КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Тема 5. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности
Защита информации на предприятии Цель защиты информации — предотвращение ее утечки, овладения ее конкурентами. Мероприятия по защите информации · Установление правил отнесения информации к КТ; · Разработка и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности; · Ограничение доступа к документам, содержащим КТ; · Ведение делопроизводства, обеспечивавшего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ; · Использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации; · Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном их порядке. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно. Номенклатура дел может быть индивидуальной (конкретной), примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения (сводная номенклатура дел). Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил: o В дело подшивают только исполненные документы; o В дело подшивают подлинники документов и заверенные копии документов; o Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующих ГОСТов; o В дела не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии; o Документы разных сроков хранения группируют в отдельные дела; o В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные дела, учебная документация; o Приложения большого объема подшивают в отдельные дела, небольшие приложения подшивают вместе с документами, к которым они относятся; o Документы, касающиеся решения одного вопроса, подшивают в одно дело (например, копию письма-ответа подшивают за письмом-запросом); o В дело помещают не боле 250 листов (30-40 мм толщиной). В случае большего количества документов заводят второй том этого же дела; o Документы внутри дел располагаются в хронологическом, нумерационном, предметно-вопросном, алфавитном порядке. o Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). Определение сроков хранения документов проводятся по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000 г. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет); Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно); Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение). Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.
Дата добавления: 2014-01-03; Просмотров: 313; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |