Процесс контроля. В процедуре контроля выделяются три этапа:

В процедуре контроля выделяются три этапа:

- выработка стандартов и критериев,

- сопоставление с ними реальных результатов,

- принятие необходимых корректирующих действий.

Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Задание: Приведите примеры стандартов в контроле.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. При этом важно оценить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии даётся оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и её оценке.

Хороший стандарт системы контроля предполагает наличие реалистичных допусков отклонения контролируемых параметров от норм. Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных норм не должно вызывать тревоги. Контроль должен быть экономичным. Один из способов экономически эффективного контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Согласно которому система должна срабатывать только при наличии опасных отклонений от стандартов, те действия, которые изначально имеют совершенно тривиальный характер исключаются из измерения.

Задание: Приведите примеры допустимых отклонений.

Корректирующие действия. После выяснения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать. Если отклонения в процессе не превышают допустимых, то используется принцип: ничего не предпринимать.

Устранить отклонения. При наличии отклонений превышающих допустимые следует выявить причину и устранить фактор, вызывающий отклонения.

Пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Иногда система контроля указывает на необходимость пересмотра планов.

Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей организации он должен обладать несколькими характеристиками.

Стратегическая направленность контроля. Контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими.

Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Собранная информация о результатах должна доходить до тех лиц, которые обладают правом произвести на её основании соответствующие изменения. Когда контрольный механизм не срабатывает, то чаще всего причина кроется в том, что необходимо усовершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Таким образом, чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.

В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат её выживание в будущем.

Вопросы: 1. Что значит усовершенствовать структуру прав и обязанностей?

2. Что необходимо сделать для достижения организацией своих целей?

Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно – те параметры, которые оказывают наибольшее влияние на результат.

Своевременность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учётом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Система эффективного контроля – это система, которая даёт нужную информацию руководителям до того, как разовьётся кризис.

Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьёзных изменений в системе контроля. Без достаточной степени гибкости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для которых она предназначалась.

Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль – это простейший контроль. Простейший контроль требует меньших усилий и более экономичен. Но самое важное состоит в том, что если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают её, – такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведёт к беспорядку, являющуюся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.

Экономичность контроля. Контроль не должен быть слишком дорогим. Экономичность контроля заключается в том, чтобы преимущества и доходы от контроля значительно превосходили бы затраты на его проведение.

Вопросы: 1. На каком этапе контроля возникает необходимость регулирования производственного процесса?

2. Каким образом контроль влияет на цели организации?

3. Влияет ли контроль на изменения в организационной структуре, в мотивации персонала, и, если влияет, то каким образом?

Дата добавления: 2014-01-03