Головне побачити проблему

Дуже часто люди виконують одноманітну, рутинну роботу не намагаючись зробити спроб для автоматизації окремих операцій, що повторюються. Важливо визначити - наскільки можлива автоматизація цих процесів.

Рис.3.3. Визначення "проблеми" і шлях її усунення

Відомо, що діловодство займає досить багато робочого часу, не зважаючи на його одноманітність. Як приклад розглянемо робоче місце і роботу фахівця відділу кадрів щодо великої організації, який оформляє посвідчення на відрядження кільком десяткам людей на день.

Робоче місце цього фахівця відповідає описаному вище - робочий стіл, завалений різними паперами і комп'ютер, за яким працюють відносно рідко. Навіть якщо б його не було, то це практично ніяк би не вплинуло на роботу цього фахівця.

Після надходження наказу на відрядження (рис.3.3), робота зводилася до заповнення від руки посвідчення на відрядження, в яке вносилося:

– прізвище, ім'я, по батькові;

– посада і, можливо, найменування організації;

– місце і підприємство відрядження;

– термін відрядження;

– мета відрядження;

– дата і номер наказу;

– паспортні дані;

– номер і дата відрядження;

– дата вибуття.

Тут необхідно додати, що в деяких випадках, фахівець заповнює форму документа не від руки, а на комп'ютері, вводячи дані безпосередньо в саму форму документа. На жаль це зустрічається досить часто і, не зважаючи на використання комп'ютера, така робота вимагає ще більше часу, ніж заповнення такого документа від руки.

Рис.3.4. Бізнес-процес при ручному виконанні роботи з оформлення посвідчень на відрядження

Перед заповненням посвідчення здійснюється пошук паспортних даних відряджуваного. Після оформлення посвідчень всі ці дані потрібно внести в паперовий журнал реєстрації. Тобто, виконати ту ж саму роботу з заповнення посвідчення ще раз, але вже заповнюючи журнал. Якщо навіть хтось їздить у відрядження постійно, то час заповнення його посвідчення в подальшому не зменшується, не зважаючи на те, що відомості і вже неодноразово записувалися його:

– прізвище, ім'я, по батькові;

– посада і, можливо, найменування організації;

– паспортні дані.

Звісно, виконуючи цю роботу протягом багатьох годин день за днем людина втом­люється, робота їй не подобається. Її оплата праці лягає на собівартість продукції. У подальшому багато часу витрачається на формування звітів: хто, з якого підрозділу і куди їздив і т.д. І на кожному етапі виконання цієї роботи можливі помилки. Ймовірно така постановка цілком влаштовує керівництво і самого фахівця.

У чому може полягати підвищення ефективності праці фахівця на цьому робочому місці? Саме в тому, щоб побачити те, що, не зважаючи на наявність комп'ютера, фахівець жодним чином його не використовує. Він виконує рутинну і одноманітну роботу, не намагаючись навіть якимсь чином полегшити свою працю і додати йому елемент твор­чості. У цьому й полягає проблема, яку часто не бачить ні сам фахівець, ні його пряме начальство.

Слідуючи принципам:

§ те, що робиться більше двох разів, повинно бути автоматизоване;

§ документ повинен бути "красивим"

в Excel може бути створена маленька програма - додаток, яка допомагає виконати роботу з формування посвідчення про відрядження в 10 разів швидше і, звісно, якісно.

Перш ніж створювати додаток, необхідно вивчити бізнес-процес з формування посвідчення про відрядження як документа. Перш за все, потрібно визначити, що пер­винне - посвідчення або журнал реєстрації. З позиції діловодства вторинний журнал, тому що він заповнюється на підставі виписаного посвідчення про відрядження, яке заповнюється на підставі наказу. Але з іншого боку, якщо є запис в журналі реєстрації, значить повинно бути і саме посвідчення з ідентичними даними. Тому можна вважати, що це речі невіддільні. Виходячи з цього, ті дані, які знаходяться в журналі, повинні автоматично генеруватися (експортуватися) і в посвідчення.

Рис.3.5. Бізнес-процес при автоматизованому виконанні роботи з оформлення посвідчень для відрядження

Журнал з позиції комп'ютера. Що це? Це, перш за все база даних (або список в Excel). Якщо людина їздить у відрядження постійно, то в цій базі даних зберігається необхідна інформація про неї. Якщо ця інформація є, то вона може бути легко знайдена, і введена повторно, але вже як новий запис при наступному відрядженні. Далі залишається виправити:

§ місце і підприємство відрядження;

§ термін відрядження;

§ мету відрядження;

§ дату і номер наказу;

§ номер і дату відрядження;

§ дату вибуття

Що тут можна помітити? Що номер і дата наказу, якщо вони однакові за цей робочий день на всі відрядження, вводяться в журнал тільки один раз, якщо навіть сто співробітників їдуть у відрядження.

Переваги електронного журналу перед паперовим відомі. Перш за все, це миттєвий пошук інформації в будь-якому, зручному для Вас напрямі за допомогою, наприклад, функції фільтрації даних.

Виходячи з описаного вище, передбачається наступний алгоритм оформлення посвідчень на відрядження. Первинний журнал, а вже з нього дані повинні експортуватися у форму посвідчення на відрядження.

Отже, після отримання наказу визначається - чи є в базі даних даний співробітник. Якщо є (їздив у відрядження раніше), то тоді рядок з реквізитами цього співробітника копіюється і робиться подальша вставка її в кінець списку. Після цього вводяться необхідні виправлення.

Після заповнення рядків з усіма співробітниками, у всі ці рядки однією операцією вводиться дата і номер наказу, і дата вибуття у відрядження. Після заповнення журналу всі, вже автоматично заповнені, посвідчення на відрядження виводяться на друк.

А що ж може одержати підприємство в результаті звільнення робочого часу фахівця? Який може бути економічний ефект? Вважається легко. В результаті автоматизації процесу нововведення звільняється приблизно половина робочого дня фахівця. А це 10 робочих днів в місяць або економія половини місячної зарплати фахівця. Цьому фахівцю на робочий час, що звільнився, можна доручити виконання додаткової роботи. Якщо ж мінімізувати витрати робочого часу ще одного фахівця в цьому відділі, то звільниться робоче місце. Не забудьте і про вартість утримання фізичного робочого місця. Разом декілька тисяч доларів на рік! І це лише на одному прикладі, а їх на підприємстві можна знайти велику кількість.

Дата добавления: 2014-01-03