Функции секретаря общества

Рекомендуется, чтобы вознаграждение генерального директора (управляющего) и членов коллегиального исполнительного органа соответствовало их квалификации и учитывало их реальный вклад в результаты деятельности общества.

Вознаграждение исполнительного органа

Организация проведения заседаний правления должна обеспечить эффективность его деятельности.

Организация работы исполнительных органов

4.1.1. Выполнение возложенных на исполнительные органы обязанностей невозможно без проведения плановых заседаний правления, которые рекомендуется проводить не реже одного раза в неделю. Поскольку правление создано для решения текущих вопросов, любой член правления вправе вносить предложения о созыве внеочередного заседания правления и предлагать вопросы, которые, по его мнению, целесообразно рассмотреть на данном заседании.

4.1.2. В обществе необходимо обеспечить такие условия, чтобы все члены правления заблаговременно получали уведомление о предстоящем заседании правления.

Срок до назначенного заседания должен быть достаточным, чтобы позволить членам правления подготовиться к нему по всем вопросам повестки дня.

4.1.3. Согласно законодательству не требуется извещать членов правления о повестке дня предстоящего заседания. Однако предварительное ознакомление с вопросами повестки дня сделает более конструктивным обсуждение вопросов и, соответственно, может значительно повысить эффективность работы правления.

В связи с этим вместе с уведомлением о заседании правления рекомендуется направлять повестку дня данного заседания каждому члену правления.

4.1.4. Членам правления должна быть предоставлена полная и точная информация в срок, достаточный для ее изучения. Если необходимая информация была предоставлена членам правления с опозданием и у них не оказалось достаточно времени для ее изучения, рекомендуется отложить обсуждение вопроса, даже если для этого потребуется созывать внеочередное заседание.

4.1.5. Согласно законодательству, на заседании правления общества ведется протокол, который следует предоставлять членам совета директоров, ревизионной комиссии и аудиторской организации (аудитору).

В целях осуществления контроля над деятельностью исполнительных органов по реализации плана финансовой и хозяйственной деятельности общества рекомендуется также представлять такие протоколы контрольно-ревизионной службе общества.

4.1.6. Передача права голоса членами правления общества иному лицу, в том числе другому члену правления общества, не допускается.

5.1.1. Размер вознаграждения должен быть таким, чтобы у высокопрофессионального генерального директора (управляющей организации, управляющего) или члена правления не возникало желания сменить место работы в силу недостаточного, по его мнению, размера выплачиваемого вознаграждения.

5.1.2. Размер вознаграждения генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления должен зависеть от конечных результатов деятельности общества, изменения цены акций общества на рынке и роли в этом указанных лиц. В этой связи в обществе рекомендуется предусмотреть возможность увеличения (уменьшения) их вознаграждения, а также выплаты части вознаграждения в форме премии по итогам года или долгосрочные программы поощрительных выплат. Комитет совета директоров по кадрам и вознаграждениям должен обеспечить соответствие таких долгосрочных программ как интересам генерального директора (управляющей организации, управляющего) и членов правления, так и интересам акционеров, а также предусмотреть реалистичность и перспективность показателей деятельности, за которые назначается поощрение.

Рекомендуется, чтобы поощрительные выплаты осуществлялись раз в полгода и всегда зависели от роста курсовой стоимости акций общества на фондовом рынке и (или) от доходов общества и выплаченных дивидендов.

5.1.3. В связи с тем, что законодательство предусматривает возможность досрочного прекращения полномочий генерального директора (управляющей организации, управляющего), члена правления, в договор с ним целесообразно включить детальное положение о выплатах, право на которые он получит в этом случае, за исключением досрочного отстранения его от должности за неправомерное поведение.

Кроме того, в целях обеспечения интересов общества в договоре с генеральным директором, членом правления рекомендуется предусмотреть его обязанность не работать в организациях – конкурентах общества в течение определенного периода времени после прекращения его полномочий, а также ответственность за невыполнение этого требования. В связи с этим общество может принять на себя обязанность осуществлять указанному лицу определенные выплаты в течение этого периода.

Как альтернативный вариант в договоре с генеральным директором (членом правления) может быть предусмотрена обязанность данного лица, в случае его найма к конкуренту общества, не раскрывать конфиденциальную и инсайдерскую информацию общества в течение определенного в договоре срока. В договоре также рекомендуется предусмотреть ответственность генерального директора (члена правления) за разглашение конфиденциальной и инсайдерской информации.

6. Ответственность генерального директора (управляющей организации, управляющего) и членов правления общества

6.1. Генеральный директор (управляющая организация, управляющий) и члены правления общества несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

6.1.1. Одним из эффективных средств обеспечения надлежащего исполнения генеральным директором (управляющей организацией, управляющим) и членами правления общества своих обязанностей является предусмотренная законодательством ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями. Обществу рекомендуется активно использовать право обращаться в суд с требованием о возмещении убытков указанными лицами не только для того, чтобы возместить понесенные им потери, но также и для того, чтобы стимулировать их исполнять свои обязанности надлежащим образом.

Вместе с тем необходимо иметь в виду, что разумные и добросовестные действия генерального директора (управляющей организации, управляющего) и членов правления и надлежащее исполнение ими своих обязанностей могут оказаться все же неверными и повлечь за собой негативные материальные последствия для общества.

Поскольку одним из оснований ответственности генерального директора (управляющей организации, управляющего), члена правления является вина, то привлечение его к ответственности зависит от того, действовал ли он при исполнении своих обязанностей разумно и добросовестно, то есть проявил ли он заботливость и осмотрительность, которые следует ожидать от хорошего руководителя, и принял ли он все необходимые меры для надлежащего исполнения своих обязанностей. Генеральный директор (управляющая организация, управляющий), член правления считается действующим разумно и добросовестно, если он лично не заинтересован в принятии конкретного решения и внимательно изучил всю информацию, необходимую для принятия решения; при этом иные сопутствующие обстоятельства должны свидетельствовать о том, что он действовал исключительно в интересах общества.

Соблюдение данного подхода чрезвычайно важно, поскольку в противном случае исполнительные органы утратят инициативность, которая принципиально необходима для их успешной деятельности.

6.1.2. Обществу рекомендуется не только принимать меры к прекращению полномочий виновных в причинении убытков генерального директора, членов правления и к привлечению их к ответственности за нарушение своих обязательств перед обществом, но и за счет собственных средств осуществлять страхование ответственности генерального директора, членов правления, с тем чтобы в случае причинения убытков обществу или третьим лицам действиями этих лиц убытки могли быть возмещены.

Внедрение такого механизма позволит не только повысить эффективность гражданско-правовой ответственности, но и привлечь к работе в исполнительных органах компетентных специалистов, которые в противном случае опасались бы предъявления к ним крупных исков.

Глава 5. Корпоративный секретарь общества

Приобретая акции и предоставляя обществу необходимый капитал, акционеры тем самым доверяют обществу распоряжаться своими средствами в соответствии с целями, которые были продекларированы обществом при размещении акций. При этом акционеры исходят из предположения, что должностные лица общества будут действовать в интересах акционеров.

Доверие к обществу основывается на существующих в нем механизмах реализации прав и обеспечения интересов акционеров. Чем более прозрачны и эффективны такие механизмы, тем более понятны и предсказуемы для акционеров действия органов и должностных лиц общества, тем больше у акционеров возможностей влиять на их действия.

Необходимым условием обеспечения прав и интересов акционеров является строгое соблюдение органами и должностными лицами общества процедур, установленных законодательством, уставом и иными внутренними документами общества. Особое значение здесь имеет надлежащее соблюдение порядка подготовки и проведения общего собрания акционеров, деятельности совета директоров, хранения, раскрытия и предоставления информации об обществе, поскольку несоблюдение именно этих процедур влечет за собой большинство нарушений прав и интересов акционеров.

Эффективно обеспечить соблюдение упомянутых процедур может только постоянно действующее лицо, обладающее необходимой профессиональной квалификацией и не совмещающее эту деятельность с выполнением иных функций в обществе.

Существующие в обществе органы и должностные лица, в частности, совет директоров и исполнительные органы, не удовлетворяют этим требованиям и не предназначены для решения подобных задач. Поэтому в обществе рекомендуется назначать (избирать) специальное должностное лицо, единственной задачей которого будет обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества, – секретаря общества. Порядок назначения (избрания) секретаря общества и обязанности такого секретаря должны быть изложены в уставе общества.

1.1. Секретарь общества обеспечивает подготовку и проведение общего собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества на основании решения о проведении общего собрания акционеров.

1.1.1. Секретарю общества рекомендуется принимать необходимые меры по обеспечению подготовки и проведения общего собрания акционеров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества на основании решения о проведении общего собрания акционеров.

1.1.2. Законодательством предусмотрено, что общее собрание акционеров может быть созвано по решению не только совета директоров, но и иных органов общества, а также других лиц. Решение о проведении общего собрания акционеров обязательно для секретаря общества, независимо от того, кем оно принято, если оно принято в соответствии с требованиями законодательства и устава общества.

1.1.3. Секретарь общества обеспечивает подготовку списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров. Если составление данного списка осуществляется независимым регистратором, секретарь должен быть уполномочен давать регистратору указание о составлении такого списка письменным распоряжением генерального директора или внутренним документом общества.

1.1.4. Секретарь общества обеспечивает надлежащее уведомление лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, о проведении общего собрания, осуществляет подготовку и направление (вручение) им бюллетеней для голосования, а также уведомляет о проведении общего собрания акционеров всех членов совета директоров, генерального директора (управляющую организацию, управляющего), членов правления, членов ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора общества.

1.1.5. Секретарь общества формирует материалы, которые должны предоставляться к общему собранию акционеров, обеспечивает доступ к ним, заверяет и предоставляет копии соответствующих документов по требованию лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров.

1.1.6. Секретарь общества осуществляет сбор поступивших в общество заполненных бюллетеней для голосования и своевременную передачу их регистратору общества, выполняющему функции счетной комиссии, если в соответствии с требованиями законодательства функции счетной комиссии возложены на специализированного регистратора.

1.1.7. Секретарь общества обеспечивает соблюдение процедур регистрации участников общего собрания акционеров, организует ведение протокола общего собрания и составление протокола об итогах голосования на общем собрании, а также своевременное доведение до сведения лиц, включенных в список лиц, имеющих право участвовать в общем собрании, отчета об итогах голосования на общем собрании акционеров.

1.1.8. Секретарь общества отвечает на вопросы участников общего собрания, связанные с процедурой применяемой на таких собраниях, и принимает меры для разрешения конфликтов, связанных с процедурой подготовки и проведения общего собрания акционеров.

1.2. Секретарь общества обеспечивает подготовку и проведение заседаний совета директоров в соответствии с требованиями законодательства, устава и иных внутренних документов общества.

1.2.1. Заседания совета директоров проводятся по решению председателя совета директоров, при этом рекомендуется, чтобы решение всех организационных вопросов, связанных с подготовкой и проведением таких заседаний, осуществлялось секретарем общества.

1.2.2. Секретарь общества уведомляет всех членов совета директоров о проведении заседания совета директоров, а в случае необходимости обеспечивает направление (вручение) им бюллетеней для голосования, собирает заполненные бюллетени, письменные мнения членов совета директоров, отсутствовавших на заседании, и передает их председателю совета директоров.

1.2.3. В ходе заседания совета директоров, проводимого в очной форме, секретарь общества обеспечивает надлежащее соблюдение процедуры проведения заседания совета директоров. Секретарь общества ведет протокол заседания совета директоров.

1.3. Секретарь общества оказывает содействие членам совета директоров при осуществлении ими своих функций.

1.3.1. Секретарь общества оказывает членам совета директоров содействие в получении информации, которая им необходима, для чего в соответствии с принятой в обществе информационной политикой секретарь знакомит их со стенограммами и протоколами заседаний правления, приказами генерального директора, иными документами исполнительных органов общества, протоколами заседаний и заключениями ревизионной комиссии и аудитора общества, а также, по решению председателя совета директоров, с первичными документами бухгалтерского учета.

1.3.2. Секретарь общества разъясняет вновь избранным членам совета директоров действующие в обществе правила деятельности совета директоров и иных органов общества, организационную структуру общества, информирует о должностных лицах общества, знакомит с внутренними документами общества, действующими решениями общего собрания акционеров и совета директоров, предоставляет иную информацию, имеющую значение для надлежащего исполнения членами совета директоров их обязанностей.

1.3.3. Секретарь общества предоставляет членам совета директоров разъяснения требований законодательства, устава и иных внутренних документов общества, касающихся процедурных вопросов подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров, раскрытия (предоставления) информации об обществе.

Дата добавления: 2015-07-13