Лекция 3. Вставка объектов. Линейка и табуляция

Выполнение вычислений в таблице

Сортировка данных в таблице

Форматирование таблицы

Создание таблицы

Word дает возможность создавать таблицы двумя путями: можно воспользоваться командой Добавить таблицу из меню Таблица (или кнопкой Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная, чтобы указать требуемое число строк и столбцов в таблице, и тогда Word автоматически создаст пустую таблицу. С другой стороны, можно воспользоваться кнопкой Нарисовать таблицу на панели инструментов Таблицы и границы, чтобы нарисовать таблицу мышью. Этот способ является наиболее гибким, поэтому обсудим его более подробно. Независимо от того, каким образом осуществляется вставка таблицы, можно в любой момент без труда настроить число ее строк и столбцов.

Чтобы создать таблицу, нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Разметка страницы из меню Вид.

2. Щелкнуть на кнопке Таблицы и границы на панели инструментов Стандартная. Word отобразит панель инструментов Таблицы и границы (см. рис. 2.1).

Рис. 2.1. Панель инструментов Таблицы и границы

3. Щелкнуть на кнопке Нарисовать таблицу, если она еще не выбрана, а затем воспользуйтесь списками Тип линии, Толщина линии и Цвет границ для выбора типа линии, который будет использован в качестве внешнего обрамления таблицы.

4. Начиная с верхнего левого угла того места, где требуется расположить таблицу, перетащить мышь вниз по диагонали вправо, отпустив кнопку мыши лишь тогда, когда контур таблицы приблизится к нужному размеру.

5. Выделить, если требуется, другой тип линии и нарисовать линии разграничения строк и столбцов. Таким образом нарисовать таблицу любой степени сложности.

Форматирование таблицы включает в себя: изменение типа, стиля, размера шрифта текста в ячейке таблицы, изменение ширины столбцов и высоты строк, вставка и удаление отдельных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов), выравнивание содержимого ячейки, изменение элементов оформления таблицы (обрамление и заполнение), сортировка данных таблицы и пр.

Для форматирования содержимого ячеек используются обычные приемы форматирования текста. Кроме того, существует возможность изменить направление текста в таблице с помощью команды меню Формат/Направление текста, а выровнять текст внутри ячейки можно не только по горизонтали, но и по вертикали. Для этого используются соответствующие кнопки на панелях инструментов Форматирование и Таблицы и границы.

По умолчанию таблицы выравниваются вдоль левого поля страницы. Если требуется изменить выравнивание таблицы, нужно воспользоваться командой меню Таблица/Высота и ширина ячейки.

Копирование, перемещение и удаление фрагментов таблицы производится так же, как и редактирование фрагментов обычного текста, при помощи меню Правка, соответствующих кнопок на панели инструментов Стандартная, мыши. Для форматирования содержимого ячеек может быть использовано контекстное меню, вызываемое при нажатии на правую кнопку мыши.

Для вставки новой строки посередине таблицы нужно выделить строку, расположенную ниже того места, где будет вставлена новая строка. Выделить эту строку можно, щелкнув слева от нее, при этом указатель мыши должен находиться вне таблицы. Когда строка будет выделена, нужно щелкнуть на кнопке Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная. Если требуется вставить строку в нижней части таблицы, нужно щелкнуть на последней ячейке таблицы и нажать клавишу табуляции.

Для ввода нового столбца сначала выделяется столбец, расположенный справа от того места, где будет вставлен новый столбец. Для этого указатель мыши устанавливается на верхнюю границу столбца. Когда указатель мыши превратится в небольшую черную стрелку, щелчком выделяется указанный столбец. Затем нужно воспользоваться кнопкой Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная.

Для настройки ширины столбца указатель мыши нужно установить на правую границу столбца так, чтобы он превратился в двойную черную стрелку, и перетащить границу столбца влево или вправо. Кроме того, можно настроить высоту строки, перетащив границу строки вверх или вниз.

По умолчанию все таблицы имеют сплошную тонкую черную линию границы шириной в полпункта. Чтобы удалить или изменить границы, выберите на панели инструментов Таблицы и границы новый тип границы, в том числе толщину, цвет и тип линии, а затем нарисуйте новую границу поверх существующей с помощью инструмента Нарисовать таблицу. Для удаления разграничительной линии таблицы щелкните на кнопке Ластик на панели инструментов Таблицы и границы, а затем протащите мышь над той линией, которую требуется удалить. Как только линия окажется выделенной, нужно отпустить кнопку мыши. Когда стирается линия между двумя ячейками таблицы, то этим по существу выполняется слияние ячеек таблицы в одну ячейку. Если требуется сохранить разделение ячеек, но при этом лишь удалить границу, их разделяющую, нужно щелкнуть на кнопке Границы на панели инструментов Таблицы и границы, выбрать опцию Нет границы, затем щелкнуть на кнопке Нарисовать таблицу и протащить мышь над тем обрамлением, которое требуется удалить.

Для привлечения внимания к отдельным ячейкам к ним можно добавить заливку. Цвет заливки выбирается из раскрывающейся палитры на панели инструментов Таблицы и границы. Для выбора одного из стандартных сочетаний типа границ и заливки можно использовать кнопку Автоформат, расположенную там же. Это позволяет значительно сократить время, требуемое для придания таблицы профессионального вида.

Word позволяет сортировать данные одного или нескольких столбцов. Сортировка текста может быть проведена по алфавиту, номерам или датам по возрастанию (от «А» до «Я» или от нуля до 9) или по убыванию (от «Я» до «А» или от 9 до нуля). При сортировке значений полей, если целое поле (например, фамилия) совпадает у двух элементов, сортировка происходит по последующим полям (например, по имени) так, как указывают параметры сортировки.

Для этого необходимо выделить сортируемые столбцы и выбрать команду меню Таблица/Сортировка. В появившемся диалоговом окне указать номера столбцов, которые должны быть отсортированы, задать тип данных, подлежащих сортировке, и определить характер сортировки: по возрастанию или по убыванию. Для сортировки данных одного столбца можно воспользоваться кнопками Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию панели инструментов Таблицы и границы.

Таблицу удобно использовать для выполнения вычислений. Например, чтобы сложить столбец чисел, достаточно щелкнуть ячейку, расположенную ниже этого столбца, а затем нажать кнопку Автосумма на панели инструментов Таблицы и границы. Результат будет помещен в указанную ячейку. Для выполнения других вычислений используется команда Формула (меню Таблица).

Работа с таблицей Word имеет много общего с работой в электронных таблицах. Столбцы таблицы имеют имена А, В, С, и т. д., строки нумеруются. На пересечении столбцов и строк располагаются ячейки. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится, например, D5, A13 и пр. Ячейка таблицы может содержать формулу. Каждая формула в Word начинается со знака «равно» (=). Для вычислений в формулах используются не значения ячеек, а их адреса. Это позволяет при изменении значений в ячейках не переписывать заново формулу, а автоматически пересчитать ее.

Очень часто в формулах используются встроенные функции Word. Например, функция суммирования SUM(), функция вычисления среднего значения AVERAGE() и т. д. В качестве аргументов функций используют адреса ячеек. Чтобы ссылаться на ячейки в формулах, используют запятую в качестве разделителя ссылок на отдельные ячейки (например, =SUM(D2,F6,F18)), и двоеточие для разделения первой и последней ячеек в проектируемом диапазоне (например, =AVERAGE(D2:G14)).

Для выполнения вычислений в таблице необходимо поместить курсор ввода текста в ячейку, в которую следует поместить результат расчета, а затем выбрать команду Формула в меню Таблица. Если Word предлагает неподходящую формулу, удалить ее из поля Формула. В списке Вставить функцию выбрать функцию (рис. 2.2). Для ссылки на ячейки таблицы введите их в скобках в формулу. В поле Формат числа введите формат для чисел. Для суммирования строк или столбцов предусмотрены специальные формулы. Если выбранная ячейка находится внизу столбца чисел, то предлагается формула =SUM(ABOVE). Если выбранная ячейка находится в правом конце строки чисел, то предлагается формула =SUM(LEFT).

Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки можно обновить результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9.

Рис. 2.2. Диалоговое окно "Формула"

Дата добавления: 2014-01-03