Протокольные вопросы приема иностранной делегации

Правила международного протокола регламентируют порядок осуществления визитов иностранных делегаций. Приезд в страну такой делегации является результатом большой подготовительной работы, взаимного изучения, сбора информации.

Прием иностранной делегации, проведение переговоров — сложный комплекс задач, которые необходимо квалифицированно решать для успеха дела.

Определяется цель визита, срок пребывания и дата приезда. Согласовываются уровень главы делегации, полномочия договаривающихся сторон, состав и количество членов делегации. Уточняется рабочий язык переговоров и документов, количество переводчиков, с чьей стороны они будут, форма фиксирования хода переговоров (протокол, стенограмма, аудиозапись).

После этого принимающая сторона разрабатывает проект программы пребывания, согласовывает ее с партнерами, с заинтересованными организациями и ведомствами своей страны и отрабатывает окончательный вариант. Смета расходов составляется принимающей стороной с учетом того, за чей счет едет делегация. Если члены делегации приглашены в качестве гостей, то принимающая сторона берет на свой счет расходы по пребыванию, включая проживание в гостинице, питание, автотранспорт; обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, работу переводчиков и т.п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашается с супругой, то специально согласовываются финансовые условия ее приглашения.

В том случае, когда делегация приезжает за свой счет, принимающая сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе — письме, факсе.

После того как партнеры дали согласие на направление делегации, принимающая сторона формирует свою делегацию для ведения переговоров. При ее формировании, как правило, исходят из принципа паритета в определении ее численного состава и уровня представительства.

Программа пребывания варьируется в зависимости от цели, срока визита, уровня и состава делегации. Обычно программа состоит из следующих элементов: 1) встреча делегации; 2) деловая часть программы; 3) представительские приемы с российской стороны; 4) культурная программа; 5) посещение объектов, поездка по стране (если предполагается); 6) проводы делегации.

Важной частью программы являются протокольные мероприятия с российской стороны. Например, в связи с завершением переговоров и подписанием документов руководство фирмы (компании) организует прием (завтрак, обед, ужин) в честь делегации. В программе указывается место и время, вид приема.

Существенное значение для эмоционального фона поездки, формирования интереса к нашей стране, ее истории, культуре имеет культурная программа. Она должна быть составлена с учетом продолжительности пребывания, пристрастий членов делегации, а также с учетом того, является ли для них приезд в нашу страну первым посещением.

Традиционно во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные встречи. Первыми такую встречу всегда организуют хозяева. Не рекомендуется устраивать ее в том же ресторане, где гости питаются обычно. Следует выбрать интересный ресторан с хорошей кухней, заранее зарезервировать удобный столик, обеспечить транспорт для гостей.

Чтобы партнеры смогли, если захотят, провести ответную встречу, необходимо предусмотреть в программе один свободный вечер. В программе каждого дня рекомендуется предоставлять гостям свободное время для второго завтрака и личных дел.

Для супруги главы делегации нужно составить специальную программу или запланировать отдельные мероприятия в соответствии с ее пожеланиями.

Обычно приезд делегации планируется в рабочие дни. Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Чаще всего делегации прибывают в Москву самолетом. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил. (см. Приложение 6)

На встречу делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей. Как правило, присутствует посол России в стране гостя, посол страны гостя и начальник Службы государственного протокола. Если гость прибыл с супругой, то во встрече принимают участие супруги упомянутых лиц.

Гостей встречают в аэропорту у трапа самолета официальные лица соответствующего ранга.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.

Если происходит официальный визит на высшем уровне, то выстраивается почетный караул трех видов вооруженных сил. Исполняются гимны страны гостя и РФ.

В практике имеют место случаи, когда шеф протокола вместе с послом страны гостя поднимаются на борт самолета, чтобы приветствовать гостя и дать ему краткие пояснения предстоящей церемонии встречи.

Первым из самолета выходит гость и его супруга, затем сопровождающие лица. Начальник Службы государственного протокола прдставляет гостю встречающих лиц. Гость (или посол страны гостя) представляет основных сопровождающих лиц.

После взаимных приветствий гость и главный встречающий с российской стороны направляются к почетному караулу, на специально обозначенное мecто. Сопровождающие гостя лица остаются у трапа самолета. Оркестр играет встречный марш. После рапорта начальника почетного караула исполняются гимны страны гостя и Российской Федерации.

После исполнения гимнов гость и главный встречающий проходят вдоль строя почетного караула от знамени до левого фланга (гость идет ближе к строю караула). Перед знаменем они останавливаются и легким наклоном приветствуют его. После окончания обхода почетного караула главный гость подходит к месту, где находятся другие российские официальные лица; шеф протокола представляет их. Затем посол страны гостя представляет персонал своего посольства, а также послов, которых он пригласил на встречу.

Высокий гость и главный встречающий возвращаются к специально отведенному месту, обозначенному ковром. Почетный караул проходит торжественным маршем. Первым по отношению к маршу почетного караула стоит высокий гость и, таким образом, первым приветствует государственный флаг Российской Федерации.

С аэродрома высокий гость и сопровождающие его официальные лица на автомашинах направляются в Кремль.

Существуют определенные правила рассадки в автомобиле. Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим либо, если машина большая, на откидном сиденье.

В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.

В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.

Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем — встречающий равного с гостем ранга, член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято. На автомашине, в которой следует гость и главный встречающий, укреплены флажки страны гостя (справа по ходу автомашин) и слева российский флаг.

Автомашину гостя сопровождает эскорт мотоциклистов. Супругу гостя сопровождает супруга главного встречающего. В аэропорту и в 3 — 4 пунктах центральных улиц города по пути следования гостя в резиденцию вывешиваются государственные флаги страны гостя и Российской Федерации.

Официальная церемония встречи гостя заканчивается в Георгиевском зале Большого Кремлевского дворца, где гостя и его супругу встречают Президент России с супругой.

После взаимных приветствий и краткой беседы высокий гость прощается и в сопровождении шефа протокола направляется в отведенную ему резиденцию в Кремле.

Если делегация располагается в гостинице, то здесь тоже имеются правила. К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации. Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня номера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласования, и к моменту приезда делегации все необходимые платежи уже произведены.

Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руководителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик, представитель протокольного отдела или административно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти положенные формальности.

После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с программой.

Как бы ни была важна протокольная часть визита, все же главное место в программе пребывания высокого гостя отводится переговорам.

Состав участников переговоров и бесед с российской стороны определяется Президентом Российской Федерации.

Гостя информируют о составе участников переговоров, что дает ему возможность определить круг сопровождающих его лиц. Если планируются встречи "по интересам", то гостю называются фамилии и должности российских официальных лиц, которые могли бы вести переговоры со своими партнерами по конкретной проблематике.

Переговоры происходят, как правило, в Екатерининском зале Большого Кремлевского дворца.

Подписание совместных документов проводится в Красной гостиной Кремлевского дворца или, в особых случаях, во Владимирском зале.

Официальные лица с российской стороны, участвующие в церемонии подписания документов, определяются Президентом.

Владимирский зал Кремля примыкает к Зимнему саду. Президент и его гость располагаются за столом в креслах спиной к саду. Гость садится справа от Президента. За их спинами располагаются официальные лица с обеих сторон.

В зале находятся также приглашенные на церемонию другие официальные лица, представители средств массовой информации.

В программе пребывания главы государства и ее реализации все важно, мелочей нет. Так, например, во всех странах, в том числе и в России, особое внимание уделяется церемонии возложения венка к национальным памятникам. В протокольном плане эти церемонии тщательно разрабатываются, широко освещаются прессой.

При возложении венка к могиле Неизвестного солдата в Москве, разработан определенный ритуал. Выстраивается почетный караул и оркестр. Гостя и сопровождающих его лиц, а также официальных лиц с российской стороны встречает военный комендант Москвы или другой военный представитель. Участники церемонии начинают движение к монументу, проходя вдоль строя почетного караула. Впереди идет офицер почетного караула, за ним — офицеры с венком, немного сзади — глава государства и сопровождающие лица. Возлагается венок. Глава государства подходит и поправляет ленты. Минута молчания. После этого оркестр исполняет гимны двух стран, а затем почетный караул проходит торжественным маршем мимо памятника и участников церемонии.

Более скромной бывает церемония, когда венок возлагает министр иностранных дел, прибывший в Москву с официальным визитом. В этом случае у памятника выставляются часовые из состава почетного караула, исполняется траурная мелодия (в звукозаписи).

В честь высокого гостя принято устраивать прием (завтрак, обед).

Прием проводится в Екатерининском зале или Грановитой палате Большого Кремлевского дворца. Интерьер обоих залов привносит в прием элемент торжественности. Отличная кухня, умелое обслуживание, хорошая сервировка — все это необходимые составные части официального завтрака или обеда.

Как правило, такие приемы немноголюдны. Участвуют лишь лица, которые непосредственно связаны с делегацией. На приеме присутствует посол страны гостя и небольшая группа старших дипломатических сотрудников посольства.

Президент и гость обмениваются речами. Речи заранее переводятся на соответствующий язык и раскладываются перед каждым участником приема. Этим избегается необходимость делать устный перевод. Сообщение о приеме и тексты речей публикуются в печати.

В российской протокольной практике ответное протокольное мероприятие со стороны гостя, как правило, не предусматривается. Если все же гость такое мероприятие проводит, то стороны обмениваются краткими тостами.

Программа официального визита главы государства может включать по желанию гостя представление ему глав дипломатических представительств, аккредитованных в Москве, и посещение театра.

Представление дипломатического корпуса происходит в Кремле на Собственной половине. Посольство страны гостя оповещает о времени представления. В этом случае посольство может выборочно подойти к списку приглашаемых. Основным критерием является наличие дипломатических отношений со странами, послы которых аккредитованы в Москве.

Если глава государства на церемонии присутствует с супругой, то и послы приглашаются с супругами.

После представления устраивается легкое угощение, возможны краткие беседы главы государства с некоторыми послами. В заключение церемонии высокий гость благодарит глав дипломатических представительств за внимание.

В других случаях деловых визитов глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.

В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сотрудник протокольного отдела и провожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностранцев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.

По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это почетное место. Хозяин кабинета занимает кресло слева от дивана. В результате, как и полагается по этикету, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на диван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, приглашают сесть даму, а по левую руку — гостя. Переводчик занимает место произвольно.

Не полагается принимать почетных гостей сидя за своим письменным столом или во главе стола для заседаний. Такое расположение собеседников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирования в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых вопросов, связанных с программой.

Поскольку визит вежливости длится не более 20—30 минут, уже через 5—7 минут секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, может быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гостю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.

Дата добавления: 2014-01-03