Учебные вопросы. Система управления базами данных Access

Система управления базами данных access

Лекция 8

(2 часа)

1. Назначение, возможности и архитектура Access

2. Технологи работы с БД

1.Назначение, возможности и архитектура Access

Microsoft Access является 32-разрядной системой управления базами данных нового поколения работающих в ОС Windows. Access входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office различных версий наряду с текстовым процессором Word, табличным процессором Excel, редактором презентаций PowerPoint. Такая интеграция программных продуктов позволяет на на современном уровне организовать работу любого органа управления, в том числе и военного назначения.

Для работы Microsoft Access необходима следующая конфигурация ПЭВМ: класс машины Pentium (для последних версий) и не менее 8 Мбайт оперативной памяти.

Данная СУБД поддерживает реляционную модель БД и ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы БД, формы, запросы, макросы, модули. Таким образом, архитектуру СУБД Microsoft Access можно представить следующим образом.

Таблица – объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об однородных объектах определенного типа, например, о курсантах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различные данные, и записи (строки). В записи собрана вся информация о конкретном объекте, например, о курсанте). Для каждой таблицы можно определить одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Запрос – объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запросов используется язык QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или добавление данных и создания новых таблиц.

Форма – объект, предназначенный в основном для ввода, просмотра и корректировки взаимосвязанных данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Отчет – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос – объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить СУБД в ответ на определенное событие.

Макросу соответствует макрокоманда, которая реализует некоторое элементарное действие над данными в базе данных.

С помощью макрокоманд можно запрограммировать достаточно сложное приложение по обработке данных в соответствии с функциональными задачами конкретного пользователя.

Модуль – объект, содержащий программный модуль. С его помощью опытный пользователь может реализовать какие-либо специфические функции.

Разработка БД в СУБД Access заключается в разработке данных объектов. Осуществим разработку БД для учет успеваемости и анкетных данных курсантов

2. Технология разработки БД в СУБД Access

Процесс создания БД, состоящего из трех отношений в среде Access включает следующие этапы:

1 ЭТАП. Создание файла БД {Файл\создать\новая БД\ок}.

Access информацию о всех объектах БД в одном файле. Поэтому в среде Access необходимо создать файл с уникальным именем (имя БД) и расширением MDB (формируется автоматически).

2 ЭТАП. Создание таблиц базы данных {Вкл.Таблицы\вкл. Создать\Конструктор\ОК}.

При создании таблицы базы данных необходимо описать ее структуру, а затем произвести ее заполнение. Описание структуры таблицы осуществляется в режиме “Конструктор”. При этом определяются:

- имена полей таблицы (столбцы);

- тип данных;

- общие свойства поля;

- поля, входящие в состав ключа.

Имя поля. Каждое поле (столбец таблицы) должно иметь уникальное имя.

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных:

- текстовый;

- МЕМО (текст больших размеров);

- числовой (конкретные вырианты числового типа и их длины задаются в свойстве “Размер поля”);

- денежный;

- дата/время;

- счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы);

- логический;

- поле объекта OLE.

Общие свойства поля. Задаются индивидуально для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными свойствами поля являются:

- размер поля (задает максимальный размер данных;

- формат поля (задает формат отображения данного на экране или печати);

- подпись поля (задает текст, который выводится в заголовках таблиц, форм, отчетов);

- условие на значение (задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществить контроль ввода);

- сообщение об ошибке (задает текст сообщения, выводимого на экран при нарушении условия на значение).

Значение свойств может быть выбрано и помещено в соответствующее поле с помощью списка-подсказки.

В режиме конструктора также назначается первичный ключ таблицы, который помечается напротив соответствующего поля пиктограммой с ключом.

После создания таблицы ее можно просмотреть в режиме “Таблица”. Если созданная таблица удовлетворяет требованиям, ее необходимо сохранить, присвоив уникальное и информативное имя.

После создания таблицы ее можно заполнить.

Аналогично создаются и остальные таблицы БД, каждая из которых должна иметь свое имя.

3 ЭТАП. Определение связей {Сервис\Схема данных}.

Для определения связей между таблицами необходимо открыть схему данных, которая поначалу будет пустой. В схему данных необходимо добавить все созданные связанные таблицы. Таблицы должны отвечать всем требования нормализации. В соответствии с концептуальной моделью БД необходимо определить связи между таблицами с указанием типа связей (один-к-одному, один-к-многим).

Тип связей Access определяет автоматически руководствуясь следующим правилом.

Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной таблице, так и подчиненной, Access устанавливает связь один-к-одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь один-ко-многим от главной таблицы к подчиненной.

При задании связей необходимо выполнить ряд условий:

- связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных (имена полей могут быть различными);

- обе таблицы сохраняются в одной БД Access.

- главная таблица связывается с подчиненной по первичному или составному ключу (или уникальному индексу) главной таблицы.

На этом же этапе необходимо определить опции целостности данных.

После выполнения перечисленных операций фактически БД уже готова к использованию. Можно вводить данные, получать информацию, определенным образом организованную, выводить результаты на печать. Однако для удобства работы необходимо создать и другие объекты.

Дата добавления: 2014-01-03