Документация по снабжению-сбыту

Исполнения договоров каждой стороной подчиняется установленным правилам и условиям оговоренных в договоре. Любое исполнение обязательства должно быть документально оформлено, в противном случае считается, что своих обязательств одна из сторон не исполнила. Документальными подтверждениями исполнения обязательств могут быть:

· Акт сдачи – приёмки (товара, услуг и т.п.)

· Платёжное поручение, заверенное банком о произведённой оплате

· Квитанция от транспортной организации об отправке товара в адрес получателя

· Квитанция о сдаче-приёмке товара на склад

· Расписка получателя

· Товаро - транспортные накладные

· Счёт-фактура

· Спецификация

· Иные документы и свидетельства

При приёмке товара проверяется соответствие товара по количеству и качеству сопроводительным документам и условиям поставки оговоренных в договоре. Проверяется сохранность груза, опись, ярлыки, пломбы, маркировка, упаковка и т.д. При обнаружении несоответствия получатель обязан должен приостановить дальнейшую приёмку т вызвать для участия в продолжении приёмки и составлении акта представителя отправителя. Иногородний представитель вызывается в случаях, оговоренных в договоре. Составление акта о недостаче может быть и в одностороннем порядке, когда с этим согласен отправитель. Акт о вскрытии недостатков должен быть составлен не позднее 5 дней со дня обнаружения таковых и не позднее 4 месяцев со дня поступления продукции на склад покупателя.

Акт приёмки является основанием для предъявления поставщику претензии о возмещении нанесённого ущерба из-за несоблюдения договорных отношений. Неправильное оформление акта и порядка приёмки ведёт, как правило, к отказу от возмещения ущерба. Акты сдачи-приёмки работ по договору-подряду оформляются с указанием количества и качества выполненных работ.

Существует ещё один способ оформления исполнения обязательств – зачёт взаимных требований, которые представляет собой особую форму исполнения нескольких обязательств, связывающих одних и тех же лиц. Удовлетворение требований одной стороны происходит путём погашения его требования встречным требованием другой стороны, вытекающей из другого обязательства. Зачёт взаимных требований возможен при соблюдении следующих условий:

· Требования должны быть встречными

· Требования должны быть однородными

· Срок исполнения обязательства должен уже наступить

Зачёт производится на основании соглашения сторон, которое оформляется либо протоколом, либо иным двухсторонним документом, либо по требованию одной из сторон, которое оформляется заявлением или письмом. В последнем случае согласия другой стороны на зачёт не требуется, однако она может оспорить через Арбитражный суд наличие условий для проведения зачёта, а также действительность требований.

Ниже приводится форма акта приёмки.

Форма № М-7

А К Т от ________________ № _________   о приёмке материалов по качеству и количеству		УТВЕРЖДАЮ ___________________________ _____________________ __________________
			Коды
		Форма по ОКУД
Организация:		Форма по ОКПО
			Дата составления

Место составления акта: ____________________________________________________________________

Начало приёмки ________________ ч ______ мин. Окончание приёмки ________________ ч ______ мин.

Принят и осмотрен груз, прибывший с сопроводительными документами: _______________________

Удостоверение о качестве (сертификат) № _________ со станции (пристани) __________________________

по сопроводительному транспортному документу от ____________________________ № ________________

в вагонах (контейнерах) №№ ___________________________________________________________________

Отправитель (наименование, адрес № телефона): ________________________________________________

Поставщик (наименование, адрес № телефона): __________________________________________________

Получатель (наименование, адрес № телефона): __________________________________________________

Страховая компания (наименование, адрес № телефона): ________________________________________________

Дата отправки продукции со станции (пристани, порта) или со склада отправителя:______________________

Договор от __________________ № ________ о поставке продукции.

Дата и № телеграммы (телефонограммы) о вызове отправителя (заготовителя) _________________________

По сопроводительным транспортным документам значилось:

Таблица 1

Отметка об опломбировании груза	Количество мест	Вид упаковки (тары)	Наименование продукции, товара (груза) или №№ контейнеров	Ед. измерения	Масса груза,т	Особые отметки отправителя по накладной

Дата и время, ч, мин.

Таблица 2

Прибытия на станцию (пристань, порт) назначения	Выдачи груза органом владельца транспорта	Вскрытия вагона и др. транспортных средств	Доставки на склад получателя

Условия хранения продукции на складе получателя: _________________________________________

______________________________________________________________________________________

Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции: _____________________________________

______________________________________________________________________________________

Количество недостающей продукции определено (взвешиванием, счётом мест, обмером и т.п.): ____

______________________________________________________________________________________

Другие данные: ________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Таблица 3

Код вида операции	Структурное подразделение	Вид деятельности	Склад	Код поставщика	Корреспондирующий счёт	№ сопроводительного документа

Таблица 4

Материальные ценности	Единица измерения	По документам	Фактически оказалось
Наименование	номенклатурный №	код	наименование	сорт	количество	цена, руб. коп.	сумма, руб. коп.	сорт	количество	цена, руб. коп.	сумма, руб. коп.

Продолжение табл.4

Материальные ценности	Единица измерения	Порядко вый № записи по складской картотеке	Брак, бой	Недостачи	Излишки	№ паспорта
Наименование	номенклатурный №	код	наименова ние	количество	сумма, руб. коп.	количество	сумма, руб. коп.	количество	сумма, руб. коп.

Особые мнения: _______________________________________________________________________

Акт подписали:

Отправитель: ______________________

Поставщик: ______________________

Получатель: ______________________

Страховая компания: ______________________

(И.О.Фамилия)

1-й экз. – в бухгалтерию организации

2-й экз. – отдел снабжения

3-й экз. - поставщику

4-й экз. - отправителю

5-й экз. – страховой компании

Дата добавления: 2014-01-03