Коммерческие международные письма

Структура письма

1. Заголовок помещается в верхней части листа в соответствии с разработанным заранее макетом. Элементами заголовка являются: фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, абонентские номера оперативных средств связи (теле…). Если фирма является филиалом, указывается основная компания – учредитель. В некоторые заголовки включаются сведения об основном направлении деятельности компании. Во избежание перегрузки информацией часть сведений (номера телефонов) переносят в нижнюю часть листа.

2. Номер документа может быть цифровой, буквенный или смешанный, например:

reference: 101; ref: MB/ 101; ref: mb/ AP/ 101,

где: reference (ref) – ссылка; MB - инициалы автора; AP – инициалы секретаря или исполнителя; 101 – порядковый номер документа. Если письмо является ответом, в рассматриваемом реквизите указывается исходящий номер инициативного письма, например: your reference 111.

3. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой части листа.

16 July, 2010 (британский вариант); July 16, 2010 (американский вариант)

4. Специальные почтовые отметки проставляются если письмо посылается специальной курьерской почтой:

16 July, 2010 EXPRESS MAIL

5. Уведомление о конфиденциальности personal или confidential соответственно означает, что письмо может быть вскрыто только адресатом или доверенным кругом лиц. Указанная запись делается под датой или специальной почтовой отметкой, если такова включена в структуру письма. Эта же запись делается на конверте, например:

16 July, 2010 EXPRESS MAIL confidential

6. Адресат назначения указывается в той же последовательности, что и на конверте: имя, фамилия, должность адресата, наименование компании и далее полный адрес, например:

Mr. N. Zabrodsky Scientific Research Institute Of Technic Information 7, avn. Masherova, Minsk, 220004, Belarus

Если письмо направляется в крупную компанию, то после её названия указывается структурное подразделение. При отсутствии информации вместо названия иногда используют условную замену: «XYZ Company».

7. Указание на желательность ознакомления с содержание письма. Оно проставляется, когда отправитель не обладает полной информацией об адресате. Печатается под внутренним адресом. Допустимо в адресном блоке после названия компании: Attention Mr. N. Zabrodsky

8. Обращение в письме является формой приветствия адресата. Помещается под внутренним адресом Форма обращения зависит от наличия сведений о данном лице.

Dear Mr. Zabrodsky (уважаемый господин Забродский) Dear Sir (Уважаемый господин) Dear Madam (Уважаемая госпожа) Dear Sirs (Уважаемые господа) Ladies and Gentlemen (Дамы и господа)

9. Заголовок к тексту приводится в виде краткого и точного названия, например: Subject: a single-channel photodiode

10. Текст письма разбивается на блоки (в российском варианте называются абзацы), отделяемые дополнительным пробелом. В первом блоке – сущность предложения или введение в суть проблемы, во втором пути решения проблемы и возможности её развития, в заключительном предложения или итог. Возможен только последний блок при отказе от предложения.

11. Учтивое заключение в виде стандартных словесных форм, отражающих уважение к адресату, например:

Best regards Best wishes (Наилучшие пожелания) Sincerely yours (Искренне Ваш) Cordially yours (Сердечно Ваш) Respectfully yours (С уважением Ваш)

12. Подпись делается через 3…5 пробелов (интервалов) В неё входят: имя и фамилия автора, его должностное положение, структурное подразделение, например:

Best regards (Подпись /роспись 3…4 см)   D. Mason, Senior Project Engineer

13. Пометка об исполнителях приводится в виде инициалов, чтобы сохранить конкретную информацию об исполнителях. Составитель – прописными буквами, а оператор – строчными, например:

NK: nk или ММ: pd; SJR/ nr

14. Приложения указываются на дополнительные материалы письма: договор, акт и т.п. Указание делается в следующей форме:

Encl: data sheet Enclosures: (4) Enclosures: 1. Price-list 2. City map

15. Копии письма рассылаемые нескольким лицам имеют отметку «сс» (Carbon copy) и рядом приводятся лица, которым рассылаются копии, например:

Carbon copy: Mr. John J. Martin, Dr/ Tomas H/ Burgess

Когда информация о рассылке копий не желательна, то она делается только на внутреннем экземпляре документа, например: blind carbon copy (bсс).

16. Постскриптум – это дополнительная информация, не включённая в основной текст. Печатается через 2…4 интервала от предыдущего текста., например:

P.S. we will be glad to discuss your requirement in detail

При подготовке письма иностранному партнёру делается перевод на русский язык, который можно печатать на обратной стороне листа

Пример письма приведён ниже:

Текст письма на английском языке:

!	UNITED DETECTOR TECHNOLOGY A Division of ILC Technology, Ins. 12525 Chadron Ave/ Hawthorne, California 90250 [phone], Fax [phone]

Your reference: IP/YR/01/55/155 Our reference: NK / FG 02/12/144

January 21, 2005

EXPRESS MAIL

PERSONAL

Mr. N. Zabrodsky

Scientific Research Institute

Of Technic Information

7, avn. Masherova,

Minsk, 220004, Belarus

Dear Mr. Zabrodsky,

Subject: a single-channel photodiode

In reference to our conversation on January 5 2005 regarding your, requirement, for a single-channel photodiode, I regret to inform you that UDT presently does not carry a standard photodiode similar to your specifications.

Should you interested, we will be glad to discuss your requirement in detail and provide your budgetary quotations for a custom-designed photodiode.

Thank you for considering UDT. Should we be able to offer you further assistance, please do not hesitate to contact us.

Best regards

D. Mason, Senior Project Engineer

NK: nk

Enclosures: 1. Price-list

2. City map

Carbon copy: Mr. John J. Martin, Dr/ Tomas H/ Burgess

P.S. we will be glad to discuss your requirement in detail

Текст письма на русском языке:

!	UNITED DETECTOR TECHNOLOGY A Division of ILC Technology, Ins. 12525 Chadron Ave/ Hawthorne, California 90250 [phone], Fax [phone]

Ваш входящий № НК/нк 01/12/122 Наш исходящий № ВВ/вв 02/22/240

21 января 2005

Отправлено экспресс службой

Вскрыть только адресату

Н.Забродскому

Научно исследовательский институт

технической информации

пр-кт им. Машерова, 7

Минск, 220004, Беларусь

Уважаемый господин Забродский!

Относительно нашего разговора от 5 января 2005 года, касающегося Ваших требований к одноканальному фотодиоду, я с сожалением информирую Вас, что Юнайтед Детектор Технологи в настоящее время не имеет стандартного фотодиода, соответствующего Вашей спецификации.

Если Вы заинтересованы, мы будем рады детально обсудить Ваши требования и представить Вам данные о стоимости заказного фотодиода.

Благодарю Вас за интерес к Юнайтед Детектор Технологи. Если мы будем иметь возможность предложить Вам дальнейшую помощь, пожалуйста, без колебаний свяжитесь с нами.

С наилучшими пожеланиями

Дата добавления: 2014-01-03