Документооборот и совершенствование его организации

Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив называется документооборотом.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики. Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Основные этапы документооборота:

1.Составляемые первичные документы подвергаются в бухгалтерии прежде всего проверке по существу. При такой проверке выясняются соответствие указанных в них операций плановым заданиям или сметным ассигнованиям, договорам, их хозяйственная целесообразность, законность совершенных операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям и т.п. Проверка документов по форме производится с целью выяснения, соответствует ли данный документ предъявленным к нему формальным требованиям (содержит ли все установленные реквизиты, подписи лиц, ответственных за его составление, нет ли арифметических ошибок в подсчетах и вычислениях). Документы, в которых выявлены ошибки или нарушения, работник учета возвращает для исправления. О всякой обнаруженной попытке умышленного составления неверного документа следует немедленно докладывать руководству. Только всесторонне проверенный, безупречно составленный документ может служить основанием для правильного отражения в учете хозяйственных процессов.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются учетной обработке, которая состоит из таксировки, группировки и контировки.

2.Таксировка, или расценка (количество умножают на цену), первичных документов проводится в тех случаях, когда они при поступлении содержат только натуральные количественные показатели.

3.На основе группировки первичных документов по определенным
признакам составляются группировочные и накопительные сводные
ведомости. Последние позволяют делать учетную запись общими итогами.
В условиях механизации и автоматизации учета обработка первичных и
сводных документов осуществляется на вычислительных машинах. При
использовании ЭВМ, получаемые сводные документы называются
машинограммами.

4.В первичном документе приводится контировка — форма разметки корреспондирующих счетов, на которых зарегистрированная в данном документе операция должна быть учтена. Если указывается корреспонденция только двух счетов: одного дебетуемого и одного кредитуемого, такая контировка называется простой. В отличие от нее сложной называют контировку, в которой один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту, или, наоборот, когда один кредитуемый счет корреспондирует с несколькими счетами по дебету. Контировка составляется на бланке того документа, которым оформлена операция с помощью штампа или в специально отведенном месте бланка документа. Часто контировка проставляется на сводных документах (накопительных ведомостях), обобщающих однородные первичные документы (приходные ордера на поступившее материалы, требования на отпуск материалов, рабочие наряды, накладные и т.д.). Иногда для указания контировки пользуются специальными документами бухгалтерского оформления - проводками или мемориальными ордерами.

5.Посла учётной обработки документов, содержащиеся в них данные, записываются в системе бухгалтерского учёта.

6.Затем документы раскладываются в папки текущего архива по видам хозяйственных операций, где хранятся обычно не более одного года. На папках указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов, их количество.

По истечении года папки передаются в постоянный архив предприятия. В архиве документы хранятся в течение установленного срока, они необходимы для наведения различных справок, анализа и ревизий. При этом в архиве должны быть обеспечены сохранность документов и быстрота их нахождения. Перед сдачей в архив однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см. При этом необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно;

подлинники должны быть отделены от копий, годовые сметы и отчеты от квартальных и месячных;

в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа;

документы, помещенные в дело, должны быть оформлены в соответствии с требованиями государственных стандартов и др. нормативных документов.

По истечении установленного срока хранения наиболее важные документы по установленному перечню передаются в государственный архив для дальнейшего хранения, а остальные документы уничтожаются.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия (в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном МФ СССР 29.07. 83 № 105).

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предприятия, куда представляются документы.

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер. Он несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков в документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в документах.

В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.

Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

• использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

• сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 года № 35 «О первичных учетных документах» на Госкомитет РФ по статистике (сейчас Российское статистическое агентство) возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти с Госкомстатом РФ предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных документов на предприятиях. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

• третье направление совершенствования документооборота — рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтера.

Дата добавления: 2014-01-03