Зустрічі

Раніше часто згадувалися такі слова, як "зустріч", "подія" і "збір". Дані слова мають в Outlook особливе значення, дещо відмінне від звичайного тлумачення.

Зустріч (Appointment) – це захід, для якого резервується час в календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягуються спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Івановичем або перегляд телепередачі увечері – зустріч.

Збори (Meeting) – це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому, що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Outlook підсумовує отримані дані і пропонує варіанти часу проведення збору. Також можна погоджувати і ресурси, наприклад, приміщення для збору, проектор, бланки договорів тощо.

Ресурс (Resource) – це будь-які засоби, необхідні для збору. Ресурси мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання.

Подія (All day Event) – це захід тривалістю більше 24 годин. Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад, день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і звичайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного або декількох днів.

Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декілька способів: М „Файл” ® Створити ® Зустріч або <Ctrl>+<N> або М „Дії” ® Нова зустріч або КН „Створити”.

Форма „Зустріч” (Appointment) має власний рядок меню і панель інструментів, а також дві вкладки: „Зустріч” (Appointment) і „Досяжність учасників” (Scheduling).

Прапорець „Збори за сіткою” (This is online meeting using) відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних учасників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються. Зустріч не повинна проходити більше 24 годин, оскільки в іншому випадку вона стає подією. На подію перетворює зустріч і установка прапорця „Цілий день” (All Day Event). У випадку помилкової або конфліктуючої інформації Outlook ввічливо попереджає або діалоговим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги зверху форми.

Установка повідомлення. Запланована зустріч дуже легко може не відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Outlook дає можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устаткування, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення:

- „Припинити” (Dismiss) – вимкнути повідомлення і видалити його з екрана;

- „Припинити все” (Dismiss All) – вимкнути всі повідомлення;

- „Відкласти” (Snooze) – тимчасово відключити повідомлення і отримати його знову через будь-який інший час, встановлений внизу діалогового вікна;

- „Відкрити” (Open Item) – відкрити зустріч для перегляду або редагування інформації.

Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Outlook активізований. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, а Outlook не був завантажений і час зустрічі про­йшов, то наступного разу, при запуску додатку воно з’явиться з поміткою „Просрочено” (Overdue).

Кожному моменту часу в „Календарі” відповідає певний стан зайнятості користувача (Show time as). Цей параметр дуже важливий при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення практично втрачає значення. Існує всього чотири стани:

- „Зайнятий” (Busy) – синій квадратик;

- „Вільний” (Free) – білий квадратик;

- „Немає на работі” (Office) – бордовий квадратик;

- „Під запитанням” (Tentative) – смугасто-голубий квадратик.

Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятості на панелі „Список зустрічей”. За умовчанням час без зустрічей Outlook визначає, як вільний. І навпаки, час, відведений для зустрічей, – як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будь-який інший.

Наступний параметр „Метка” (Label) визначає характер зустрічі. За умовчанням Outlook має одинадцять позначок від „Ні” (None) до „Телефонний дзвінок” (Phone Call). Зустріч, відзначена спеціальною позначкою, відображатиметься в поданнях „Календаря” з відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характеристиці власну назву: М „Правка” ® Помітки ® Змінити підписи...

Користувач може також встановити ступінь важливості майбутньої зустрічі. Наприклад, „Висока” (High), щоб відрізняти найважливіші зустрічі від звичайних.

Опис зустрічі. Часто при плануванні зустрічі інформації тільки про тему, місце і час її проведення буває не достатньо. Де розмістити будь-які позначки, зауваження або пропозиції для запланованої зустрічі? Для введення такої додаткової інформації і служить поле „Описані зустрічі” в нижній частині форми „Зустрічі” (Appointment). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і малюнок, звукозапис, елемент Outlook тощо. Більш того, записом даного поля може бути будь-який файл користувача.

Контакти зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньому лівому куті форми „Зустріч” (Appointment), служить для вказівки контактів, пов’язаних з даною зустріччю. Скріплення контакту із зустріччю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конкретно про її учасника), але вона знаходиться не в полі „Опис зустрічі”, а в полі „Контакти” (Contacts). Подібне розділення дуже зручне, оскільки при додаванні імені зразу ж додається і вся інформація про нього.

Скріплення контакту із зустріччю не робить зустріч зборами. Оскільки, по-перше, планування зборів – це комунікаційний процес, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани засобами Outlook.

Робота з категоріями. Категорії (Categories) – це загальний засіб Outlook для впорядковування елементів. Хоча тут буде детально описано завдання категорій для зустрічей, все викладене нижче можна аналогічно застосувати і до будь-якого іншого елемента Outlook.

При достатньо тривалій роботі з Outlook у Вас нагромадиться море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необхідні відомості можна витратити багато годин і все одно не домогтись необхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна. Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному. Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т.д. Більш того, безперервний процес призначення категорій новим елементам дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів.

Діалогове вікно „Категорії” (Categories) відображає список існуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна вибрати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один, оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій.

Головний список категорій. Категорії Outlook є дуже зручним засобом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно повноцінну структуру груп. Безумовно, Outlook має можливість додавання і видалення категорій із загального списку.

Крім розібраних операцій додавання і видалення категорій існує ще одна – „Скидання” (Reset). Натиснення цієї кнопки відновлює первинний набір категорій.

Категорії є загальним засобом для всіх елементів Outlook. Тому слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей, але й відносно завдань, контактів, повідомлень тощо. Призначайте категорії систематично і для всіх елементів. Це дозволить створити структуровану систему інформації.

Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в нашому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування подібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але Outlook дає можливість користувачу спростити подібну процедуру: М „Дії” ® Створити зустріч, яка повторюється.

Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її перетворення з одиничної. В розкритому вікні „Зустріч” (Appointment) натисніть кнопку „Повторення” (Recurrence), після чого з’явиться діалогове вікно „Повторення зустрічі”.

Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в тому, що Outlook резервує для нього не часовий проміжок часу, а виділяє цілий день і більш. Робота з подією практично аналогічна роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для роботи з подіями прийоми: М „Дії” ® Створити події на цілий день або {Форма зустрічі} ® „Цілий день”.

Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна процедурі створення зустрічей, які повторюються. Особливим випадком у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів.

Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особистого свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися вищевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за шаблоном „Ежегодно”. Для внесення ж загальних свят слід підключити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного введення "червоних дат": М „Сервис” ® Параметры ® Настройки Параметры календаря ® Добавить праздники ® Украина (рис. 2.9.).

Ви можете вибрати свята будь-якої іншої країни. Причому у разі збігу свят, наприклад Новий рік, Outlook відображатиме їх як дві різні події.

Рис. 2.9. Діалогове вікно „Добавление праздников в календарь”

Стандартні подання „Календаря”. Перехід від одного стандартного подання до іншого: М „Вид” ® Текущее представление ® Представление. В табл. 2.4. наведені описи семи стандартних подань Календаря.

Таблиця 2.4.

Подання	Елементи, що відображаються
День/Тиждень/Місяць (Day/Week/Month)	Список всіх зустрічей, подій і зборів для дня, тижня або місяця відповідно
День/Тиждень/Місяць (з авто­переглядом) (Day/Week/Month with Auto Preview)	Те ж, що і подання День/Тиждень/Місяць, плюс відображення перших рядків тексту в елементах. „Рівнозначно” додаванню „Ділянка перегляду”
Активні зустрічі (Active Appointments)	Список всіх зустрічей і зборів зі всіма їх подроби­цями, починаючи з поточного дня
Події (Events)	Список всіх подій та їх подробиці
Щорічні події (Annual Events)	Список всіх подій, що відбуваються раз на рік, та їх подробиці
Зустрічі, які повторюються (Recurring Appointments)	Список зустрічей, що повторюються, та їх подробиці
За категоріями (By Categories)	Список всіх елементів „Календаря”, згрупованих за категоріях та їх подробиці

По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, наприклад, в поданні „По категориям” (Categories) інформація розподілена по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: піктограма, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаблон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані по типу, в даному випадку – за категоріями. На початку кожної групи відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що входять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, за допомогою якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кнопка має значок (+), а в розгорненому – (-).

Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скористатися наступною командою: М „Вид” ® Розгорнути/звернути групи ® Розгорнути все.

Сортування. Подання „За категоріями” (Categories) відображає групи елементів з однаковими категоріями. Якщо для елемента призначено більше однієї категорії, то він відображається кілька разів в різних групах.

Розбиття інформації по категоріях є лише першим ступенем її структуризації. Іноді цього цілком достатньо, але у тому випадку, коли категорія містить велику кількість елементів, необхідний додатковий етап впорядковування.

За умовчанням в більшості уявлень елементи відсортовані за часом їх початку. Outlook дозволяє сортувати за будь-яким полем елемента. Для цього необхідно просто клацнути по однойменній назві стовпця. Якщо трикутник поряд з назвою направлений вгору, то елементи впорядковані за збільшенням, якщо вниз – за убуванням.

Дата добавления: 2014-01-03