускається його обслуговуюча форма і елемент готовий до редагування.

Вікна Outlook. Інтерфейс Outlook простий, зручний і інтуїтивно зрозумілий. Вікно Outlook складається з рядка заголовка, в якому відображається назва відкритої папки, а також стандартні кнопки згортання, розгортання і закриття вікна. Нижче під рядком заголовка розташований рядок меню, а ще нижче – панелі інструментів. Ліворуч розташована панель Outlook, на якій відображаються ярлики папок, а праворуч – панель перегляду інформації, в якій відображаються елементи вибраної папки.

Зазвичай загальні настройки відображення інформації можна змінити за допомогою команди Вид (View). Наприклад, щоб приховати або відобразити рядок стану (внизу): Вид ® Рядок стану.

Меню Outlook. Меню Outlook складається з семи елементів. В табл. 2.3. наводяться назви елементів меню Outlook і їх призначення.

Таблиця 2.3.

Назва	Призначення
Файл (File)	Команди для створення, відкриття і збереження елементів Outlook і настройки папок, команди імпорту і експорту даних, а також команди попереднього перегляду і друкування
Правка (Edit)	Команди для роботи з буфером обміну, команди видалення і переміщення елементів, а також команда визначення категорії елемента
Вид (View)	Команди для зміни інтерфейсу і представлення елементів
Вибране (Favorites)	Команди для роботи з елементами папки „Избранное”, в якій зберігаються посилання на Web-сторінки, які цікавлять Вас
Сервіс (Tools)	Команди пошуку елементів, настройки панелей Outlook і параметрів додатку в цілому, команди запису макросів і створення форм, а також організатор і адресна книга
Дії (Action)	Набір цих команд, на відміну від попередніх, змінюється від вибору папки. Тут знаходяться команди для безпосередньої роботи з елементом. Так, наприклад, для заміток це всього дві команди „Создать заметку” і „Переслать”
Довідка (Help)	Команди довідкової системи Outlook

Панелі інструментів. Формально Outlook має три панелі інструментів: Стандартная (Standard), Web і Дополнительно (Advanced). Для відображення або приховання панелі інструментів є декілька способів: Вид ® Панель инструментов ® Стандартная або {На панелі інструментів або меню} ® Стандартная.

Кнопки панелі інструментів Стандартная і Дополнительно, як і команди меню Действия (Action), частково міняються залежно від вибраної папки.

Панель Outlook. Панель Outlook, розташована ліворуч у вікні Outlook, містить ярлики папок, за допомогою яких користувач може здійснювати перехід від однієї папки до іншої. Наприклад, для роботи з контактами слід натиснути ярлик „Контакты”, в іншому випадку довелося б виконати наступну операцію: Вид ® Перейти ® Контакты.

Для активізації панелі Outlook, виберіть команду: Вид ® Панель Outlook.

Панель „Список папок”. Панель „Список папок” (Folder List) розташовується праворуч від панелі Outlook. Відобразити цю панель можна декількома способами: Вид ® Список папок.

Панель „Список папок” служить для відображення всієї структури папок Outlook, на відміну від панелі Outlook, яка містить лише ярлики деяких папок.

Панель перегляду інформації. Панель перегляду інформації є основною частиною головного вікна Outlook і розташовується праворуч від панелей „Список папок” і Outlook. На цій панелі відображаються елементи поточної папки з її основними інформаційними полями. Для перегляду ж всіх інформаційних полів необхідно виділити необхідний елемент і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Відкрити елемент для повного перегляду можна також за допомогою команди „Відкрити” меню „Файл”.

Рис. 2.3. Панель перегляду інформації і елемент „Встреча”

Можна змінити поточне надання інформації, вибравши варіант з пропонованого списку або набудувавши подання самостійно: Вид ® Текущее представление ® <Представление>

Панель „Заголовок”. Панель „Заголовок” розташовується відразу під панелями інструментів і містить назву поточної папки. Крім цього, на панелі присутні кнопки Назад і Вперед (ліворуч). Outlook відстежує дії користувача і якщо Ви хочете повернутися на кілька дій назад, достатньо натиснути кнопку „Назад”. Клацання миші по назві папки в даній панелі розкриває список папок.

Дата добавления: 2014-01-03