Основные виды первичных бухгалтерских документов

Структура бухгалтерии и взаимосвязь с подразделениями организации

Руководитель организации обязан возложить ведение учёта на главного бухгалтера или иное должностное лицо и заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта. Бухгалтерская служба может выступать или в виде самостоятельного подразделения (служба), или в виде централизованной бухгалтерии (иногда на небольших предприятиях на договорных началах).

Структура бухгалтерии – расчетная группа, производственно-калькуляционная группа, общая группа, материальная группа, финансовый отдел. Бухгалтерия имеет непосредственное отношение ко всем отделам, цехам, так, планово-экономический отдел разрабатывает плановую калькуляцию по изделиям, номенклатуру – ценник, рассчитывает проценты косвенных затрат, анализирует причины допущенных отклонений от норм, а бухгалтерия рассчитывает фактическую себестоимость продукции.

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией, между этими двумя структурными подразделениями происходит основной документооборот.Налоговое и бухгалтерское законодательство предполагает, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена. Документальное подтверждение предполагает, что все принимаемые затраты организацией оформлены в соответствии с законодательством. Данное положение НК РФ кадровой службой и бухгалтерией из-за отсутствия понимания в вопросах документооборота часто трактуется по -разному. Так, корректному ведению бухгалтерского и налогового учёта в части операций по расчёту оплаты труда, различным денежным компенсациям и выплатам работникам мешают: не сформированный в соответствии с требованиями законодательства пакета кадровых документов, отсутствие локальных документов (штатное расписание, график отпусков и др. документов), отсутствие необходимых приказов по личному составу, несвоевременное предоставление документов кадровой службы.

Отличительной чертой бухгалтерского учета является отражение операций в бухгалтерских документах.

Под первичным документом понимают доказательство, что хозяйственная операция совершена или дано разрешение на ее проведение.

Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей,они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача расширений от распорядителей к исполнителям, например, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера – для выплаты из кассы наличных денег. На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных фактов хозяйственной жизнедеятельности, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, предающее ему юридическую силу.

Данные по операции могут быть зафиксированы на бумаге (документах), а могут быть записаны на дискетах.

Любой документ должен содержать определенные показатели, то есть реквизиты (наименование документа, код формы, дата составления, наименование организации, от которой составляется документ, содержание, измерители, подпись и должность).

1. распорядительные – содержат приказ на совершение хозяйственных операций, но не подтверждают факта осуществления операции (приказ о приеме на работу и т.д.);

2. оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственных операций (различные счета-фактуры, чеки);

3. документы бухгалтерского оформления – не содержат фактов, подтверждающих совершение операций, составляются бухгалтером для подготовки информации, которая в дальнейшем отражается в учетных регистрах, то есть таблицах;

4. комбинированные документы – содержат признаки распорядительных и оправдательных документов (лимитно-заборная карта).

Первичные документы составляются в момент совершения операции.

Сводные документы обобщают данные первичных документов (различные журналы-ордера).

Разовые документы оформляют одну операцию, а накопительные документы суммируют данные за определенный промежуток времени.

Движение документов от момента составления до получения и передачи в архив называется документооборотом.

В среднем документы хранятся 5-7 лет, а некоторые - 75 лет (лицевой

5.4 Внедрение кадровой и управленческой документации. Оптимизация документооборота

Кадровая документация это широкий круг документов, содержащих сведения о работниках и их трудовой деятельности. К документам по личному составу относятся следующие группы документов:

- все приказы по личному составу о приёмке, переводе, отпуске, командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении персональных данных.

- штатное расписание и табели учёта рабочего времени;

Документы по отражаемым в них видам деятельности делят на две большие группы.

Первая группа-это документы по общим и административным расходам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием.

Вторая группа- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, бухгалтерии, отделов планирования и контроля,снабжения и сбыта.

Основные организационно-правовые документы, регулирующие общие вопросы работы с персоналом организации: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностную инструкцию.

Правила внутреннего трудового распорядка -организационно- распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения работников, основные обязанности рабочих и служащих.основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания, внутриобъектный режим и организацию работы.

Положение о персонале- это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости и др. вопросы.

Штатное расписание- это документ, содержащий перечень всех должностей в организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Положение о структурном подразделении- это документ, устанавливающий статус функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Должностная инструкция- это документ, издаваемый в целях регламентации организационно- правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Таблица 5.1 - Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

Процедуры управления персоналом	Разрабатываемые документы
Документирование заключения трудового договора и приема на работу	Заявление о приеме на работу. Трудовой договор (соглашение) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Личный листок по учету кадров (анкета) Автобиография Резюме
Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров	Коллективный договор Устав (положение) об организации Правила внутреннего трудового распорядка Положение о структурном подразделении Должностная инструкция Структура и штатная численность Штатное расписание Приказ о распределении обязанностей между руководством организации
Документирование учета использования рабочего времени	График предоставления дополнительных дней отдыха Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени
Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала	Положение об оплати труда и материальном стимулировании Положение об организации оплаты труда работников Положение о премировании персонала Положение о социальных выплатах и льготах (в социальном пакете) и др.
Документирование основных процедур управления персоналом	Этический кодекс организации Положение о проведении аттестации персонала Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности Положение о работе с молодыми специалистами Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.
Документирование предоставления отпусков работникам	График отпусков Заявление о предоставлении отпуска Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы	Заявление об увольнении представление об расторжении трудового договора Протокол выборного профсоюзного органа Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работникам