Отчетности и контроля 5 страница

• Каковы их уровень образования и социально-демо­
графические характеристики?

• Сколько потребителей насчитывает данная группа?
Затем-, исходя из характеристики, формулируются

цели работы. Пример целевой проработки плана приво­дится в таблице 7. Цели могут быть «воспитательными» и «коммерческими». В первом случае цели указывают содержание и формы работы.

5 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Таблица 7 Пример целевой проработки фрагмента плана

Категория, группы	Характеристика	Цели работы
Молодые рабочие	В основном — молодежь, окон­чившая средние специальные учебные заведения и прошедшая службу в армии. Иногда проявля­ется неустоявшееся мировоззре­ние, низкий уровень личной культуры, безответственность. Нередки проблемы адаптации к жизни в мегаполисе.	Условия для самооб­разования, знакомст­во с культурной жиз­нью СПб, историче­скими и трудовыми традициями города и предприятия. Соци­альная защита и под­держка.
Задачи	Формы работы
■ Учебно-образовательная информация. Участие в город­ской культурной жизни, тради­циях фирмы. Консультирование по правовым, экономическим, социально-психологическим вопросам.	Учебно-консультационный пункт. Экскурсии, выставки. Культурные программы. Телефон (служба) доверия. Консультации специалистов. Наставничество. Циклы лекций, бесед.

«Коммерческие» цели могут быть определены в ре­зультате специфических маркетинговых методов ана­лиза товарной, ценовой и других стратегий, подробно описанных в пособии «Маркетинг в сфере культуры» (СПб., 1995).

Планирование материального и финансового обеспечения (балансовые методы планирования)

Важнейшим аспектом обоснования реальности пла­нов и программ является планирование финансового и материального обеспечения их реализации.. Для реше­ния этой задачи чаще всего используется балансовый метод планирования, состоящий в приведении в соответ­ствие (баланс) имеющихся ресурсов и требуемых затрат. В зависимости от природы ресурсов и затрат различают­ся три основных вида балансов: материальный (нату­ральный), финансовый (стоимостный) и трудовой.

Трудовой баланс в сфере культуры в настоящее вре­мя практикуется преимущественно на региональном и федеральном уровне управления — как выявление и пла­нирование степени обеспечения сети учреждений квали-

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

фицированными кадрами. Однако по мере расширения нормативной базы в планировании трудозатрат трудовые балансы должны получить распространение и в планиро­вании работы отдельных организаций и программ.: Составление материального (натуральный) баланса (табл. 8) практикуется не столь часто, как финансового, однако при планировании достаточно масштабного ме-: роприятия весьма целесообразно составить такой баланс ■ и только затем переходить к стоимостному.

Таблица 8

Пример материального баланса

Имеющиеся ресурсы	Требуемые ресурсы
N°	Наименование	Ко-лич.	№	Наименование	Ко- лич.
1.	Помещение		1.	Помещение •
2.	Банкетки в зале	б	2.	Банкетки в зале
3.	Елочные игрушки		3.	Елочные игрушки
4.	Оформление зала, фойе (гирлянды, плакаты...)		4.	Оформление зала, фойе (гирлянды, плакаты)
5.	Зеркальные шары		5.	Зеркальные шары
6.	Костюмы:		6.	Костюмы:
Дед Мороз		Дед Мороз	1 -:
Снегурочка		Снегурочка
Новый год		Новый год
Иванушка		Баба-Яга
		Кощей
		Конек-Горбунок
		Маски
		Иванушка
7.	Аппаратура:		7.	Аппаратура:
Микрофоны		Микрофоны
Усилители		Усилители
Гитары		Гитары
Ударн. устан.		Ударная установка
Орган		Орган
8.	Светотехника:		8.	Светотехника:
Пистолеты		Пистолеты.
Цветные прожекторы		Цветные прожекторы
То же с вертушкой		То же с вертушкой	2...

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Продолжение таблицы 8

№	Требуется дополнительно	Колич.	Источники получения
1.	Банкетки в зал		Заимствовать в музыкальной школе.
2.	Елочные игрушки		Приобретение
3.	Оформление		Изготовление
4.	Зеркальные шары		Приобретение
5.	Костюмы		Прокат
6.	Маски		Приобретение
7.	Микрофоны		Заимствовать в музыкальной школе
8.	Цветные прожекторы с вертушкой		Приобретение

Наиболее распроетранена практика составления сто­имостного (финансового) баланса или сметы доходов и расходов (табл. 9). В случае расхождения двух частей баланса производят его' корректировку: либо сокращают объем расходов, либо планируют необходимые дополни-

... Таблица 9

Пример стоимостного баланса (сметы доходов и расходов)

Имеющиеся средства и доходы	Требуемые средства (расходы)
N°	Наименование	Сумма (т. р.)	№	Наименование	Сумма (т. р.)
1.	Входные билеты 400 х 5		1.	Печатание афкш и при­гласительных билетов
2.	Аренда помещения		2.	Елка
3.	Лотерея 150 х 5		3.	Елочные игрушки
4.	Входные билеты в «Ледяную избушку» (выставка-про­дажа поделок) 120x3		4.	Материалы для оформления
5.	Призы лотереи
6.	Прокат костюмов
7.	Зеркальные шары
8.	Маски
9.	Прожектор с вертушкой
Всего:		Всего:
Превышение расхо­дов над доходами	—	Превышение доходов над расходами
Баланс:		Баланс:

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

тельные поступления в доходную часть, чтобы покрыть нехватку средств.

Стоимостные балансы необходимы также при опреде­лении издержек (совокупных затрат) и ценообразовании. Только на основе такого баланса может быть составлена калькуляция — смета затрат на единицу продукции (ус-i луги). Разновидностью финансового баланса является; бухгалтерский баланс, однако его рассмотрение относит­ься к предмету бухгалтерского учета и выходит за рамки данного пособия.

Планирование

организационного обеспечения (матричный и сетевой план)

Для планирования организационного обеспечения, координации деятельности соисполнителей и партнеров также могут использоваться специальные методики и технологии.

Матричный план заключается в построении таблицы (матрицы), в которой соотносятся перечень необходимых работ и круг должностных лиц и подразделений, кото­рые обеспечивают их выполнение (см. табл. 10).

В клеточках (перекрестиях) таблицы указывается, что конкретно должны делать конкретные исполнители и подразделения на соответствующем этапе реализации программы.

Еще более технологически выстроена и эффективна технология сетевого планирования, состоящего в упоря­дочении необходимых работ в зависимости от их после­довательности и длительности.

Сетевой план разрабатывается в три этапа:

1 этап: составление полного перечня работ. На этом этапе вся планируемая работа расчленяется на операции,

Таблица 10 Примерная форма матричного плана

Этапы, виды работ	Исполнители, подразделения

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

из которых она складывается, и составляется полный перечень этих операций с указанием их длительности (в рабочих днях, часах или месяцах — в зависимости от характера плана). От обычного плана-перечня мероприя­тий такой перечень отличается только тем, что вместо даты, к которой та или иная операция должна быть ис­полнена, указывается именно рабочее время, необходи­мое для ее выполнения.

Из этого следует, что точности сетевого планирова­ния во многом способствует наличие норм времени на проведение конкретных операций. При отсутствии норм необходимое время может определяться исходя из имею­щихся возможностей и предшествующего опыта. Удобно также определять необходимое время по эмпирическим формулам типа: •

где Т — ожидаемое время по графику, Т_мин — мини­мально допустимое время для выполнения работы, Тмакс — максимально допустимое время, Т_нёОрм —нормаль­но допустимое время.

Нумерация работ в перечне практически никакой роли не играет. Главное на этом этапе — не пропустить ни одной из необходимых операций (см. табл. 11). Характер и масштаб членения планируемой работы на- операции полностью зависят от кадровых возможностей, масшта­бов планируемой работы, накопленного опыта.

2 этап: упорядочение работ в зависимости от их пос­ледовательности (вычерчивание сетевого графика). Сете­вой график представляет собой графическое изображе­ние упорядочения запланированных в перечне опера­ций — структуру, состоящую из кружков' с цифрами и соединяющих, их стрелок. Сетевой график может вычер­чиваться по двум методикам. Согласно первой кружки с цифрами соответствуют работам по перечню, а стрел­ки — их последовательность. Согласно второй — наобо­рот: работам соответствуют стрелки, а кружки с цифра­ми — их последовательности. У каждой из методик име­ются свои достоинства, но в данной работе описывается первая методика.

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

Та б л й ца 11 Пример перечня операций для сетевого плана

	. Наименование работы (операции)	Время ' (дни)	Ответ­ственный
	Организационное совещание
	Написание сценария
	Репетиции отдельных номеров
	Монтировочные репетиции •
	Генеральная репетиция
	Подготовка оформления	10,
	Подготовка реквизита и костюмов		*
	Изготовление эскизов афиш и пригласи­тельных билетов
	Оформление залов, фойе и т. д.
	Изготовление афиш и пригласительных билетов
	Распространение пригласительных би­летов	б
	Реклама (СМИ)
	Обеспечение охраны порядка (договор)
	Обеспечение пожарной безопасности
	Обеспечение питания (договор)
	Проведение бала-карнавала
	- Уборка помещений - ' ■:.
	Итоговое совещание (разбор)

Сетевой график вычерчивается по нескольким про­стым й наглядным правилам:

• на графике должна быть исходная работа (кружок,
из которого могут выходить стрелки, но не входит ни
одна);

• на графике должна быть итоговая работа (кружок, в
который входят стрелки, но не выходит ни одна);

• на графике не должно быть «тупиков» (работ, никак
не связанных с итоговой);

• на графике не должно быть «хвостов» (работ, не свя­
занных с исходной работой);

• на графике не должно быть «петель» (ситуации, ког­
да выйдя из одной работы, можно было бы опять
прийти к ней).

" 1 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Графики можно строить по частям (режиссерская часть, музыкальная часть, матери­ально-техническое обеспече­ние и т. д.), а затем объеди­нять («сшивать») их в одну структуру (рис. 32).

Рис. 32 Пример сетевого графика

3 этап: упорядочение работ в зависимости от их длитель­ности (вычерчивание сетевого графика в календаре) и явля­ется, собственно, построением сетевого плана. Этот этап на­чинается с определения так называемого «критического пути» — наиболее длитель­ной цепочки работ. Опреде­ление «критического пути» — центральный момент по­строения сетевого плана, так как при этом определяет­ся то минимальное количество рабочего времени, которое необходимо для реализации всей программы. Так, в на­шем примере «критическим путем» является последо­вательность операций 1-2-3-4-5-16-17-18, и она со­ставляет 29 дней.

После этого можно вычерчивать план в календаре именно на 29 дней, проставляя в нем даты рабочих дней (т. е. за вычетом выходных и прочих дней, когда по каким-то причинам будет невозможно заниматься дан­ной программой). Даты в календаре могут проставлять­ся слева направо (если известна дата начала работ, а дата окончания «открыта» — в этом случае построение плана дает знание итоговой даты) и справа налево (ког­да известна дата выполнения итоговых работ — в этом случае становится известным, когда надо приступать к подготовке).

Построение плана в календаре по второй методике довольно просто: стрелки (работы) протягиваются на то количество дат, какое соответствует длительности соот­ветствующих работ по перечню. В первой методике, где работам соответстззуют кружки, последние как бы растя­гиваются на соответствующее количество дней, а цепоч-

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

ки работ превращаются в «ленты», нарезаемые по длине на это количество дней (рис. 33).

Выявление «критического пути» чрезвычайно важ­но. Во-первых, это дает знание о временном минимуме, необходимом для подготовки и проведения мероприя­тия. Во-вторых, определяет те участки работы, которые требуют неукоснительного соблюдения сроков, чтобы не сорвать режим всей программы. Резерв времени на самом «критическом пути» равен нулю, тогда как на любом дру­гом пути он больше нуля и, тем самым, в-третьих, на них выявляются резервы времени. Подобный график позволя­ет менеджеру более рационально распределять работни­ков по участкам, учитывая имеющиеся резервы време­ни. Так, в нашем примере для осуществления работ 12, 13, 14, 15 резерв времени колеблется от 19 до 25 дней для каждой из них, для работы 7 он составляет 10 дней (17 дней против необходимых 7) и т. д. Поэтому сетевой план является незаменимым средством координации уси­лий различных соисполнителей (работников или органи­заций), особенно при планировании и подготовке масш­табных акций и программ. Более того, сетевой план, будучи наглядным изображением последовательности планируемых операций, дает возможность организации контроля за выполнением работ по этапам, а в случае необходимости — и обоснованного изменения сроков.

д

а

т

ы

Р

а

б

о

ч

и

х я н

й

Ноябрь

Декабрь

19 22

23 24 25

6 7

15 16 17

1 2			I				17 18
			g

Рис. 33 Пример окончательного сетевого плана

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

УЧЕТ, ОТЧЕТНОСТЬ И КОНТРОЛЬ

Учет, отчетность и контроль являются час­тью информационного механизма менедж­мента, связанного с характеристиками ре­альных результатов деятельности фирмы. Учет — это характеристика итогов деятель­ности фирмы в утвержденной системе по­казателей. Отчетность — периодически оформляемая документация, содержащая данные учета и представляемая в органы и инстанции, имеющие контрольные полно­мочия. Контроль же есть проверка выпол­нения принятых решений и утвержденных планов. Такие проверки предполагают дан­ные учета и отчетности. Таким образом, эти виды управленческой деятельности на­столько тесно взаимосвязаны между собой, что их целесообразно рассматривать в еди­ном технологическом комплексе.

РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ УЧЕТА,

Правильно организованные учет и от­четность играют важнейшую роль в тех­нологии менеджмента. Фиксируя итоги деятельности за определенный период, данные учета и отчетности создают ин-

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

формационную базу данных как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений. Без опоры на эти данные невозможна эффективная орга­низация заработной платы, задание системы стимулиро­вания. Без достоверных данных учета и отчетности не­возможна выработка норм и нормативов, создание нор­мативной базы. Оценка результатов деятельности как фирмы в целом, так и ее подразделений, отдельных ра­ботников также предполагают наличие объективной кар­тины результатов. Сведенные в региональном и общего­сударственном масштабе данные учета и отчетности со­здают основу для выработки культурной политики, принятию решений по бюджету, для научно-теоретичес­кого анализа, выявления тенденций и закономерностей, действующих в сфере культуры, ее отраслях, экономике и обществе в целом.

Не менее важна и правильно выстроенная система контроля. Контрольные проверки позволяют выявить степень выполнения принятых решений и планов, воз­можные отклонения в их реализации. Такие отклонения могут быть не только отрицательного, но и позитивного характера. Поэтому задачей контроля является отнюдь не выявление недостатков исключительно, но и наиболее успешного опыта работы. Более того, в процессе провер­ки может быть оказана необходимая организационная и технологическая помощь, проведено действенное консуль­тирование. Контроль позволяет создать условия для пре­сечения злоупотреблений, соблюдения законности.

6.2

ВИДЫ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ,

ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОРГАНИЗАЦИИ

Из определения учета и отчетности видно, что цент­ральную роль в их организации играет выбор системы конкретных показателей и принятие специального ре­шения по утверждению их в качестве показателей учета и отчетности. Этим последние отличаются от показате­лей, фигурирующих в анализе, — там аналитик волен применять те показатели, которые наиболее соответству­ют целям анализа. В учете же речь должна идти о ста­бильной системе характеристик.

в. УЧЕТ, ОТЧЕТНОСТЬ И КОНТРОЛЬ

Система учета и отчетности должна соответствовать нескольким очевидным требованиям:.

• показатели учета и отчетности должны соответство­
вать планируемым показателям, иначе утрачивается
единство информационного механизма менеджмента;

в система учета должна быть простой и ясной, по воз­можности исключать показатели? требующие расчета (это функция анализа), и использовать простые нату­ральные и стоимостные показатели;

• учет должен быть оперативен и своевременен — вся­
кие «рисования» учета задним числом создают почву
для злоупотреблений;

• учет должен быть максимально полным, т. е. охва­
тывать все стороны деятельности фирмы;

• данные учета и отчетности должны быть достоверны­
ми — как показывает практика, наиболее сложное
для сферы культуры требование.

Дата добавления: 2017-01-14