Технология подготовки и принятия решений. Требования, предъявляемые к технологии

Понятие коммуникации и информации, их виды

Коммуникации (общение) – обмен информацией и смыслом информации между двумя и более людьми (рис. 10.2.).

Рис. 10.2 - Коммуникационный процесс

Информация – это совокупность сведений, сообщений, передаваемых людьми устно, письменно или при помощи технических средств.

Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, информация (сообщение), канал и получатель. Если коммуникации налажены плохо, то управление может уходить от цели, принимаемые решения оказаться ошибочными, а люди не верно понимать, что хочет от них руководитель.

Исследования показывают, что руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации по планированию, принятию решений и доведения их до исполнителя, по организации мотивации и контроля исполнения. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации еще называют связующим звеном.

Поскольку от руководителя зависит уровень работы организации, постановка и выполнение целей, качество обмена информацией при этом имеет огромное значение. Поэтому для практической реализации решений и целей необходимы эффективные коммуникации.

Коммуникационный процесс в организации начинается с обмена информацией между работниками индивидуально, на совещаниях, на собраниях, разговаривают по телефону, читают записки, отчеты, слушают внутренние радиопередачи. На эти процессы коммуникации приходится основная часть взаимоотношений и получения информации. Однако, коммуникация тогда считается завершенной, когда она отражает всеохватывающий, всепроникающий и объективный сбор информации.

Изложенные процессы коммуникации относятся к внутренней среде предприятия. Но есть внешняя среда, внешнее окружение. Взаимодействует с ними предприятие с помощью рекламы, встреч, выступлений по информационным каналам и совместным мероприятиям, старается поддерживать имидж на внешнем уровне.

В зависимости от целей управления различают виды коммуникаций:

- межуровневые коммуникации, в этом случае информация передается внутри организации от уровня к уровню в рамках нисходящих связей. Сообщается о текущих задачах, изменениях критериев, рекомендуемых процедурах;

- коммуникации по восходящей линии, когда руководителя получает информацию от подчиненных по выполнению своих приказов, поручений, заданий. Этот вид обмена идет в виде отчетов, объяснительных записок;

- горизонтальные коммуникации – это коммуникации между отделами, службами. Эти коммуникации устанавливают равноправные связи между отделами и являются важнейшими составляющими удовлетворения работников организации;

- коммуникации руководитель-подчиненный связаны с пояснением задач приоритетных, первоочередных в достижении результатов, вовлечением отделов и служб для обеспечения результатов, а также обсуждении проблем, мешающих получению нужных результатов;

- коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют повысить эффективность действия группы;

- неформальные коммуникации, т.е. каналы распространения слухов (коридоры, столовые), где собираются не формально люди. Слухи: - о сокращении (увольнении); - новые методы наказаний и поощрений; - уход и приход начальников; - интимные связи и др.;

- межличностные коммуникации – недопущение конфликтов, сглаживание конфликтных ситуаций, использование компромиссов в решении проблем;

- организационные коммуникации направлены на сдерживание достоверной информации на всех уровнях организации для совершенствования методов информации.

Правильно организованные коммуникации способствуют правильному принятию решения.

Как уже говорилось, информация – это совокупность сведений, сообщений, передаваемых людьми.

В деятельности предприятий, фирм, как внутри, так и связь их с внешней средой в повседневном их взаимодействии, передача информации является непременным и первостепенным фактором их функционирования. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

Сущность информации проявляется в предъявляемых требованиях к информации, это конкретность, четкость формулировок, своевременность поступления; удовлетворение потребностей конкретных управляющих, точность, достоверность, систематизация и непрерывность сбора и обработки сведений.

В современных условиях развития производства и управления характерно применение различных видов высоко эффективных систем информации. На первом месте – деловые коммуникации, которые предполагают обработку информации, внутренних и внешних каналов (связей) ее передачи, путем сквозного построения и совместимости (коммуникации) информационных систем.

Эффективное использование этого вида информации основывается на определенных принципах:

- создание наиболее благоприятных условий для сбора и распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих информацией;

- определение требований к содержанию информации, ее характеру в зависимости от целенаправленности;

- выбор системы хранения и использования информации;

- определение потребностей в технических средствах и их программное обеспечение;

- проведение многовариантных расчетов, используя маркетинговые исследования, планирование, контроль и обработку цифровой информации.

В современных условиях на предприятиях создаются и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие управленческий процесс, и решающие следующие задачи:

- обработка данных финансовых отчетов на высоком уровне и в производственных отделениях для повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме;

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- определение основных направлений развития технологии обработки информации;

- обработка знаний, реализация интеллектуальной деятельности;

- определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – трудная задача.

Для их упрощения создаются внутрифирменные системы информации, которые выполняют следующие функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для управления фирмой;

- определение потребностей в технических средствах для фирмы и каждого управляющего;

- централизованное планирование всех затрат для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

- определение затрат на обучение персонала для работы на технических средствах;

- обеспечение должного сбора и хранения информации;

- разработка программных средств, прикладных программ.

Для осуществления указанных функций разрабатывается технология информационной деятельности, которая предполагает:

- создание системы записей (цифровой и текстовой) с применением средств компьютерной техники;

- формирование базы данных;

- создание пакетов прикладных программ.

Система ведения записей включает:

- технологическую документацию;

- чертежи;

- инженерно-конструкторские расчеты;

- научную документацию;

- опытно-конструкторские разработки;

- данные учета финансовой документации и финансовых отчетов;

- расчеты заработной платы рабочих и служащих;

- тексты контрактов и сопроводительную документацию;

- тексты годовых отчетов и протоколов собраний.

Записи отчетов делают на основе статистических отчетов, первичной документации и информации по вопросам управления.

Информационная база данных включает фактологический материал по всем факторам, оказывающим влияние на состояние и развитие фирмы, набор статистических показателей производственной и финансовой деятельности, информацию о составе и текучести кадров и др.

В основе создания пакетов прикладных программ лежит комплексная автоматизированная система обработки информации. Система включает следующие технические средства:

- терминальные устройства;

- устройство оптического распознавания обозначений;

- фотокамера для быстрого обновления информации;

- устройство автоматизированного хранения и выдачи информации;

- дубликатор для получения микрофильмов;

- средства доведения микрофильмов и другой информации до пользователей;

- использование диктофонной техники с подключением к селекторной или телефонной сети.

Для реализации информационной системы создается специализированный аппарат управления внутрифирменной системной информации. Он включает:

- вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

- центральную службу информации;

- информационную систему в производственных подразделениях, включающих отделы по обработке и анализу информации, обработку входящей и выходящей информации, хранение и выдачу информации, вычислительной техники.

Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность повлекло развитие новых профессий, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно: программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации.

Контрольные вопросы

1. Понятие, сущность и особенности управленческих решений.

2. Процесс выработки и принятия управленческого решения, характеристика его составляющих.

3. Основные направления исследований выбора и принятия решений.

4. Виды управленческих решений, их характеристика.

5. Понятие коммуникаций и информаций, их виды.

6. Характеристика и назначение деловых коммуникаций и ее принципов в управлении предприятием.

Литература

1. Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента. / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури; М.: Дело, 1992. — 165-219, 390-424 с.

2. Вершигора, Е.Е. Менеджмент: уч. пособие / Е.Е. Вершигора –Москва: Изд-во ИНФРА-М, 1999. - 167-176, 196-198 с.

3. Основы менеджмента и маркетинга: учебное пособие / Р.С. Седегова [и др.]; под ред. Седегова Р.С. - Минск.: Выш.шк., 1995. - 150-207 с.

ТЕМА 11. ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ И ВЫБОРА
РЕШЕНИЙ. Организация контроля и исполнение
принятых решений

Вопросы:

1. Технология подготовки и принятия решений. Требования, предъявляемые к технологии.

2. Методы принятия решений, их содержание.

3. Организация и контроль выполнения решений.

Технология (или процесс) принятия решений включает целый ряд стадий и операций. Но прежде чем приступить к отработке процесса принятия решения, необходимо ответить на следующие вопросы: что делать, как делать, кому поручить работу, для кого делать, где делать, что это даст.

Вопрос о том, сколько и какие стадии должен пройти процесс принятия решений и какие указанные из вопросов взять к первоочередному исполнению и каково конкретное содержание каждого из них – вопросы спорные и неодинаково решаются менеджерами. Но общим для всех принимаемых решений, требованием, является то, что все они должны основываться на достоверной текущей и прогнозируемой информации и анализе всех факторов, влияющих на достоверность полученной информации.

Поэтому менеджер-руководитель обязан постоянно и всесторонне изучать поступающую информацию для подготовки и принятия решений с учетом сложившихся требований на предприятии (в организации).

Требования к технологии должны сводиться к следующему:

- Во-первых, формирование проблем, разработка и выработка решений должны быть сконцентрированы на том уровне иерархии управления, где для этого имеется соответствующая информация.

- Во-вторых, информация должна поступать от подразделений фирмы, находящихся на разных уровнях управления и выполняющих разные функции.

- В-третьих, выбор и принятие решений должны отражать интересы и возможности тех уровней, на которые будет возложено выполнение решений.

- В-четвертых, при принятии решений должна строго соблюдаться соподчиненность в иерархии, высокая дисциплина выполнения заданий и требований.

После изучения указанных требований, переходят к технологии принятия решения, которая сводится к следующим четырем этапам:

1. постановка задачи;

2. формирование решения;

3. выбор решения;

4. организация и контроль за исполнением решения.

Рис. 11.1 - Схема принятия решения

Постановка задачи включает выявление и описание проблемной ситуации, оценку времени определения ресурсов. Постановка задачи служит основанием для последующей выработки и принятия решений. Задачу формирует руководитель или специалист, который контролирует управление, по которому принимается решение.

Формирование решения включает:

- анализ проблемной ситуации;

- формирование целей и ограничений;

- формирование альтернативных вариантов.

При анализе проблемной ситуации определяют объективность проблемы. Анализ проблемы и ее определенность позволяют в последующем определить цели и стратегическое направление их решения, а также установить причины возникновения проблемы и связь ее с другими проблемами.

После анализа проблемы необходимо:

ü сформировать намеченную цель. Это, во-первых, в конкретной проблеме определить четко конкретные цели; во-вторых, установить, по необходимости, промежуточные цели в зависимости от ресурсов. В-третьих, глубокое изучение, поиск и анализ целей даст возможность принять многоцелевое решение, а это экономит ресурсы. В-четвертых, приобретение опыта позволяет перейти от ситуационного управления к программно-целевому, к перспективному и социально-экономическому планированию развития предприятия.

ü формирование альтернативных вариантов решений и возможности их реализации – это единый процесс. Альтернативность предусматривает варианты: во-первых, решений должно быть столько, сколько позволяет их составить время и ресурсы; во-вторых, в реальных условиях практики обычно рассматривают 2-3 варианта. В этом случае меньше трудоемкости, поиска, затрат на принятие решений.

При наборе вариантов появляется гарантия, что в их числе есть наилучший вариант. Но во всех случаях альтернативности необходимо сопоставить ожидаемый эффект от выбранного решения с затратами на его поиск.

Для определения эффективности решения возможны два подхода:

ü формальный

ü неформальный

Формальный применяется в случае, если имеется возможность количественно измерить предпочтения решений на множестве показателей достижения целей. Назначение этой операции в том, чтобы отобрать эффективные варианты решений и не пропустить неэффективные решения.

Эффективным считается тот вариант решения, который является предпочтительным и не противоречит другим целям и критериям.

Если выбор решения формальным путем не получается, то проводят неформальный анализ эффективности решений. При этом учитываются как положительные, так и отрицательные пожелания принятия решений. При принятии такого решения всегда имеется риск.

Дата добавления: 2014-01-03