Лекция 4. Тема 1.4. Деловое общение и официально-деловой стиль

План

Тема 1.4. Деловое общение и официально-деловой стиль

Модуль 1. Коммуникативная культура русской речи

По теме

По учебной дисциплине

ЛЕКЦИЯ 4

«Русский язык и культура речи»

«Деловое общение и официально-деловой стиль»

для студентов всех специальностей и направлений

Лекция подготовлена кандидатом филологических наук, доцентом кафедры документоведения и архивоведения Р. А. Валеевой

Уфа 2012

Цель занятия: познакомить студентов с понятием «деловое общение», со сферой употребления официально-делового стиля, изучить общую характеристику и лингвистические особенности официально-делового стиля.

1. Деловое общение и официально-деловой стиль
2. Лингвистические особенности официально-делового стиля
Литература

Вопрос 1. Деловое общение и официально-деловой стиль

Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия в котором происходит обмен информацией, деятельностью и опытом, предполагающий достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные цели, не преследуются определенные цели. В деловом взаимодействии мы не можем прекратить контакт с партнером без потерь для обеих сторон. Непринужденное общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

Деловое общение осуществляется при условии ролевых отношений собеседников и носит официальный характер, что предполагает повышенное внимание к языковой форме. Это означает такое речевое поведение, которое требует соблюдения ряда правил. Деловое общение подчиняется определенному регламенту.

Эффективность делового общения обеспечивается соблюдением, во-первых требований литературного языка, а во-вторых, следованием нормам официально-делового стиля.

Официально-деловой стиль обслуживает сферы жизнедеятельности, главной и обязательной чертой которых является их сугубо официальный статус - законодательство, делопроизводство, а также деловое общение на производстве. Отношения между людьми здесь изначально регламентированы, определяются установленными в обществе правилами, нормами. Письменные тексты составляются в полном соответствии с нормами литературного языка.

В составе официально-делового стиля выделяются подстили:

1) законодательный (закон, указ, гражданские и уголовные акты, уставы);

2) административно-канцелярский (акт, распоряжение, приказ, деловые бумаги: заяв­ление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка);

3) дипломатический (нота, меморандум, коммюнике, соглашение, конвенция, деловые переговоры, дипломатический прием, деловой банкет, светское общение).

С позиций полевой интерпретации структура официально-делового стиля имеет вид, изображенный на Рис. 3.

Еще совсем недавно – 10-15 лет назад признавалось, что официально-деловой стиль реализуется почти исключительно в письменной форме, а в устной форме он был представлен в докладах на деловых совещаниях, служебном диалоге. В современной России наблюдается бурное развитие предпринимательства, оживление деловых отношений между производственными структурами, в том числе на межгосударственном уровне, поэтому устная форма официально-делового стиля реализуется весьма активно. При этом особую значимость приобретает язык дипломатии. Здесь имеется в виду не только прием глав государств, дипломатических послов, но речевое поведение на деловом завтраке, светской вечеринке.

Рис. 3. Схема полевой структуры официально-делового стиля

1. Сфера официально-делового стиля. 2. Подстили: законодательный, администра-тивно-канцелярский, дипломатический.

Вообще деловое общение имеет такую же давнюю историю, как и само человеческое общество. Кодекс деловых отношений формировался на протяжении тысячелетий. Сегодня общепринятые нормы делового общения признаются людьми разных стран, несмотря на имеющиеся национальные особенности. В наше время деловая этика играет важную роль в профессиональной деятельности специалиста любого профиля. Современный инженер, экономист, бизнесмен должен не только грамотно составлять документы, но и устанавливать добрые отношения с коллегами, координировать прием и передачу деловой информации, уметь расположить к себе делового партнера, убедить руководителя в эффективности своего проекта. Сегодня любой продукт деятельности человека связан с активным использованием живого естественного национального языка в устной и письменной формах. Такое профессиональное качество, как коммуникативная компетентность в условиях современной России становится необходимостью.

Деловой диалог имеет следующие отличительные черты:

- официальный характер общения;

- ролевые отношения коммуникантов;

- конструктивность, содержательность

Указанные принципы определяют частные установки деловой коммуникации. Так, официальность общения предполагает определенные рамки, ограничивающие собеседников в их поведении, в том числе в речи. Деловые переговоры, например, требуют от говорящих точности, лаконичности, целенаправленной информативности. Дипломатический прием с необходимостью диктует скрупулезное знание и исполнение протокола, этикетных навыков. В обстановке светского общения приглашенные должны уметь поддерживать остроумную беседу.

Официально-деловой стиль реализует две функции языка - информативную (сообщение) и волюнтативную (повеление). Например, в справке заключена информация, в приказе — по­веление, в протоколе - и информация (слушали), и повеление (постановили).

К речевому поведению в рамках деловых отношений предъявляются те же требования, что и к текстам других книжных функциональных стилей: содержательная полнота, точность, ясность, лаконичность. Однако для деловых отношений эти требования, в отличие от остальных, являются жизненно важными: без них деловой текст не может стать документом. Например, требование содержательной полноты предписывает при составлении протоколов указывать номер, дату, присутствующих, повестку дня и пр. Таким образом, логичность, точность, ясность как стилевые особенности являются жизненно необходимыми для официально-делового стиля.

Стремлением к точности, однозначности порождена и такая черта делового стиля, как наличие тавтологии. Во многих деловых текстах замена одного и того же понятия разными словесными формами может создать неясность, неадекватность восприятия. Например, в приведенном ниже названии закона Конституции Республики Башкортостан повторение слова республика не следует расценивать как стилистический недочет, это одно из требований стиля, его стилеобразующая черта. Повторение способствует и созданию монументальной торжественности, подчеркивая значимость самих поня­тий, заключенных в этих словах:

Положение о верховенстве на всей территории республики законов республики, принятых по предметам ведения Республики Башкортостан и полномочиям Республики Башкортостан по предметам совместного ведения Российской Федерации и Республики Башкортостан (Конституция Республики Башкортостан, Ч. 6 ст. 1)

В некоторых жанрах делового стиля используются особые приемы уточнения. Например, в автобиографии после слов я, мой отец, моя мать требуется указать фамилию, имя, отчество.

В деловых текстах при замене одного наименования предмета другим на это специально указывается. Например: Иванов Петр Александрович, в дальнейшем именуемый «ответчик», и Иванова Тамара Георгиевна, в дальнейшем именуемая «истец»...

Способствует точности и ясности само графическое оформление текста: членение на сегменты, цифровое обозначение частей, определенное расположение текста на странице.

Деловые тексты должны быть предельно объективны, в них устраняется всякая возможность выражения авторского «я». В составлении законов, указов и других документов участвует много людей. Но даже в том случае, когда текст пишется от 1-го лица (например, в заявлении - Прошу приказе - Приказываю, в резолюции - Не возражаю), автор выступает как носитель определенных функций, как представитель определенной группы лиц, организации, предприятия. Значит, предельная объективность деловых текстов обусловливает такое ограничение авторского начала, которое можно квалифицировать как обезличенность.

Обезличенность текста порождает и такую типичную черту деловых бумаг, как отсутствие экспрессивности. Деловой стиль поэтому часто называют «холодным», безóбразным, сухим, канцелярским. Даже в дипломатическом подстиле, где вежливость, доброжелательность являются основными условиями общения, приходится признать, что неизменная улыбка, этикетные клише часто остаются формальным средством выполнения стилистических требований.

К числу специфических черт данного стиля относится предписывающее-долженствующий, императивный (англ. imperative – повелительное наклонение) характер. Долженствующее значение характерно для самых различных языковых единиц, функционирующих в различных документах. Например, в приказе:

Наградить студента 1 курса ф-та ГМУ Гареева Л.Т., занявшего первое место в академическом конкурсе ораторов, грамотой и ценным подарком.

Объявить выговор с занесением в личное дело инженеру конструкторского бюро Замятину Е.А. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины (опоздания и прогулы).

Наиболее яркая черта официально-делового стиля - высокая степень стандартизации языка, особенно в канцелярском подстиле. О деловых бумагах принято говорить, что они «составляются», а не «пишутся», то есть воспроизводятся по готовым шаблонам. Стандарт определяет не только выбор языковых средств, но и форму документа, взаимное расположение в нем частей, выбор шрифта.

Только при соблюдении единообразия в оформлении деловых бумаг может существовать совершенная система документирования, необходимая для создания деловой обстановки в государстве, для налаживания четкой работы всех его органов. Стандартизация и унификация деловой письменной речи диктуется соображениями удобства, экономии времени и усилий при составлении деловых текстов, их обработки.

До 90-х гг. ХХ века в СССР уже существовала отлаженная система стандартов для составления документов. В Российской Федерации правила составления деловых текстов определены законодательно - ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформле-нию документов».

По степени регламентации все документы можно разделить на три группы:

1) документы, которые должны точно соответствовать принятому в обществе стандарту, иначе они не имеют юридической силы (сюда относятся паспорт, диплом, свидетельство и др.). Они готовятся типографским способом на специальных бланках и дело пишущего - внести в них необходимую информацию;

2) документы, при составлении которых необходимо соблюдать ряд обязательных элементов; некоторые тексты для удобства и быстроты оформляются заранее: справка, заявление, доверенность, квитанция, договор и др.;

3) документы, в которых закреплен общий принцип составления, но сами языковые средства должен подобрать пишущий (деловое письмо, резюме при трудоустройстве, договор).

Особый характер стандартизации деловых текстов позволяет говорить о стандартах как о не просто стилевой черте, а наиболее яркой особенности, и определять ее как высокую степень регламентации официально-делового стиля в устной и письменной формах его реализации.

С одной стороны, регламентация деловых текстов направлена на реализацию требования точности, однозначности. При этом стандарты содействуют ускорению и упрощению деловой коммуникации. С другой стороны, они же приводят к словесной избыточности: высказывание загромождается лишними словами, восприятие затруднено из-за многословия. Например: Необходимо усилить контроль за проведением мероприятий по подготовке отопительной системы к работе в зимних условиях. Ничто не мешает пишущему выразить ту же мысль проще: Нужно усилить контроль за подготовкой отопительной системы к зиме. Вместо громоздкой фразы для решения задачи ускорения подъема уровня сельского хозяйства можно сказать чтобы ускорить подъем сельского хозяйства.

Так деловые стандарты получают отрицательную оценку со стороны говорящих. Казенный характер наиболее частотных единиц официально-делового стиля обусловливает ограничения в их использовании. В случае неуместного их употребления деловые стандарты их называют «штампами». Так, проникая в публицистику, штампы лишают язык яркости, эмоциональности, способствуют появлению так называемой «казенщины». Писатель К. Чуковский метко назвал такой язык «канцеляритом», а неумение людей пользоваться деловой лексикой - «канцелярской болезнью». В своей книге «Живой как жизнь» он приводит многочисленные примеры использования канцелярских штампов в разговорной, художественной и публицистической речи. Вот некоторые из них: Мы с женой не конфликтуем; Ты по какому вопросу плачешь; Прием стеклобанок из-под консервной продукции.

Одной из причин проникновения канцеляризмов в живую, разговорную речь К. Чуковский называл неправильное понимание некоторыми говорящими выражения «культурная речь»: «Та женщина, которая в разговоре со мной называла зеленым массивом милые ее сердцу леса, несомненно, считала, что этак «гораздо культурнее». Ей, я уверен, чудилось, что, употребив это ведомственное слово, она выкажет себя перед собеседником в наиболее благоприятном и выгодном свете».

Стандартизованный и кодифицированный, стабильный и замкнутый, официально-деловой стиль превращается в своеобразный «подъязык» русского языка.

Вопрос 2. Лингвистические особенности официально-делового стиля

Фонетические особенности. Требования к звучащей деловой речи определяются, исходя из особенностей стиля, жанровых законов.

Точность и ясность как принципиальная установка официально-делового стиля с необходимостью требуют от говорящего книжного произношения. Соблюдение норм орфоэпии обязательно.

В целом деловое общение должно проходить в обстановке вежливости, доброжелательности. Поэтому приветствуется нейтральная интонация; проявление крайний эмоций в диалоге не допускается. В сугубо официальных отношениях, определяемых служебной субординацией, интонация лишена экспрессии, личностных мотивов.

Лексико - фразеологические особенности. Лексико-фразеологический состав официально-делового стиля существенно отличается от других книжных стилей и в наибольшей степени противопоставлен разговорному.

Специфической чертой словаря делового стиля является его замкнутость. Деловая речь не допускает иностилевых включений. В ее составе могут быть только единицы нейтральных и книжных пластов. Поэтому фраза студента У нас в группе пятеро хвостистов в протоколе собрания будет оформлена так: В нашей группе пять академических задолжников.

В целом деловая лексика формируется на материале литературного языка. Однако в ее составе выделяют особые группы слов и выражений:

1) общелитературные слова, получившие специальные значения. Это: а) наименование лиц по действию, состоянию, социальному положению, должности: свидетель, усыновитель, квартиросъемщик, вкладчик, сторона (в значении «лицо, группа лиц, учреждение»); б) названия документов: акт, протокол, доверенность, справка и др.; в) обозначение обязательных элементов документа, всевозможных действий официальных лиц, служебных процедур: повестка дня, не возражаю, согласовано, в приказ;

2) слова-канцеляризмы, то есть такие лексические единицы, которые за пределами официально-делового стиля не употребляются: надлежащий, вышеуказанный, нижеподписавшиеся, поименованный, доверитель и др.;

3) архаическая (устаревшая), малочастотная лексика литературного языка, активная в дипломатическом подстиле. Например: а) наименования глав государств, официальных представителей в соответствии с правилами «международной вежливости»: господин канцлер, король (королева), Его Высочество, Его превосходительство и др.; б) синтаксические стандарты в форме этикетных клише, принятых в данном дипломатическом тексте: имеет честь сообщить, примите уверения в почтении и др.;

4) сложносокращенные слова при строго установленных правилах их сокращения: Госдума, технадзор, вторсырье, АЭС (атомная энергетическая станция), БТИ (бюро технической инвентаризации), МИД (министерство иностранных дел);

5) унифицированные графические сокращения: область - обл., район - р-н, заместитель - зам., заведующий - зав., профессор - проф.; и так далее - и т. д., смотри - см., страница – с.; доллар - $;

6) эмоционально окрашенная лексика общенационального языка в этикетных формулах: уважаемый коллега, дорогой друг. При этом эмоциональность нейтрализуется, оценочность утрачивается.

Особого внимания из перечисленных особенностей заслуживает сложносокращенная лексика. В силу языкового закона экономии наиболее употребительные, частотные сложные наименования в деловом языке сокращаются. Это прежде всего касается названий учреждений, предприятий, учебных заведений, а также их структурных подразделений. Если новое слово, полученное одним из действующих в языке способов сокращения исходного сложного наименования, отвечает требованию благозвучия, оно быстро, без затруднений входит в систему языка, подхватывается говорящими. Это такие слова, как вуз, универмаг, РОНО, БАМ, загс, УЗИ, Уралсиб. Однако наряду с удачными сокращениями в русском языке в результате неумелого словотворчества появляются слова труднопроизносимые, вызывающие негативные ассоциации. Попробуйте произнести следующие неологизмы: Минбумдревпром (Министерство бумажной и деревообрабатывающей промышленности), ИИЕиТ (Институт истории естествознания и техники), УзОДКС (Узбекское общество дружбы и культурных связей с зарубежными странами). Единственной рекомендацией в таких случаях может быть проявление внимательного отношения деловых людей к языку. В случае необходимости создания сокращения надо следовать закону благозвучия, то есть новое слово должно легко произносится, хорошо запоминаться, соответствовать особенностям грамматики русского языка. В противном случае деловой человек может стать автором слов-уродов.

Фразеология делового стиля отражает его стремление к стандартизации языка, лишена образности и эмоциональности. Фразеология здесь реализует себя в виде устойчивых словосочетаний. Словосочетания используются как: а) наименования документов (свидетельство о рождении, зачетная книжка); б) стандартные формы изложения документа (принимая во внимание, в целях обеспечения, на основании вышеизложенного); в) этикетные формулы (Как поживаете? Примите мои поздравления! Желаю всех благ!).

Морфологические особенности. Морфологические особенности делового стиля складываются, как и в других стилях, из частотности употребления определенных разрядов слов и их грамматических форм.

Активно употребляются производные существительные, особенно отглагольные. Они входят в устойчивые сочетания (выполнение решений, принятие постановлений, вручение наград), наименования документов и их части (постановление, решение, указание), образуют словосочетания с неполнозначными глаголами (принимать участие, выразить сожаление, иметь применение). Подобные аналитические конструкции вносят в высказывание характер официальности. Сравните: принимать решение – решать, вручение наград – награждать.

При употреблении существительных в деловом стиле наблюдается частотность форм родительного падежа. При этом определяемое слово может иметь несколько зависимых существительных в родительном падеже. Такой прием называют «нанизыванием». Например: ...важность укрепления режима нераспространения ядерного оружия путем присоединения к договору о нераспространении как можно большего числа стран и усиления контроля за поставками ядерного материала.

Низкой частотностью в официально-деловом стиле отличаются междометия, личные формы 1-го лица единственного числа глагола, но употребителен инфинитив, особенно в значении императива: зачислить, уволить, назначить, а также в сочетании со словами необходимо, рекомендуется и др.: одобрить инициативу, рекомендуется держать.

Из частных особенностей делового стиля можно отметить:

1) использование форм мужского рода при наименовании женщин по профессии. Например: главный бухгалтер М. Ф. Иванова, вновь назначенный начальник управления Т. А. Мустаева;

2) замену собирательных числительных количественными (два рабочих вместо двое рабочих);

3) замену простых предлогов по, из-за производными ввиду, в связи, согласно;

4) частотность предлога по со значением причины: по болезни, по семейным обстоятельствам;

5) использование прописной буквы в личном и притяжательном местоимении: Вы, Вас, Вашего согласия (вежливая форма).

Синтаксис официально-делового стиля. Синтаксические особенности современного делового текста определяются формой реализации стиля – устной или письменной. Для устной формы рекомендуется использовать чаще простые синтаксические конструкции для обеспечения требования ясности и ускорения взаимопонимания. В письменной форме наблюдается широкое использование сложных синтаксических построений. Эта особенность связана с такой стилевой чертой, как логичность: простое предложение не может отразить последова­тельность фактов, причины и мотивы, различные обстоятельственные их характеристики. Большой частотностью отличается такая текстовая единица, как период, но с иным, чем в публицистическом стиле, назначением. Если в публицистике период усиливает воздействие речи на слушателя за счет своей необычности, экспрессивности, то в деловом стиле он выполняет конструктивную функцию - собрать воедино все части смыслового целого.

В деловом стиле широко употребляются безличные и инфинитивные предложения со значением императивности, необходимости (необходимо улучшить, поручить студентам, предоставить старосте группы), а также страдательные конструкции типа направлен на работу, был избран в члены профкома.

Характерным для простых предложений деловой речи также является:

- их обязательная распространенность;

- прямой порядок слов, то есть подлежащее находится перед сказуемым, согласованное определение - перед определяемым словом, обстоятельство образа действия - перед глаголом-сказуемым, прямое дополнение - после слова, к которому оно относится;

- наличие однородных членов, обособленных групп, вводных и вставных конструкций. Например:

Фонд материального поощрения расходуется на премирование работников, оказание им материальной помощи, выплату вознаграждения по итогам годовой работы и другие цели (Трудовой кодекс).

Логическая спаянность предложений в деловом тексте достигается особым словопорядком, который отражает последовательную смену известной и новой информации.

Итак, официально-деловой стиль, обслуживающий сферу официальных отношений, представляет наиболее замкнутую языковую систему средств, направленных на реализацию информативной и воздействующей функций. Специфику стиля обусловливает назначение деловых текстов в устной и письменной форме.

Литература

1. Голуб И.Б. Стилистика русского языка. – М., 1997.

2. Кожина М.Н. Стилистика русского языка. – М., 1983.

3. Культура русской речи / Под ред. проф. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н.Ширяева. – М., 2001.

4. Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка. – М., 1974.

5. Русский язык конца ХХ столетия (1985-1995). – М., 2000.

6. Соколова В.В. Культура речи и культура общения. – М., 1995.

7. Составление и оформление служебных документов. - М., 1998.

8. Стилистика русского языка/ Под ред. Н.М. Шанского. - М., 1989.

9. Шмелев Д.Н. Русский язык в его функциональных разновидностях. – М., 1977.

Дата добавления: 2014-01-03