Электронный офис

Текстовые редакторы

Компьютерный практикум

Рассматриваются особенности оформления электронных текстовых документов, предназначенных для получения бумажной копии, передачи заказчику в электронном виде и Web-документов. Анализируются шрифтовые возможности редакторов и методы оформления текста с помощью таблиц, вставок кадров и использования разделов, стилей и шаблонов.

План лекции

1. Электронный офис

2. Текстовые редакторы

3. Web-документы

4. Текстовые документы

5. Шрифты

6. Таблицы

7. Кадр

8. Раздел

9. Стиль

10. Шаблон

Любая организация состоит из отдельных подразде­лений (рабочих групп, секторов, отделов и т.п.). Эти офисы могут по необходимости объединяться в более крупные струк­турные единицы, сотрудники которых выполняют однотип­ные или разнообразные, но связанные между собой задачи. В свою очередь, организации объединяются в более крупные еди­ницы, которые могут поддерживать между собой тесные ин­формационные контакты. Для свободного обмена информа­цией необходимо выработать единые стандарты на выбор программного обеспечения, которые, с одной стороны, обес­печат все требования к программам каждого офиса, с другой — позволят организовать информационную связь между офиса­ми и организациями.

Для выбора такого стандарта рассмотрим, какие задачи стоят перед каждым офисом, в котором решаются финансо­вые или экономические задачи. Во-первых, это обработка входящей и исходящей инфор­мации: ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т.д. Во-вторых, сбор и анализ информации за определенный период: отчетность, сводки и т.п. В-третьих, хранение поступившей информации с целью использования ее в дальнейшем, для чего необходимо орга­низовать ее быстрый поиск по различным критериям.

Кроме того, вся работа должна быть скоординирована меж­ду пользователями. Безусловно, должны быть предус­мотрены возможности связи между офисами внутри органи­зации и между организациями внутри более крупных объеди­нений.

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, способные реализо­вать перечисленные требования. Эти пакеты получили на­звание программных пакетов для электронных офисов или офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов со­держит текстовый процессор (редактор), электронные табли­цы, средства для создания и поддержки баз данных.

Наиболее распространенным в настоящее вре­мя является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фир­ма Microsoft - разработчик системы Windows и ППП. В MS Office входят текстовый редактор (процессор) Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз дан­ных Access, а также специальные программы для организа­ции работы офисов, к которым относятся:

• Power Point — средство подготовки презентаций для прове­дения семинаров, конференций и пр.;

• Schedule — встроенный групповой планировщик;

•Exchange — программное средство, предоставляющее пользователям коллективный доступ к информации, воз­можность посылать и принимать почтовые сообщения.

Дата добавления: 2014-01-03