Окончание ввода данных

Создание и заполнение таблиц в базе данных. Типы данных. Свойства полей

Таблица - основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории, такой как сведения о сотрудниках или заказах.

Поле таблицы определяет род сведений о предмете. Совокупность полей определяет одну запись о предмете. Каждое поле имеет определенные характеристики: длина, тип вводимых данных и др.

Записью является набор сведений о человеке, предмете или событии. Так, в одну запись могут быть объединены все сведения о товаре, сделке или поставщике.

Определение необходимых в таблице полей

При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить следующее:

1. Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

2. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения

3. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

4. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

В процессе создания таблицы для каждого поля требуется указать: Имя поля, Тип данных, Свойства поля. В колонке Описание можно указать развернутую характеристику поля, эту колонку заполнять необязательно.

Определим состав полей для нашего примера.

Товары

Код товара	Наименование	Примечание	Цена
	Тушь «Ассоль»	Водостойкая
	Тушь «Мария»	Удлиняющая

Клиенты

Код клиента

Фамилия

Имя

Отчество

Город

Улица

Дом

Кв.

Телефон

Заказы

Фамилия

Имя

Отчество

Код товара

Количество

Дата заказа

Имя поля обозначает хранящиеся в нем данные. Оно может содержать до 64 символов, включая пробелы.

Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле, - текст, числа, даты и пр.

Определение типа данных - это очень важный момент, поскольку от типа данных зависит, какие данные будут храниться в поле и сколько они будут занимать место на диске. Данные другого типа ввести в поле невозможно (например, нельзя ввести в строку денежное поле). Важно правильно определить тип данных поля до того, как начнется их ввод. Изменить типы полей можно и в таблице с данными, однако если новый и старый типы несовместимы, данные будут искажены или утеряны.

По умолчанию для каждого поля автоматически выбирается текстовый тип данных. Для изменения типа поля следует выбрать нужный тип данных из списка в столбце «Тип данных» для этого поля.

МА поддерживает восемь типов данных:

Тип данных	Использование	Размер
Текстовый	Буквы и цифры	До 255 байт (каждый символ занимает 1 байт)
МЕМО	Буквы и цифры (обычно несколько предложений или абзацев	До 64000 байтов
Числовой	Числовые значения (целые или дробные)	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/Время	Даты и время	8 байт
Денежный	Денежные значения	8 байт
Счетчик	Числовое значение, автоматически увеличиваемое при вводе каждой новой записи	4 байт
Логический	Логические значения	1 бит
Объект OLE	Картинки, диаграммы и другие объекты OLE из приложений Windows	До 1 гигабайт

Свойства поля – определяют внешнее представление данных при вводе и просмотре. Некоторые свойства полей определяются автоматически при выборе типа данных. Можно изменить или задать определенные свойства, зависящие от выбранного типа данных.

Получить более подробную информацию о каждом из свойств полей можно получить, установив курсор ввода в поле текста конкретного свойства поля и нажав клавишу F1.

Свойство поля	Назначение
Размер поля	Изменяет размер текстового поля или определяет диапазон допустимых значений для числового поля
Формат поля	Изображает даты и числа в указанном формате, например, длинном формате даты или денежном формате
Число десятичных знаков	Изображает указанное число знаков после десятичного разделителя, если используется числовой или денежный формат
Маска ввода	Изображает постоянные символы в поле, чтобы их не надо было вводить, и проверяет, что введенное значение помещается в маску
Подпись поля	Позволяет указать подпись, отличную от стандартной (имени поля), которую следует использовать в новых формах и отчетах
Значение по умолчанию	Автоматически вводит указанное значение во все новые записи
Условие на значение	Позволяет указать, каким условиям должны удовлетворять значения, которые можно вводить в данное поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, которое должно появляться на экране при попытке ввода значения, нарушающего условие, определенное для данного поля
Обязательное поле	Позволяет указать, что данное поле обязано содержать значение
Пустые строки	Разрешает хранение пустых строк в текстовых и МЕМО-полях
Индексированное поле	Ускоряет выполнение поиска в полях, в которых он часто выполняется

Перед сохранением таблицы необходимо определить ключевое поле.

Определим ключевым полем в созданной таблице поле Код товара.

Для создания ключевого поля:

1. Поставьте курсор ввода в соответствующем поле.

В нашем случае это - поле Код товара.

2. В меню Правка выберите команду Ключевое поле или щелкните по знаку «ключа» на панели инструментов.

Ключевое поле автоматически становится индексированным.

Добавление записей в таблицу

1. Откройте окно таблицы двойным щелчком по значку таблицы или одинарным по кнопке Открыть.

2.Открывается окно таблицы. В нем указаны все созданные вами поля. Чтобы ввести запись нужно заполнить все поля в соответствии с предусмотренными типами данных.

3. Введите данные в текущее поле и нажмите клавишу TAB для перехода к следующему полю.

При добавлении записей в таблицу обратите внимание на первый ее столбец (под кнопкой системного меню).

Изображение карандаша, так же как и стрелка, является маркером записи. Microsoft Access отображает карандаш слева от записи в том случае, если в запись внесены изменения, которые еще не сохранены в таблице. Для маркировки текущей записи, если она не изменена, используется стрелка. Звездочка слева от пустой записи в конце таблицы обозначает новую запись.

4. В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к следующей записи.

Сохранение промежуточных данных в таблице

Файл, Сохранить макет

Закрыть таблицу или Файл, Закрыть.

1.4. Режимы работы с объектами базы данных

С каждым объектом базы данных возможна работа в режиме Конструктора, и в основном режиме объекта.

Режим Конструктора используется для создания и изменения структуры объекта, основной режим объекта используется для обработки данных средствами, предоставляемыми объектом: например режим Форма, режим Отчёт и т.п.

Переключение между режимами: Вид, выбрать режим.

Создание базы данных с помощью мастера

Если при запуске Microsoft Access открывается окно диалога, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое окно диалога, выполните:

1. Файл, Создать.

2. В разделе DATABASE с помощью просмотра выберите нужный шаблон и дважды щелкните по значку шаблона базы данных.

3. Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. Далее следуйте инструкциям Мастера.

1.5. Модификация структуры таблицы

При проектировании базы данных трудно заранее предвидеть все задачи по ведению и обработке данных. Поэтому достаточно часто приходится изменять структуру таблицы, которая уже содержит данные.

Модификация структуры таблицы включает в себя:

· добавление и удаление полей;

· перемещение поля;

· изменение типа поля;

· изменение свойств поля;

· определение ключа;

· удаление ключа;

· создание и удаление индекса;

· изменение имени поля.

Модификация таблиц осуществляется в режиме Конструктора таблиц.

Редактирование записей

После добавления новых полей в таблицу их нужно заполнить для ранее введённых записей в режиме Таблица. При заполнении полей можно воспользоваться Буфером Обмена, если есть записи с одинаковыми значениями полей.

Модификация существующих форм

Удаление и переименование поля в таблице требует выполнения тех же действий в ранее созданных формах, в противном случае выводится сообщение об ошибке при просмотре и вводе данных с помощью формы. Для этого нужно открыть соответствующие формы в режиме Конструктора и откорректировать их.

Для переименования поля:

1. Выделите элемент управления-поле, Вид, Свойства.

2. Установите курсор в строку Данные и выберите в списке поле с новым именем.

3. Измените имя элемента управления в строке имя.

Лекция 2. Фильтрация записей в таблице. Понятие запроса.

2.1. Фильтрация записей в таблице

Простой поиск и простую сортировку можно выполнить с помощью рассмотренных команд. Однако, с помощью этих команд нельзя отобрать записи, удовлетворяющие некоторым условиям, или отсортировать их по нескольким полям. При просмотре записей в таблице или форме для этого используют фильтр.

Например, нам нужно из таблицы выбрать список о клиентов из г. Москвы, отсортировав фамилии по алфавиту.

Фильтр временно разделяет записи на два подмножества, одно из которых будет показано, а другое - нет. После выполнения команды фильтр на экран будут выведены записи, удовлетворяющие условию отбора, заданного пользователем.

Создание и применение расширенного фильтра

Чтобы создать фильтр:

1. В меню Записи выберите команду Фильтр, Расширенный фильтр.

МА откроет окно фильтра поверх текущей формы или таблицы. Верхняя часть содержит список полей таблицы, данные из которых представлены в текущей форме.

2. В окне фильтра определите условие отбора:

· Для этого мышью перенесите в строку "Поле" те поля, для которых будут заданы условия отбора или сортировки.

· В строке "Условие отбора" задайте условие отбора.

· В строке "Сортировка" опредилите порядок сортировки.

3. В меню Фильтр выберите команду Применить фильтр или нажмите на кнопку "Применить фильтр" .

В каждой таблице можно задавать единственный фильтр. Чтобы просмотреть записи, удовлетворяющие другим условиям, фильтр нужно изменить.

Изменение фильтра

Можно также и изменить фильтр.

1. В меню Записи выберите команду Фильтр, Изменить фильтр или нажмите на кнопку "Изменить фильтр" .

МА откроет окно фильтра поверх текущей формы или таблицы. Верхняя часть содержит список полей таблицы.

2. В каждом поле задайте или измените условие отбора. Можно использовать знаки >, <, <=. Для указания нескольких значений щелкните по ярлычку или в нижней части окна. Для построения более сложных выражений можно воспользоваться Построителем выражений. Его можно вызвать из контекстного меню в аждом поле командой Построить.

3. В меню Фильтр выберите команду Применить фильтр или нажмите на кнопку "Применить фильтр" .

Для рассматриваемого примера:

В поле "ФИО" с помощью мыши в первую ячейку строки «Поле», задайте сортировка По возрастанию, имя поля "Город" перенесите во второю ячейку строки «Поле», в качестве условия отбора задайте «Москва».

Выполните команду Записи, Применить фильтр, или нажмите на кнопку «Применить фильтр» на панели инструментов.

Для показа всех записей выполните Фильтр, Удалить фильтр. Для повторного показа Выполнить Записи, Применить фильтр.

Используя поиск, сортировку и фильтр не всегда можно выбрать необходимую информацию.

2.2. Запросы

Запрос – производный от таблиц объект БД, с помощью которого производится отбор информации; это механизм выборки, обновления, удаления и добавления данных, создания новых таблиц на основании данных одной таблицы или нескольких существующих таблиц.

Зачем нужны запросы?

· Отобрать поля. Необязательно включать в запрос все поля таблицы. Например, можно создать запрос, который показывает только фамилии и номера телефонов клиентов и не показывает адреса и прочие сведения.

· Отобрать записи. Пользователь может указать условия, которым должны удовлетворять записи, которые следует включить в динамический набор. Например, можно отобрать только записи со сведениями за определенный месяц.

· Сортировать записи. Пользователь может задать порядок изображения записей. Например, можно упорядочить записи о клиентах по алфавиту по фамилии клиента. Для того, чтобы отобразить отсортированные записи в форме, можно создать запрос, сортирующий эти записи, а затем использовать этот запрос в качестве источника данных для новой формы.

· Задать вопрос о данных, хранящихся в разных таблицах. Пользователь может использовать запрос для получения ответа на вопрос о содержимом нескольких таблиц, а затем представить результаты в одной таблице или форме.

· Выполнять вычисления. С помощью запросов можно создавать новые поля, содержащие результаты вычислений. Такие поля называются вычисляемыми. Например, для вычисления стоимости заказа можно создать поле, которое будет хранить произведение цены одной единицы товара на количество заказанных единиц товара.

· Использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов и других запросов.

· Изменять табличные данные.

По способу создания различают 2 типа запросов: запросы по образцу (QBE - queries by example) и структурированный язык запросов (SQL - Structured Query Language).

Запрос по образцу (QBE) – это средство отыскания необходимой информации в БД обычно путем занесения данных в таблицу. Система запроса по образцу выводит данные, имеющие отношение к вводимым. Запрос формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. Указываются критерии выборки записей в исходной таблице. С точки зрения пользователя, конструирование запроса – это просто пометка нужных элементов в окне Конструктора запросов.

SQL-запросы. С помощью структурированного языка формируются запросы любой сложности. Запрос составляется из последовательности SQL-инструкций, которые задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Работа с SQL-запросом рассчитана на специалиста-программиста. Пользователю, как правило, не приходится обращаться к языку SQL напрямую.

Однако все запросы Access строит на основе соответствующего SQL-запроса. Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Пользователь имеет возможность просматривать и изменять инструкции SQL в режиме SQL. Чтобы просмотреть его, необходимо в активном окне проектирования запроса дать команду Вид/SQL.

Предположим, что для определенного клиента (например, Орехова В.П.) необходимо составить полный список заказанных товаров. Для решения поставленной задачи нам нужна информация из Таблицы Заказы и Таблицы Товары. В первой находится информация о том, какой товар заказал клиент, во второй полная информация о товаре.

Для решения этой задачи необходимо создать запрос, объединяющий данные из различных таблиц.

Различают запросы выборки и запросы-изменения. Существует 4 типа запросов-изменений:

· Запрос на создание таблицы. Создает новую таблицу, полностью или частично копируя структуру и данные из одной или нескольких таблиц.

· Запрос на удаление записей. Удаляет записи из одной или нескольких таблиц.

· Запрос на добавление записей. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в одну или несколько других таблиц.

· Запрос на обновление записей. Изменяет данные в группе записей.

· Запросы-выборки

Создание запроса-выборки

Создание запроса - с помощью мастера и конструктором запросов

Последовательность создания запроса с помощью Конструктора:

1) В окне БД выбрать вкладку «Запросы» и щелкнуть кнопку «Создать»; при этом откроется окно диалога «Новый запрос».

2) Выбрать опцию «Конструктор» и нажать кнопку «ОК»; при этом открывается окно диалога «Добавление таблицы». В нем нужно выбрать имена таблиц-источников, на основе которых будет производиться выбор данных, и щелкнуть кнопку «Добавить.

3) Закрыть окно диалога «Добавление таблицы» кнопкой «Закрыть», окно Конструктора «Запрос на выборку» станет активным.

С помощью инструментария окна Конструктора формируем запрос:

1) выбираем таблицу-источник, из которой производится выборка записей;

2) выбираем поля результатов запроса (перетаскиванием в нижнюю часть окна Конструктора);

3) указываем критерии для выборки, группирования и упорядочения данных.

Окно Конструктора запросов состоит из 2 частей.

В верхней части окна Конструктора запроса размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц-источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк запроса, в котором каждая строка выполняет конкретную функцию:

«Поле» - указываются имена полей, которые участвуют в запросе;

«Имя таблицы» - имя таблицы, из которой выбрано это поле;

«Сортировка» - указывается тип сортировки;

«Вывод на экран» - устанавливается флажок просмотра поля на экране;

«Условие отбора» - задаются критерии поиска.

Последовательность заполнения бланка запроса:

1) поместить имена полей из источника (верхняя часть окна) в Бланк запроса. Это можно сделать двумя способами а) перетащить мышью и б) щелкнуть мышью по раскрывающемуся списку «Поле», выбрать таблицу и поле из раскрывающегося списка;

2) задать способ сортировки. Курсор мыши перевести в строку «Сортировка», в соответствующем имени поля появится кнопка раскрывающегося списка, щелкнуть по ней и выбрать способ сортировки;

3) в строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле (для отмены вывода на экран следует снять флажок);

4) в строке «Условие отбора» и размещенного ниже «ИЛИ» ввести критерии поиска (об этом ниже);

5) после завершения формирования запроса закрыть окно «запрос на выборку», сохранив его под определенным именем.

Можно просмотреть результат выполнения запроса, не закрывая окно Конструктора и не сохраняя запрос. Для этого выполнить Вид/Режим таблицы (или кнопка на панели инструментов Конструктор запросов)

Связывание таблиц

Если в запрос включено несколько таблиц, как в нашем случае, МА должен знать, как именно следует объединить данные из этих таблиц.

Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры БД и осуществляются по полям, значения которых соответствуют друг другу.

Если в таблицах имеются поля с одинаковыми названиями и типами и в одной из таблиц такое поле является ключевым, в запросе автоматически определяется связь, на основе которой будет произведено объединение данных.

Связь между таблицами можно установить и вручную.

Для этого:

Выделите поле в одной таблице и перенесите его к полю в другой таблицы, с которым его следует объединить.

Чтобы удалить объединение таблиц необходимо выделить соответствующую линию объединения и нажать клавишу Del.

Теперь, когда определены таблицы, участвующие в запросе и установлена связь, следует указать, какие поля необходимо включить в выборку.

Чтобы включить поле в запрос, поместите указатель на имя поля списка полей нужной таблицы, нажмите кнопку мыши, и не отпуская ее, перенесите поле в ячейку строки «Поле». Для включения всех полей таблицы в запрос следует перенести знак «*», находящийся в начале списка полей.

Чтобы произвести выборку записей, согласно каким-то условиям определите их в строке "Условие отбора".

В нашем случае из таблицы Товары следует выбрать поля Тип, Название, Цена, а из таблицы Заказы поля Количество, Цена и ФИО.

Запрос будет выглядеть следующим образом:

Поле:	Тип	Название	Количество	Цена	ФИО
Сортировка:
Вывод на экран	+	+	+	+
Условие отбора					Орехов Виктор Павлович
или

Для просмотра результата выполнения запроса выполните в меню Вид команду Таблица.

В процессе выполнения запроса МА соберёт данные в динамический набор.

Динамический набор выглядит и ведёт себя как, как таблица, однако таблицей не является; это динамическое представление данных из одной или нескольких таблиц, отобранных и отсортированных, как указано в запросе. Пользователь может вводить и изменять данные в полях динамического набора. Внесённые изменения заносятся в соответствующие базовые таблицы. Динамический набор создаётся при выполнении запроса заново из текущего содержимого базы данных.

4.3. Создание вычисляемых полей

Предположим, что мы хотим вычислить затраты на покупку товара каждого наименования для клиента Орехова.

МА позволяет не только включать в запрос поля из базовых таблиц и запросов, но и создавать вычисляемые поля с помощью выражений.

Чтобы создать вычисляемое поле и присвоить ему имя:

1. В пустую ячейку в строке «Поле» введите выражение, которое должно содержать операнды и операторы. Если в качестве операндов используются имена полей, заключённые в квадратные После нажатия клавиши ENTER или перемещения курсора ввода вычисляемому полю будет присвоено стандартное имя «Выражение1:» (обратите внимание на двоеточие).

2. Для переименования поля следует заменить «Выражение1:» более осмысленным именем, например, «Полная стоимость».

Откорректируем запрос следующим образом:

Поле:	Тип	Название	Количество	Цена	[Цена]*[Количество]	ФИО
Сортировка:
Вывод на экран	+	+	+	+
Условие отбора						Орехов Виктор Павлович
или

Вычисление итоговых значений

Предположим, что мы хотим выяснить сколько единиц каждого товара заказано.

Для выполнения вычислений над группами записей следует использовать итоговые (или групповые) запросы.

Чтобы выполнить вычисления над всеми записями таблицы:

1. Создайте запрос и перенесите поля, в которых следует выполнить вычисления. (при создании итогового запроса нельзя использовать звездочку (*) для переноса полей).

2. Выберите «Групповые операции» в меню «Вид» (или нажмите кнопку «Групповые операции» на панели инструментов.

3. В ячейках «Групповые операции», соответствующих каждому полю, выберите тип вычислений.

4. Для вывода на экран полученного набора записей нажмите кнопку «Режим таблицы» на панели инструментов.

Функции, которые можно использовать в МА для вычислений групповых запросов. (наиболее часто встречающиеся).

Тип вычислений	Назначение
Sum	Сумма значений в поле
Avg	Среднее значение в поле
Min	Наименьшее значение в поле
Max	Наибольшее значение в поле
Count	Число значений в поле (пустые значения не учитываются)

Запрос будет выглядеть так:

Таблицы Заказы, Товары, связь - поле Код товара.

Поле:	Тип	Название	Характеристика	Количество
Групповая операция	Группировка	Группировка	Группировка	Sum
Сортировка:
Вывод на экран	+	+	+	+
Условие отбора
или

Построитель выражений. Используется при создании вычисляемых полей или при задании сложного критерия отбора.

Окно «Построитель выражения» вызывается одним из следующих способов:

· Нажать кнопку «Построить» на панели инструментов.

· В открытом окне Конструктора (форм, запросов, отчетов, фильтра) щелкнуть правой кнопкой мыши строку «Условие отбора» и выбрать команду «Построить».

· В строке свойств «Данные» нажать кнопку «Построитель».

Окно «Построитель выражений» включает в себя 3 области:

· В верхней части окна построителя расположено поле выражения. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.

· В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа.

· В нижней части окна построителя находятся три поля:

1) В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.

2) В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.

3) В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

Примечания

· Чтобы новые имена полей появились в построителе выражений, следует предварительно сохранить таблицу или запрос, содержащие такие поля.

· Если функция или объект не выводятся в нижней части построителя выражений, то это значит, что их использование недопустимо в позиции, из которой был вызван построитель. Например, нельзя ссылаться на другое поле или элемент управления в условии на значение для поля в режиме конструктора таблицы, таким образом папки Таблицы, Запросы, Формы и Отчеты не доступны при запуске построителя выражений из ячейки для свойства поля Условие на значение (ValidationRule) в режиме конструктора таблицы.

· При вставке идентификатора в выражение построитель вставляет только те его части, которые требуются в текущем контексте. Например, при запуске построителя выражений из окна свойств формы «Клиенты» и вставке идентификатора для свойства Вывод на экран (Visible) будет вставлено только имя свойства: Visible. При использовании данного выражения вне контекста формы необходимо включать полный идентификатор: Forms![Клиенты].Visible.

· Поиск нужных элементов начинается с левой области. Списки объектов в левой, средней и правой областях имеют иерархическое подчинение.

Последовательность вставки элемента выражения в верхнее поле ввода:

1) в левой области выбрать необходимую папку и открыть ее для выбора нужного объекта (элемента);

2) выбрать объект из той папки, где он находится;

3) последовательно в средней и правой областях выбрать нужный элемент и перенести его в поле ввода выражения (верхняя часть окна) кнопкой «Вставить» или дважды щелкнуть элемент мышью;

4) в зоне кнопки операторов выбрать нужный оператор и щелкнуть мышью для переноса его в создаваемое выражение;

5) после формирования нужного выражения нажать кнопку «ОК».

Примечание. Если вычисляемое поле создается вручную (без построителя выражений), то имена полей следует заключать в квадратные скобки.

После закрытия построителя выражений или набора выражения вручную вычисляемому полю будет присвоено стандартное имя «Выражение1:». Желательно изменить это имя на более осмысленное. Для этого поставить курсор ввода в бланке запросов к имени «Выражение1:» и написать новое имя поля.

1.4. Запросы-изменения

Запросы на обновление записей предназначены для обновления данных в существующих таблицах.

Если планируется выполнить большое количество однотипных изменений, можно сэкономить время, используя запрос-изменение. При выполнении запроса-изменения все необходимые изменения вносятся в таблицу за одну операцию.

Для того чтобы пользователь случайно не выполнил запрос-изменение, каждому из четырех типов запросов-изменений в окне базы данных соответствует особый значок с восклицательным знаком.

Совет. Если БД содержит важные данные, то перед выполнением запроса-изменения рекомендуется создать ее резервную копию.

Задача

Поднять на 7% цены на определенный товар (например, крем).

Чтобы создать запрос на обновление записей:

1. Создайте запрос и включите в него таблицы и запросы, содержащие записи, подлежащие обновлению, и поля для размещения условий отбора.

2. Выберите Обновление в меню Запрос (или нажмите на соответствующую кнопку на панели инструментов).

Заголовок окна запроса изменится на "Запрос-обновление".

3. Перенесите поля, которые следует обновить или использовать для размещения условий отбора. Если требуется, определите условия отбора.

4. В ячейки "Обновление", соответствующие полям, которые следует обновить, введите новые выражения или значения для этих полей.

5. Просмотреть результат выполнения запроса на обновление записей перед его фактическим выполнением. Для этого переключится в режим Таблицы командой Вид, Режим таблицы. Однако при предварительном просмотре в таблице будут показаны только обновляемые поля, причем текущие (а не новые) значения этих полей.

6. Выберите Запуск в меню Запрос (или нажмите на кнопку "Запуск" на панели инструментов).

На экране появится сообщение о числе обновленных записей.

7. Для завершения выполнения запроса и обновления записей нажмите кнопку ОК.

Просмотр результатов выполнения запроса: выполните Вид, Режим таблицы.

Для нашей задачи:

Создать запрос, включив в него таблицу Товары. Перенести поля Цена и Тип. Выполнить Запрос, Обновление.

Поле:	Цена	Тип
Обновление:	[Цена]*1,07
Условие отбора:		Крем

Создание новых таблиц

Запрос на создание таблиц создает новую таблицу и помещает в нее записи, указанные пользователем.

Запрос на создание таблицы можно использовать для:

· создание резервной копии таблицы;

· создание таблицы, предназначенной для хранения старых записей.

Задача

Создать таблицу, предназначенную для хранения отправленных заказов за первую декаду марта.

Чтобы создать запрос на создание таблицы:

1. Создайте запрос и выберите таблицы и запросы, содержащие поля, которые следует включить в новую таблицу. На экране появится окно Запрос-Выборка.

2. Выберите в меню Запрос команду Создание таблицы.

3. В окне диалога Свойства запроса укажите следующие сведения:

· введите имя новой таблицы или, если новая таблица должна заменить таблицу, существующую в текущей БД МА, нажмите кнопку раскрытия списка и выберите имя таблицы из списка.

· укажите, в какой БД должна быть создана новая таблица: в текущей или другой БД. В последнем случае укажите имя файла, который содержит нужную БД МА.

4. Нажмите кнопку ОК. Заголовок окна запроса изменится на "Запрос-создание таблицы".

5. Добавьте поля, которые следует включить в новую таблицу и определите условия отбора.

6. В меню Запрос выберите команду Запуск. Нажмите ОК.

Для нашей задачи:

Создаем запрос, включаем таблицу Заказы. Для переноса всех полей, перетаскиваем знак *, переносим поле Дата заказа для задания условия.

Поле:	Заказы.*	Дата заказа
Сортировка:
Условие отбора:		Between 01.03.97 AND 10.03.97

Выполняем Создание таблицы в меню Запросы. Новую таблицу называем "Отправленные заказы".

Удаление записей

Для удаления нескольких записей, удовлетворяющих определенным условиям, эффективнее использовать запрос на удаление записей, чем удалять все записи по очереди. Запрос на удаление записей всегда удаляет целые записи; с его помощью нельзя удалять только отдельные поля записей.

Задача

Удалить из таблицы Заказы информацию об отправленных товарах.

Чтобы создать запрос на удаление записей:

1. Создайте запрос и включите в него таблицу, из которой следует удалить записи.

2. Выберите в меню Запрос команду Удаление.

Заголовок окна запроса изменится на "Запрос-удаление".

3. Перенесите знак * из списка полей таблицы, из которой следует удалить записи. В ячейке "Удаление" под этим полем появится надпись "Из".

4. Перенесите поля для размещения условий отбора.

5. Если требуется, определите условие отбора.

6. В меню Запрос выберите команду Запуск.

Добавление записей

Запрос на добавление записей - это запрос-изменение, предназначенный для добавления записей из одной таблицы МА в другую существующую таблицу, находящуюся в той же или другой БД. Запросы на добавление можно использовать даже в том случае, если наборы полей в исходной таблице и таблице-адресате совпадают не полностью.

Задача

Фирма "Весна" приобрела филиал фирмы "HERB", находящийся в Нижнем Новгороде. Филиал выпускает товары другого наименования. Для удобства работы нужно добавить эту информацию к информации о товарах фирмы "Весна".

Чтобы создать запрос на добавление записей:

1. Создайте запрос и выберите таблицы и запросы, содержащие записи, которые следует добавить в другую таблицу.

2. Выберите Добавление в меню Запрос (или нажмите на соответствующую кнопку на панели инструментов).

3. В окне диалога Свойства запроса укажите следующие сведения:

введите имя таблицы, в которую следует добавить записи.

укажите, в какой БД находится таблица, в которую следует добавить записи: в текущей или другой БД. В последнем случае следует дополнительно указать имя файла, который содержит нужную БД МА (а если требуется, то и путь).

4. Нажмите кнопку ОК. Заголовок окна запроса изменится на "Запрос-добавление".

5. Перенесите все поля, которые следует добавить и если нужно, задайте условия отбора.

6. Выберите Запуск в меню Запрос.

7. Для завершения выполнения запроса и добавления записей нажмите ОК.

Объединение таблиц

При разработке проекта может получиться БД, содержащая множество небольших таблиц. Причем, для работы используются как правило несколько таблиц одновременно и очень редко таблицы используются по отдельности. Такие таблицы нужно объединить и сохранить результат в новой таблице.

1. Создайте запрос и выберите таблицы и запросы, содержащие записи, которые следует добавить в другую таблицу, установите связи между таблицами. Если нужно задайте условия отбора.

2. Выберите Создание таблицы в меню Запрос.

3. В окне диалога «Создание таблицы» укажите следующие сведения:

· - введите имя новой таблицы;

· - укажите, в какой БД находится таблица.

4. Нажмите кнопку ОК. Заголовок окна запроса изменится на "Запрос-создание таблицы".

5. Проверьте результат выполнения запроса, выполнив Вид, Режим таблицы.

6. Для выполнения запроса Выберите Запуск в меню Запрос.

7. Для завершения выполнения запроса и добавления записей нажмите ОК.

Лекция 3. Создание форм и отчетов в MS Access

3.1. Создание формы для ввода данных

Формы Microsoft Access предназначены для ввода, изменения, просмотра и печати данных. Одна и таже таблица может иметь несколько форм.

Использование форм существенно упрощает ввод данных. Пользователь может создать форму с помощью или без помощи мастера по разработке форм.

Чтобы создать форму без помощи мастера:

1. Находясь в окне базы данных, выберите корешок Форма.

2. Нажмите кнопку Создать или выберите в меню Файл команду Новый объект, а затем выберите Форма.

На экране появится диалоговое окно Новая форма.

3. Выберите способ создания формы - Конструктор. В нижней строке-списке выберите таблицу, содержащую данные, которые следует представить в форме.

4. Нажмите кнопку пустая форма.

На экране появится окно Конструктора форм.

Окно формы в режиме Конструктора

Окно формы в режиме конструктора содержит макет формы в его текущем состоянии и средства, предназначенные для изменения этого макета: панель инструментов, панель элементов, линейки, строку состояния и т.д.

· кнопки панели инструментов обеспечивают быстрый доступ к средствам конструктора;

· кнопки панели элементов предназначены для создания элементов управления (полей и подписей);

· линейки помогают размещать элементы управления и изменять их размеры.

Предположим, что мы хотим создать следующую форму для ввода данных:

Форма может содержать:

· Заголовок формы. Может содержать заголовок формы, инструкции по её использованию. В режиме формы отображается вверху экрана. При печати формы заголовок формы печатается вверху каждой страницы.

· Верхний колонтитул. Может содержать заголовок формы, заголовки столбцов, любые другие сведения, которые должны изображаться вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется только при печати форма.

· Область данных. Содержит записи.

· Нижний колонтитул. Может содержать дату, номер страницы, которые отображаются внизу каждой страницы. Используется только при печати форм.

· Область примечаний. Может содержать инструкции по использованию формы. В режиме формы область примечаний выводится внизу экрана.

Создание заголовка

В меню Вид выберите команду Заголовок/примечание формы. В окне Форма появятся новые разделы, возможные в форме, в которые можно ввести подписи и вставить рисунки. Для вставки объектов из файлов нужно воспользоваться командой Вставка.

Вставка новых объектов выполняется через Буфер обмена или командой Вставка, Объект.

Вставка специальных элементов формы и подписей выполняется кнопками Панели элементов.

Создание подписей

Для изображения в форме произвольного текста (например, заголовка или кратких инструкций) следует использовать элемент управления Надпись.

Подписи не предназначены для изображения значений из полей таблиц или результатов вычисления выражений; они всегда являются несвязанными. Они являются постоянными, т.е. не меняются при перемещении по записям формы.

Чтобы создать подпись:

1. Нажмите кнопку "Надпись" на панели элементов.

2. Поставьте курсор мыши в то место формы, куда следует поместить Надпись, и введите текст. Размер подписи будет меняться по мере ввода текста.

Создание элемента управления - поле

Элемент управления поле используется для отображения содержимого соответствующего поля из таблицы, для которой создаётся данная форма.

Элемент управления, источником которого является поле таблица называется связанным.

Для создания элемента управления, связанного с полем:

1. В меню Вид выберите команду Список полей.

Откроется окно, содержащее список полей базовой таблицы.

2. Перенесите с помощью мыши поле из списка полей в макет формы.

По умолчанию при переносе поля из списка полей создаётся элемент управления - поле и связанная с ним подпись.

Выделение элементов формы выполняется щелчком мыши по элементу.

Изменение положения и размеров элементов управления

· Чтобы перенести элементом управления и связанную с ним подпись поставьте указатель на рамку вокруг выделенного элемента. Вид указателя изменится на открытую ладонь. Используя мышь переместите элемент управления на новое место.

· Чтобы перенести связанную подпись и элемент управления по отдельности, поставьте указатель на маркер перемещения соответствующего элемента, расположенного в верхнем левом углу. Вид указателя изменится на руку, указывающую вверх. Используя мышь переместите элемент на новое место.

· Чтобы изменить размер любого из элементов, поставьте указатель мыши на маркер изменения размера и перемещайте его мышью до тех пор, пока не установите нужный размер.

Выравнивание элементов управления

Для выравнивания элементов управления и связанных с ними подписей в макете формы можно использовать линейки, сетку и команду Привязать к сетке в меню Формат.

Для выравнивания элементов:

1. Выделите элементы управления (если их несколько используйте клавишу SHIFT).

2. В меню Формат выберите команду Выровнять.

3. В появившемся списке выберите нужную опцию.

Приведите Вашу форму к виду, указанному в образце.

Использование специальных эффектов

При разработке форм МА можно использовать различные цвета, шрифты, рельефное обрамление.

Чтобы выбрать цвет для фона, текста или границы:

1. Выделите элементы управления, цвет которых следует изменить.

2. В меню Вид выберите команду Свойства.

3. Выберите нужные цвета для фона, текста и границы, толщину границы элемента тип линии границы.

Оформление текста

МА позволяет изменять шрифтовое оформление текста. Пользователь может изменить шрифт, размер и начертание текста. Для этого используется панель инструментов Конструктора форм.

Сохранение формы

Для этого:

1. В меню Файл выберите команду Сохранить.

2. Если сохраняется новая форма, введите её имя, а затем нажмите кнопку ОК.

Используя форму введите оставшиеся данные.

Ввод записей

Чтобы добавить записи нужно переключится в режим Форма.

В меню Запись выберите команду Форма.

Переход к следующему полю и к следующей записи - клавиша ТАВ.

Просмотрите ранее введенные записи и введите новые.

3.2. Создание отчётов

МА предлагает пользователю три способа представления информации, хранящейся в базе данных: запрос, форму и отчёт. В каждом конкретном случае следует использовать способ, который лучше решает поставленную задачу:

· Для получения полного списка товаров, выпускаемых фирмой, следует использовать отчёт.

· Для последовательного просмотра сведений о каждом выпускаемом товаре по одному товару за раз следует использовать форму.

· Для обработки и печати сведений о продажах лучше использовать отчёт.

Отчёт - это объект МА, который позволяет пользователю организовывать отформатировать информацию в соответствии с его указаниями.

С помощью МА можно создавать отчёты, которые группируют данные:

· Выполняют различные групповые вычисления.

· Содержат подчинённые формы, подчинённые отчёты и диаграммы.

· Представляют данные в привлекательном виде с использованием рисунков, линий и специальных шрифтов.

В начале разработки отчёта необходимо связать отчёт с таблицей (или запросом), которая будет источником данных для него. Если все данные находятся в одной таблице, в качестве источника данных следует выбрать эту таблицу. Если данные содержаться в нескольких таблицах, следует создать запрос, отбирающий нужные данные, и использовать этот запрос в качестве источника данных для отчёта.

Задача

Предположим, что нам надо отправить товар, который заказали клиенты Нам необходимо создать наклейку для бандероли, содержащую адрес клиента.

Разработка и печать наклеек

Отчёт, предназначенный для печати почтовых наклеек, является почти стандартной частью любого приложения для баз данных.

Для создания наклейки:

1. В окне БД выберите "Отчёты" и нажмите на кнопку "Создать".

В начале разработки отчёта необходимо связать отчёт с таблицей (или запросом), которая будет источником данных для него. Если все данные находятся в одной таблице, в качестве источника данных следует выбрать эту таблицу. Если данные содержаться в нескольких таблицах, следует создать запрос, отбирающий нужные данные, и использовать этот запрос в качестве источника данных для отчёта.

2. В диалоговом окне "Новый отчёт" в нижней строке выберите нужный объект: таблицу или запрос.

В нашем случае - "Клиенты".

3. В верхнем окне выберите пункт "Почтовые наклейки".

Начинает работать "Мастер создания наклеек".

В рамке "Единицы измерения" задайте Метрические. Удалите метку параметра "Наклейки других размеров" и выберите в списке выберите размер L7165 и количество наклеек по горизонтали. Для ввода своих размеров: Установите метку параметра «Наклейки других размеров» и щелкните по кнопке Настройка;

4. Далее: Выберите размер и тип шрифта;

5. Далее: выбирая поля из списка и набирая необходимый текст, определите содержимое почтовой наклейки.

В нашем случае наклейка должна выглядеть так:

Чтобы поместить простой текст: наберите текст в левой части окна.

Чтобы поместить в строку поле выберите его из списка и нажмите кнопку .

6. Нажмите на кнопку Далее и выберите поля для Сортировки - Город, ФИО.

7. Нажмите на кнопку Далее и выберите предполагаемые действия.>

8. Нажмите на кнопку Готово.

Создание автоотчёта

Это стандартный отчёт, в котором данные располагаются в один столбец или по горизонтали (ленточный) и содержит все поля из базовой таблицы или базового запроса.

Задача

Распечатайте в виде простого отчёта информацию о клиентах фирмы "Весна"

Для создания простого отчёта с помощью мастера:

1. В окне БД выберите корешок "Отчёты" и нажмите на кнопку "Создать".

2. В диалоговом окне "Новый отчёт" в нижней строке "Выбор таблицы/запроса" выберите нужный объект.

В нашем случае - "Клиенты".

В верхнем окне выберите Автоотчёт: ленточный или в один столбец.

3. Нажмите на кнопку ОК.

На экране появится отчёт.

Задача

Распечатайте список клиентов, сгруппировав данные по городам

Группировка данных и вычисление итогов

С помощью Мастера отчётов можно создать отчёт, распределяющий данные по группам и представляющий их в табличном формате. Используя этот тип отчёта можно подвести итоговые величины для каждой группы и для всех групп по числовым полям.

Для решения нашей задачи:

1. Свяжите отчёт с таблицей Клиенты.

2. Для создания отчета выберите Мастера отчётов.

3. Выберите необходимые для отчёта поля: ФИО, Город, Адрес, Телефон. Нажмите на кнопку Далее.

4. Выберите поля для группировки - Город и нажмите на кнопку Далее.

5. Выберите поле для сортировки - ФИО.

6. Щелкните по кнопке ИТОГИ, укажите функцию для подведения итогов(слева) и тип данных(справа) последовательно нажмите на кнопки ОК и Далее.

7. Следуя дальнейшим инструкциям завершите оформление отчёта.

Создание отчёта без помощи мастера

1. В окне БД выберите корешок "Отчёты" и нажмите на кнопку "Создать".

2. В диалоговом окне "Новый отчёт" в нижней строке выберите нужный объект - в нашем случае - запрос "Сумма заказа для каждого клиента", в верхнем окне выберите Конструктор. На экране появится окно конструктора отчётов.

3. Создайте необходимые элементы управления по аналогии с формой БД.

Список используемой литературы:

1. Электронное учебное пособие «Информатика. Часть 2. Табличный процессор MS Excel и СУБД MS Access». А.М. Сидоренко, И.Н. Редько, И.Н. Цветкова.

Дата добавления: 2014-01-03