Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Документооборот


Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

Система управления документами обеспечивает интеграцию с приложениями, хранение данных на разных устройствах, распределенную обработку данных, поиск, индексацию электронных документов, коллективную работу с этими документами.

Движение документов – создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив – должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его управленческую иерархию.

В основе организации деятельности предприятия лежит документированность всех управленческих процессов. Начало работ по новой тематике, изготовление той или иной продукции, перемещение персонала – все начинается с подготовки документов: приказов, договоров, служебных записок, писем.

Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственных процессов в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Например, изменение должностного оклада сотрудника происходит в соответствии с приказом о его перемещении по должностной лестнице. Значит, модуль автоматизации бухгалтерии должен видеть приказ, созданный в системе управления персоналом, для расчета новой заработной платы сотруднику.

Должностное лицо занимает в структуре организации вполне определенное место, и соответственно этому месту определяются его права к тем или иным документами функциям, в частности в автоматизированной системе документооборота. Изменение его служебного положения инициируется появлением приказа о его перемещении в системе документооборота, что должно быть отражено в системе управления персоналом, а затем «отработано» системой документооборота - статус и права данного сотрудника при доступе к документам и функциям должны быть приведены в соответствие с его новой ролью.

Таким образом, для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или их частям.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

ü Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, вести хранилище документов и обрабатывать их.



ü Программой «1С: Электронная почта»можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

ü В программе «Галактика»модуль «управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т.д.) в электронной форме.

ü Система автоматизации документооборота « Документ-2000» -ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий. Возможности технологий Oracle, отсутствие ограничений на объем хранимых данных, эффективные механизмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты информации – все это обеспечивает поддержку корпоративных информационных систем масштаба предприятия.

Технический прогресс в области средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.

Прежде всего, следует отметить значительную роль ПК в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при использовании проектов компьютерной обработки экономических задач на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПК формируются платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные документы.

Использование вычислительных сетей приводит к значительному изменению и документооборота. Так, система «клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Информационные хранилища. Витрины данных. Документооборот. Системы электронного документооборота. (2ч) | Геоинформационные системы. (2ч.)

Дата добавления: 2014-01-03; Просмотров: 291; Нарушение авторских прав?


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Рекомендуемые страницы:

Читайте также:
studopedia.su - Студопедия (2013 - 2020) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление
Генерация страницы за: 0.001 сек.