Порядок использования журнально-ордерной формы счетоводства

Бухгалтерский учет на основе журнально-ордерной формы учета осуществляется следующим образом. Полученные бухгалтером первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента их поступления. При этом проверяется подлинность документов, их соответствие законодательству и наличие обязательных реквизитов. При обработке документов сведения из их данных включаются в соответствующие регистры, карточки, таблицы, ведомости, а также кодировании хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок. Информация по ряду операций поступает сразу же в соответствующие журналы-ордера. Расчеты по кассе оформляются в кассовой книге, а потом переносятся из нее в журналы-ордера.

Журнально-ордерная форма отличается от других форм бухгалтерского учета в журналах-ордерах и главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Информация из журналов-ордеров переносится в главную книгу, где подсчитываются обороты по дебетам счетов и определяется конечное сальдо по всем счетам.

По сведениям из Главной книги составляется баланс и оформляется отчетность предприятия (месячная, квартальная годовая).

Журнально-ордерную форму выгодно отличает ряд принципиальных особенностей:

1) объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической (по существу систематическая запись является одновременно и хронологической);

2) совмещение в ряде журналов-ордеров аналитического учета с синтетическим;

3) наличие аналитических таблиц, построенных применительно к формированию финансовой отчетности;

4) отсутствие необходимости в хронологических учетных регистрах, так же как и в мемориальных ордерах, поскольку учетная информация формируется в журналах-ордерах по корреспондирующим счетам;

5) заметное сокращение учетных записей благодаря рациональной компоновке журналов-ордеров и главной книги.

Самостоятельный аналитический учет ведется лишь по тем счетам синтетического учета, для детализации которых необходимо множество аналитических счетов, используемых, например, для пообъектного учета основных средств, складского учета материалов, товаров, готовой продукции, расчетов с персоналом по оплате труда и др. Благодаря указанным преимуществам исключается многократность бухгалтерских записей, дублирование данных сводится к необходимому минимуму путем совмещения аналитического учета с синтетическим.

Журнал-ордер представляет собой учетный регистр шахматной структуры, применяемый для регистрации хозяйственных фактов в хронологическом порядке и ведения синтетического и аналитического бухгалтерского финансового учета на бухгалтерских счетах. Особенностью ведения журналов-ордеров является аккумулирование и группировка учетной информации, формируемой согласно документации, признанной в бухгалтерском финансовом учете, по кредиту одного или нескольких близких по определенным классификациям синтетических счетов, обороты которых учитываются в данном регистре, в корреспонденции с дебетом соответствующих бухгалтерских счетов на основе использования типовой корреспонденции счетов, предусмотренной (напечатанной заранее) непосредственно в бланках журналов-ордеров. Это возможно благодаря шахматной форме рассматриваемого учетного регистра. Дебетовые обороты счетов, корреспондирующих с кредитуемым счетом, учитываются в других журналах-ордерах. Тем самым устраняются повторные бухгалтерские записи, характерные для вариантов мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета, иначе говоря, суммы записываются лишь однажды, но при этом формируются обороты как по дебету, так и по кредиту счета. Журналы-ордера имеют свои индивидуальные номера и открываются на текущий месяц.

Итоговые данные журналов-ордеров, т.е. суммы кредитовых оборотов по счетам, в конце отчетного периода переносятся в главную книгу (которая открывается на год), где затем ведется учет оборотов и итоговых данных за отчетный месяц по дебету соответствующих счетов. Главная книга служит информационным источником для составления баланса и других форм финансовой отчетности.

При значительном объеме первичных документов сведения из них записываются в накопительные ведомости и систематизируются в сводно-группировочных регистрах, а в обратном случае непосредственно переносятся в журналы-ордера. Соответственно журнальные записи производятся по мере поступления первичных документов или по итогам накопительных и сводно-группировочных ведомостей.

Журнально-ордерная форма счетоводства широко используется в организациях различных форм собственности. Основой для ее использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.

В Российской Федерации используется два вида журнально-ордерной формы бухгалтерского финансового учета:

1) единая форма для коммерческих и некоммерческих предприятий (за исключением бюджетных организаций) применяется, как правило, на предприятиях с большим объемом учетно-экономической информации;

2) сокращенная форма используется предприятиями с небольшими объемами обрабатываемой информации, в основном, малыми предприятиями, занятыми в производственных отраслях экономики.

Оба вида журнально-ордерной формы имеют общие принципы, единую методологию и отличаются лишь количеством учетных регистров (журналов-ордеров) и вспомогательных учетных ведомостей (разработочных таблиц). Так, в единой (типовой) журнально-ордерной форме бухгалтерского учета функционирует 16 журналов-ордеров, тогда как в сокращенной - 8.

Например, по единой журнально-ордерной форме бухгалтерского учета денежные средства учитываются в трех журналах-ордерах: № 1 - по кредиту счета 50 «Касса», № 2 - по кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», № 3 - по кредиту счетов 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути». По сокращенной форме денежные средства учитываются в одном журнале-ордере. При этом дебетовые обороты на указанных счетах к журналам-ордерам № 1, 2, 3 (т.е. поступление денежных средств и денежные средства в пути) учитываются в четырех сводно-группировочных (вспомогательных) ведомостях (соответственно к счетам «Касса», «Расчетные счета», «Валютные счета», «Специальные счета в банках» (число 4 может увеличиться, если имеется не один специальный счет, а несколько), «Переводы в пути». При сокращенной журнально-ордерной форме бухгалтерского учета указанные ведомости, вписаны в журнал-ордер по кредиту перечисленных выше бухгалтерских счетов. Сокращенной журнально-ордерной форме бухгалтерского учета сопутствуют и сокращенный План счетов бухгалтерского учета, регламентируемый Министерством финансов РФ, в котором тот или иной бухгалтерский счет содержит информацию нескольких счетов из типового Плана счетов.

Предприятия для ведения бухгалтерского учета используют журнально-ордерную форму учета, состоящую из 16 журналов-ордеров, дополненных ведомостями, или из 8 журналов-ордеров.

В 16-ти журнально-ордерную систему входят следующие журналы:

1) журнал-ордер № 1 «Касса» (счет 50);

2) журнал-ордер № 2 «Расчетные счета» (счет 51, 52) и журнал-ордер № 2/1 «Валютные счета» (счет 52, 57);

3) журнал-ордер № 3 «Специальные счета в банках» (счет 55);

4) журнал-ордер № 4 «Учет кредитов и займов» (счета 66, 67);

5) журнал-ордер № 5 «Учет финансовых вложений» (счет 58);

6) журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (счет 60) и журнал-ордер № 6/1 «Учет операций по заготовке и приобретению материальных ценностей» (счета 15, 16);

7) журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» (счет 71);

8) журнал-ордер № 8 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (счета 58, 62, 68, 73, 75, 76);

9) журнал-ордер № 9 «Внутрихозяйственные расчеты» (счет 79);

10) журнал-ордер № 10 и журнал-ордер № 10/1 «Учет затрат на производство» (счета 02, 04, 05, 10, 11, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 69, 70, 76, 94, 97);

11) журнал-ордер № 11 «Учет отгрузки и реализации» (счета 41, 42, 43, 44, 45, 62, 96) и журнал-ордер № 11/1 «Учет отгрузки и реализации и выбытия основных средств и нематериальных активов» (счета 01, 03, 04, 91);

12) журнал-ордер № 12 «Учет источников собственных средств» (счета 14, 59, 63, 80, 81, 82, 83, 84, 86, 96);

13) журнал-ордер № 13 «Учет собственных основных средств, долгосрочно арендуемых основных средств и нематериальных активов» (счета 01, 03, 04, 91);

14) журнал-ордер № 14 «Учет переоценки ценностей» (счета 14, 59);

15) журнал-ордер № 15 «Учет прибыли, ее использования и доходов будущих периодов» (счета 84, 91, 98, 99);

16) журнал-ордер № 16 «Учет капитальных вложений» (счета 07, 08, 11).

Использование конкретных журналов-ордеров зависит от объема финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Предприятия, имеющие средний и малый объем учета, используют 8-журнальную форму, в которой счета группируются по экономическим признакам. 8-журнальную форму представляют следующие журналы-ордера:

1) журнал-ордер № 1 «Учет денежных средств» отражает информацию по счетам 50, 51, 52, 55, 56, 57, 58;

2) журнал-ордер № 2 «Учет кредитов, ссуд, займов» отражает информацию по счетам 66 и 67;

3) журнал-ордер № 3 «Учет основных средств и уставного капитала» - информацию по счетам 01, 02, 03, 04, 05, 80, 81;

4) журнал-ордер № 4 «Учет производства» - информацию по счетам 10, 14, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 97;

5) журнал-ордер № 5 «Учет отгрузки и реализации» - информацию по счетам 41, 42, 43, 44, 45, 90, 91;

6) журнал-ордер № 6 «Учет расчетов» - корреспондирующими являются счета 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 79;

7) журнал-ордер № 7 «Учет доходов и резервов» - корреспондирующими являются счета 59, 63, 82, 83, 84, 91, 94, 96, 98, 99;

8) журнал-ордер № 8 «Учет капитальных вложений» отражает информацию по счетам 07, 08, 11.

Дата добавления: 2014-01-03