Информация

Информация - это особый вид знаний. Это знание, которое представляет полезность для лиц, принимающих решения.

Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость.

Руководители получают множество сведений, которые могли бы быть классифицированы как информация, не являясь таковой, так как она не имеет значения для решения определенной задачи. Также информация должна не просто соотноситься с задачами руководителя, но и:

· подходить к применяемым моделям процессов или сочетаться с ними;

· дать возможность на базе полученной информации разрабатывать свои модели.

Информация должна быть значимой. Она является таковой лишь в том случае, если может влиять на принимаемые решения. Для того чтобы быть информативными, данные должны обладать потенциалом для расширения кругозора но принимаемым решениям. Очевидно то, что изменяет видение проблемы одного руководителя, не обязательно изменит видение другого. Иными словами, информация должна быть приспособлена.

Принципиально ценность информации может быть измерена в денежном выражении, эквивалентном разнице между решениями, принимаемыми менеджером в случае наличия информации, и если данная информация недоступна. В общем, стоимость информации зависит от сложности и степени важности проблемы и ее решения. Чем важнее решение, тем больше информации необходимо, тем выше ее стоимость.

Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяпственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система (менеджмент) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения.

Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

· по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);

· по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);

· по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);

· по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

· по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);

· по степени обновляемости (постоянная, переменная);

· по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

· по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);

· по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);

· по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);

· по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие (ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

В качестве примера приведем три основных направления сбора информации о конкуренте.

Информация о рынке.

· цены, скидки, условия договоров, спецификация продукта;

· объем, история, тенденция и прогноз для конкретного продукта;

· доля на рынке и тенденции ее изменения;

· рыночная политика и планы;

· отношения с потребителями и репутация;

· численность и размещение торговых агентов;

· каналы, политика и методы сбыта;

· программа рекламы.

Информация о производстве и продукции:

· оценка качества и эффективности;

· номенклатура изделий;

· технология и оборудование;

· уровень издержек;

· производственные мощности;

· размещение и размер производственных подразделений и складов;

· способ упаковки;

· доставка;

· возможности проведения научно-исследовательских работ (НИР).

Информация об организационных особенностях и финансах:

· определение лиц, принимающих ключевые решения;

· философия лиц, принимающих ключевые решения;

· финансовые условия и перспективы;

· программы расширения и приобретений;

· главные проблемы и возможности;

· программа НИР.

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

Интересным представляется высказывание английских специалистов в области защиты информации: «Нет смысла тщательно проверять помещение перед заседанием, если кофе в помещение подается непроверенным сотрудником без соответствующего наблюдения».

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления, например: рабочее место — мастер. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

· по обработке информации — на централизованные и децентрализованные;

· степени охвата информацией — на комплексные и локальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные — предназначены для определенных функций управления.

В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк-офисная — такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт-офисная — такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.

Дата добавления: 2014-01-03