Вид экрана и основные действия в почтовой программе Microsoft Outlook

Основные сведения

Программа Microsoft Outlook

(назначение, структурные элементы программы, режимы работы).

Программа Microsoft Outlook является почтовым "клиентом" и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ. При работе в локальной сети она облегчает организацию информации и создание баз данных, обеспечивает совместный доступ к ней. Помогает планировать и отслеживать встречи, события, задачи.

Интеграция Microsoft Outlook с приложениями Microsoft Office позволяет создавать сообщения в любой программе Office, включая Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint.

Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer предоставляет следующие возможности:

· Переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook.

· Совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.

После запуска и входа в Microsoft Outlook окно программы может выглядеть по-разному, в зависимости от настройки.

При работе с почтой наиболее удобным представляется автоматическое открытие папки "Входящие", сюда поступает новая почта и здесь хранятся все пришедшие сообщения (рис. 1).

Рис. 1 Вид основного окна Microsoft Outlook и папки "Входящие"

В левой части экрана отображаются основные элементы программы: Календарь, Контакты, Дневник, Заметки, Корзина для удаленных документов, а также доступ к другим ярлыкам и папкам компьютера.

Доступ к папкам Microsoft Outlook обеспечивается через раскрывающийся список в заголовке окна "Входящие" или другой активной папки (рис. 2).

Названия папок говорят об их назначении.

" Исходящие ". Папка предназначена для временного хранения отправляемых писем до соединения с почтовым сервером провайдера.

" Отправленные ". Здесь по умолчанию хранятся копии отправленных сообщений.

" Удаленные ". Ненужные сообщения временно помещаются на хранение в эту папку. Рис. 2. Список папок

Для окончательного удаления сообщений из этой папки следует их выделить и нажать клавишу Delete.

" Черновики ". Эта папка используется для временного хранения недописанных писем. В ней по умолчанию сохраняется письмо при выборе в меню "Файл" пункта "Сохранить".

Работа с почтой в папке "Входящие"

Область просмотра папки "Входящие" чаще всего настраивается так, чтобы отображать основные реквизиты письма (рис. 1): адрес отправителя, тему, дату получения сообщения, особые отметки, значок прикрепленного файла.

Щелчок левой кнопкой мыши по пиктограмме заголовка столбца позволяет выполнить сортировку писем по нужному параметру сообщения. Двойной щелчок в области темы письма позволяет открыть письмо в новом окне.

Другие варианты настройки способов отображения информации в окне устанавливаются в меню "Вид" и приведены на рис.3.

Например, установка режима Автопросмотр позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его. Подменю "Текущее представление" обеспечивает фильтрацию, группировку и сортировку писем по различным критериям. Основные виды работ в Рис.4. Меню "Файл" окна Microsoft Outlook

Microsoft Outlook можно выполнять непосредственно из папки "Входящие", впрочем, как и из любой другой папки, через меню "Файл" (рис 4) или воспользовавшись пиктограммами панели инструментов (кнопки Создать, Ответить и т.д.).

На рис.4 представлен состав меню "Файл" – "Создать".

Другие возможности меню "Файл" связаны с работой с папками программы, архивацией и печатью сообщений, импортом и экспортом файлов, адресов и баз данных из других источников.

Уточнить параметры основных операций с почтой, а также вызвать их можно в меню "Действия".

Дата добавления: 2014-01-03