Особливості обліку паливно-мастильних матеріалів

Паливно-мастильні матеріали - це матеріали (пальне для двигунів, масла, мастила), призначені для транспортних засобів та сільськогосподарської техніки.

Придбання ПММ можливо за готівковим і безготівковим розрахунком.

Існують наступні варіанти заправки автомобіля на автозаправної станції (АЗС):

- заправка за готівку;

- заправка з використанням платіжних карток;

- заправка з використанням відомостей;

- заправка з використанням паливних карток;

- заправка з використанням талонів.

ПММ, а також талони на бензин, паливні картки (смарт-карти) представники бюджетної установи отримують у постачальника тільки на підставі довіреності. Документальним підтвердженням факту отримання ПММ (талонів, смарт-карти) є накладна, на підставі якої ПММ (талони, смарт-карти) прибуткують.

При заправці за готівкові кошти кількість відпущеного нафтопродукту визначається за показниками лічильника паливороздавальної колонки, а сума виручки фіксується РРО з обов'язковою видачею водієві касового чека. Касовий чек передається в бухгалтерію.

При заправці з використанням платіжних карток використовується корпоративна платіжна картка, емітована на ім'я довіреної особи клієнта - юридичної особи або підприємця. Використання картки підтверджується документально: чек банкомата, квитанцією платіжного термінала. Грошові кошти, списані з карткового рахунку юридичної особи, вважаються виданими під звіт держателю пластикової картки. Тому слід оформляти Авансовий звіт про використання готівкових коштів.

Заправка з використанням відомостей використовується в тому випадку, якщо бюджетна установа укладає договір з постачальником ПММ - АЗС. Підприємства АЗС на підставі відомостей про відпустку ПММ періодично, але не рідше одного разу на місяць, виписують зведені відомості-рахунки споживачам по марках нафтопродуктів і за цінами, встановленими протягом місяця. Звірення розрахунків проводиться щомісяця, не пізніше 5-го числа.

Заправка з використанням паливних карт. Паливна смарт-карта як засіб безготівкового розрахунку дає можливість обмежувати кількість споживаного палива за допомогою встановлення ліміту. Крім того, постачальники часто надають знижки на паливо, супутні товари та послуги, які реалізуються за допомогою паливних карток. Існують два види паливних карт: літрова і грошова. Для використання смарт-карт бюджетна установа укладає з АЗС договір, в якому визначаються вимоги до обігу, використання і зберігання смарт-карт, вид паливної картки, умови заправки і порядок розрахунків за ПММ. Згідно з договором постачальник виготовить і надасть бюджетній установі необхідну кількість смарт-карт, а також передасть у власність нафтопродукти в асортимент і кількості, визначених договором. Бюджетна установа зобов'язана сплатити вартість нафтопродуктів і вартість смарт-карт в строки, встановлені договором. Передача смарт-карт від АЗС в бюджетна установа здійснюється на підставі актів прийому-передачі. До договору додається список АЗС постачальника, на яких водії бюджетної установи можуть заправлятися шляхом пред'явлення смарт-карти. Для поповнення смарт-карти установа перераховує кошти постачальнику, виходячи з потреби в необхідній кількості ПММ для заправки автомобіля.

При використанні смарт-карт в бюджетній установі слід налагодити відповідний документальний облік, необхідно затвердити:

- правила користування паливними смарт-картами;

- список водіїв, яким будуть видаватися смарт-карти (наприклад, при наявності маршрутних листів), а також порядок їх видачі та зберігання (в бухгалтерії або у конкретних водіїв);

- Журнал обліку руху паливних смарт-карт для контролю їх використання.

При заправці за паливною карткою водієві видають два чека: чек терміналу про рух по паливної картки і чек РРО з вказівкою найменування, кількості та вартості фактично відпущених нафтопродуктів. Чеки здають в бухгалтерію. Наприкінці місяця постачальник передає бюджетній установі прибуткову накладну на відпущені нафтопродукти і детальний звіт про рух нафтопродуктів на кожній карті.

Заправка з використанням талонів. Талон - це документ, який підтверджує право покупця на отримання вже оплаченого палива на АЗС. У цьому випадку також укладається договір з постачальником ПММ. Талони передають у бюджетна установа після попередньої оплати на підставі рахунку-фактури. Слід зазначити, що в цьому випадку ПММ переходять у власність установи до фактичної заправки автомобілів, тому слід при попередній оплаті оформити акт прийому-передачі на зберігання ПММ постачальнику. Придбання ПММ та отриманні талонів необхідно відобразити в аналітичному обліку установи. Для обліку талонів призначена аналітична відомість, у якій фіксуються надходження талонів та їх видача водію під розпис.

Всі види палива в бюджетному обліку відображаються на рахунку 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали».

Оприбутковується паливо за накладною або Акту про приймання матеріалів, ф. З-1. Якщо бензин за накладною отриманий в тоннах (кілограмах), його слід перевести в літри, оскільки норми списання встановлені в літрах. Дані про щільності ПММ і його обсягом повинні бути вказані в накладній.

Формула переведення забруднюючих речовин з об'ємних одиниць в одиниці маси, а також перевідні коефіцієнти, наведені в Інструкції щодо складання податкового розрахунку збору за забруднення навколишнього середовища, затв. наказом ДПАУ від 17.03.2005 р. № 111, і має наступний вигляд:

, де

- маса пального, тонни;

- обсяг пального, літри або куб. м;

- коефіцієнт переведення пального, вираженого в об'ємних одиницях, в масові одиниці.

Видача ПММ зі складу проводиться за накладною ф. З-3 або по забірній картці ф. З-5 (при щоденному відпуску пального). При відпустці ПММ зі складу матеріально відповідальна особа зобов'язана у подорожньому (маршрутному) листі водія зазначити кількість виданого пального і підтвердити своїм підписом.

Маршрутні листи водію видаються на один день, за умови того, що водій здав маршрутний лист за попередній день.

При регулярній відпустці ПММ матеріально відповідальна особа щодня по даті відпустки складає по кожній марці ПММ Відомість обліку видачі пального.

Списання ПММ при його використанні здійснюється за фактичним пробігом автомобілю на підставі норм витрат палива на 100 км пробігу, з урахуванням базових лінійних норм, корегуючих коефіцієнтів, які враховують кліматичні, дорожні та інші умови експлуатації автомобілів. Норми витрат встановлені наказом Міністерства транспорту України від 10.02.1998 р. № 43 «Норми витрати палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті».

Облік руху ПММ ведеться в Книзі ф. З-6, З-6а або в Картці кількісно-сумарного обліку ф. З-7, З-7а.

На складі для обліку руху ПММ при зберіганні його в каністрах, ємностях ведеться Книга складського обліку З-9.

Приклад 1 (придбання смарт-карток). Бюджетна установа уклала договір з постачальником нафтопродуктів на придбання бензину А-95 з використанням смарт-карт. Отримання бензину проводиться за літровою паливною смарт-картою.

Розглянемо три варіанти:

1 варіант. Смарт-карта придбана установою у власність за ціною 30 грн., у т.ч ПДВ 5 грн.;

2 варіант. Смарт-карта передана установі у тимчасове використання із встановленням плати у розмірі 30 грн., у т.ч. ПДВ 5 грн. Термін служби смарт-карти – 6 місяців. По закінченні терміну використання паливної карти вона повернута постачальнику;

3 варіант. Смарт-карта передана установі зі сплатою заставної вартості у сумі 30 грн., у т.ч. ПДВ 5 грн. Термін служби старт-карти 6 місяців. По закінченні терміну використання паливної карти вона повернута постачальнику, а постачальник повертає залогову вартість смарт-карти.

Журнал господарських операцій показано у табл. 7.5.

Таблиця 7.5 – Журнал господарських операцій за прикладом 1

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків	Сума, грн.
Дебет	Кредит
1 варіант. Смарт-карта придбана у власність установи
	Оприбуткована паливна карта на підставі акту прийому-передачі			25,00
	на суму ПДВ	80, 81		5,00
	Одночасно вартість карти відображено на забалансовому рахунку		-	25,00
	Перераховано оплату за паливну карту		321 (323)	30,00
	Списана смарт-карта за актом на списання після закінчення терміну її використання	80, 81		25,00
	Одночасно вартість карти списано із забалансового рахунку	-		25,00
2 варіант. Смарт-карта передана у тимчасове користування за плату
	Отримана смарт-карта у тимчасове користування, сума плати за користування смарт-картою віднесена на витрати	80, 81		30,00
	Одночасно вартість карти відображено на забалансовому рахунку		-	25,00
	Перераховано оплату за паливну карту		321 (323)	30,00
	По закінченні терміну використання паливної карти вона повернута постачальнику	-		25,00
2 варіант. Смарт-карта передана у тимчасове користування зі сплатою заставної вартості
	Отримана смарт-карта у тимчасове користування, сума заставної вартості віднесена на витрати	80, 81		30,00
	Одночасно вартість карти відображено на забалансовому рахунку		-	25,00
	Внесена заставна вартість за смарт-карту		321 (323)	30,00
	По закінченні терміну використання паливної карти вона повернута постачальнику	-		25,00
	Заставна вартість смарт-карти повернута на рахунок установи (відновлюються касові витрати на сплату застави)	321 (323)		30,00
	Відновлені фактичні витрати установи на сплату заставної вартості смарт-карти		80, 81	30,00

Приклад 2 (використання грошової та паливної смарт-карти). Бюджетна установа згідно договору з постачальником нафтопродуктів перерахувала 1800 грн. для зарахування:

- на грошову паливну карту 1200 грн.;

- літрову паливну карту 100 л бензину А-95 вартістю 6 грн. за 1 л.

За умовами договору придбаний бензин знаходиться на відповідальному зберіганні у постачальника нафтопродуктів. На заправку автомобілів витрачено 200 л бензину, у т. ч 150 л придбані за смарт-картою, 50 л – по літровій смарт-карті. Бензин використано у межах норм витрат і списано за маршрутними листами.

Для рішення задачі відкриємо субрахунки:

235/1 «Бензин на складі»

235/2 «Бензин у баках автомобілів»

235/3 «Бензин на відповідальному зберіганні».

Журнал господарських операцій показано у табл. 7.6.

Таблиця 7.6 – Журнал господарських операцій за прикладом 2

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків	Сума, грн.
Дебет	Кредит
	Перерахована попередня оплата за нафтопродукти, у т.ч. для зарахування на грошову паливну карту 1200 грн.;, на літрову паливну карту 100 л бензину А-95 вартістю 6 грн. за 1 л. (600 грн.)		321 (323)	1800,00
Придбання ПММ за грошовою смарт-картою
	Відображена заправка автомобіля бензином А-95 по смарт-карті. Оприбуткований бензин на підставі маршрутних листів та чеків РРО вартістю 900 грн. (150 л*6 грн.), у т.ч. ПДВ 150 грн.	235/2		750,00
	на суму ПДВ	80, 81		150,00
	Списана вартість бензину А-95 за маршрутними листами	80, 81	235/2	750,00
Придбання ПММ по літровій смарт-карті
	Оприбуткований бензин А-95 на підставі договору про відповідальне зберігання с постачальником нафтопродуктів вартістю 600 грн. (100 л*6 грн.), у т.ч. ПДВ 100 грн.	235/3		500,00
	На суму ПДВ	80, 81		100,00
	Відображена заправка автомобіля бензином А-95 згідно маршрутним листам та чекам РРО вартістю 300 грн. (50 л *6 грн.), у т.ч. ПДВ 50 грн.	235/2	235/3	250,00
	Списана вартість бензину А-95 за маршрутними листами	80, 81	235/2	250,00

Приклад 3. Використання готівки та талонів для придбання ПММ в умовах бюджетної установи представлено у табл.

Журнал господарських операцій показано у табл. 7.7.

Таблиця 7.7 – Журнал господарських операцій за прикладом 3

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків	Сума, грн.
Дебет	Кредит
1 ПММ за готівку: придбання та списання
	Складено авансовий звіт: придбано бензин А-95 за готівку у службовому відрядженні на АЗС з видачею касового чеку на суму 90,00 грн., у т.ч. ПДВ 15,00 грн.	235/2		75,00
	Списано ПДВ на витрати	80, 81		15,00
	Отримано у касу готівку для розрахунків із підзвітною особою		321, 323	90,00
	Відшкодовано за авансовим звітом витрачену готівку			90,00
	На підставі накопичувальних зведених відомостей маршрутних листів списано бензин А-95	80, 81	235/2	75,00
2 Талони на бензин: придбання та списання
	Перераховано попередню оплату АЗС за бензин А-95		321, 323	4500,00
	Оприбутковано талони на бензин			3750,00
-	Списано ПДВ на витрати	80, 81		750,00
-	Одночасно вартість талонів відображено на забалансовому рахунку		-	3750,00
	Видано талони під звіт за прибутково-витратною накладною			375,00
	На підставі авансового звіту про використання талонів переведені талони у бензин, підтвердження – відмітка АЗС, касовий чек, відомість звіряння розрахунків з АЗС	235/2		375,00
-	Одночасно відбито на забалансовому рахунку	-		375,00
	На підставі накопичувальних зведених відомостей маршрутних листів списано бензин А-95	80, 81	235/2	375,00

Дата добавления: 2014-01-03