Лабораторна робота №4

Тема: Створення звітів для виведення даних на принтер

Теоретичний матеріал.

Створення звітів

При роботі з базами даних досить часто необхідно обробляти та виводити інформацію на монітор або принтер. Це можна робити за допомогою звітів. У звіт користувач може вибирати данні з однієї або декількох таблиць чи запитів БД, робити необхідні обчислення та оформляти його в найбільш зручній формі

Для побудови звіту необхідно:

• відкрити вікно файлу БД, вибрати закладку “ Отчеты ”;
• клацнути на кнопці “ Создать ”;

Відкривається вікно для створення нового звіту, де у правому верхньому вікні вказано варіанти побудови звіту:

Ø “Конструктор” – побудова звіту користувачем;

Ø “Мастер отчетов” – побудова звіту за допомогою програмних засобів Access;

Ø “Автоотчет: в столбец” – вибрані або розрахункові поля видаються у звіті в колонку;

Ø “ Автоотчет: ленточный ”– відрізняється від попереднього тим, що при цьому варіанті не встановлюються розміри сторінки;

Ø “ Диаграмма ” – інформація вибраних полів використовується для побудови діаграм або графіків;

Ø “Почтовые наклейки” – використовуються для розсилки пошти шляхом підготовки адресних етикеток з наступним наклеюванням їх на поштові конверти.

Для створення звіту:

• вибираємо варіант побудови звіту “Мастер отчетов”;
• вибираємо таблицю або звіт, з яких будемо використовувати інформація для побудови звіту;
• клацаємо на кнопці “ ОK”;
• відкриваються вікна для створення простих звітів (подібно операції щодо створення простого запиту), де вибираємо необхідні поля для звіту, рівні групування (при необхідності), порядок сортування (при необхідності), вид та стиль макету звіту, назву звіту.

Опція “Просмотр отчета” – вказує, що на екран буде виведено результат роботи звіту побудованого за допомогою “Мастера отчетов” (активна по замовчуванню).

Опція “Изменение структуры отчета” – на екрані з’являється варіант побудованого звіту для внесення в нього змін користувачем. Залишаємо без змін та клацаємо на кнопці Готово. На екрані з’являється вікно результатів виконання звіту.

Редагування звіту:

· вибрати необхідний звіт та натиснути кнопку “ Конструктор”.

· на екрані з’явиться звіт, побудований за допомогою “Мастера отчетов”, який має розділи:

ü “Заголовок отчета” – в цьому розділі може знаходитись заголовок звіту, відомості про дату та час створення, автора і т.д.

ü “Верхний колонтитул” – використовується в основному для формування шапок (постійної інформації) вихідних звітів.

ü “Область данных” – основна область,де виводяться дані полів БД, розрахункові показники та інші дані.

ü “Нижний колонтитул” – використовується для розміщення номерів сторінок та допоміжних даних.

ü “Область приметаний отчета” – можна розміщувати підсумкові результати, допоміжні дані.

Розділ “Область данных” у звіті обов’язковий.

Для того, щоб у звіті були присутні розділи “Заголовок отчета” та “Область приметаний”, необхідно ввійти в пункт меню “ Вид” та поставити "галочку" біля пункту "Заголовок / Примечание отчета".

Доповнення звіту новими полями

Клацнувши на кнопці “ Поле ” панелі елементів, створюємо два прямокутники в розділі “Область данных”. Перший використовується для імені поля, наступний – для даних поля таблиці або розрахункового поля. Це ж саме можна виконувати не користуючись кнопкою панелі елементів. Для цього треба на екрані мати список полів таблиці. Якщо його немає потрібно виконати команду головного меню “ Вид”à “Список полей”. Відкривається вікно “Список полей”. Виділяємо потрібне поле та перетягуємо його в розділ “Область данных”.

Для розрахункових полів записуємо в прямокутник формулу, яка починається знаком “ = ”. В формулу можуть входити:

- імена полів таблиць/запитів, що взяті в квадратні дужки [ ];

- знаки арифметичних операцій;

- константи;

- функції.

Приклади формул: =[Поле1]/[Поле2]*100; =Sum([Залишок])

Можна також використовувати "Построитель выражений" (права кнопка миші - Свойства – Данные - )

Розрахункові поля, в основному, використовують в розділах “Область данных” та “Примечание отчета”.

Вказівки до виконання.

4.1. Перейдіть на вкладку Отчеты і створіть звіт про наявні в бібліотеці книги, впорядкований по року видання за допомогою Майстра.

4.2. Тепер створимо простий звіт, який виводить на принтер список книг, згрупованих по видавництвах, і підраховує загальну вартість книг кожного видавництва.

Для цього виконайте такі дії:

1. Відкрийте у вікні бази даних закладку Отчеты і клацніть на кнопці Создать.

2. У наступному вікні виберіть як джерело даних таблицю Книги і вкажіть, що створюватимете звіт Майстром звітів. Клацніть на кнопці Далее.

3. Далі необхідно відібрати поля, які будуть відображені в звіті. Виберіть всі поля таблиці «Книги». Відмітимо, що на цьому кроці можна вибирати поля не тільки з вказаної вище таблиці, але з будь-яких таблиць і запитів поточної бази даних. Для цього у вікні Таблицы/Запросы розкриваєте список таблиць і запитів і вибираєте потрібний об'єкт. Список полів вибраної таблиці з'явиться у вікні Доступные поля і у вас з'явиться можливість перенести потрібні поля у вікно Выбранные поля.

4. На цьому кроці необхідно визначити чи хочете ви групувати дані в звіті за значенням якого-небудь поля. Access часто сам пропонує поля, по яких виконувати групування. Виберіть поле «Видавництво».

5. Наступний екран пропонує вам вибрати порядок сортування і обчислення, які необхідно виконати для записів. Сортування можна виконувати по кількох полях. Виберіть в першому вікні поле «Шифр», а в другому «Рік». Це означає, що для будь-якого видавництва книги будуть впорядковані по шифру, а для кожного шифру - по року видання. Клацніть на кнопці Итоги, щоб організувати обчислення підсумкових значень для потрібних полів. Access запропонує вам всі числові поля серед відібраних в звіт. У нашому випадку будуть запропоновані поля “ Рік” і “Вартість”. Для поля “Вартість” відзначте прапорці під написами Sum і Avg, щоб прорахувати сумарну і середню вартості книг для будь-якого видавництва і по бібліотеці в цілому. Відзначте перемикач Показать данные и итоги і прапорець Вычислить проценты, якщо це потрібно.

6. Далі виберіть вид макету для звіту. Макет показується на екрані, і ви можете вибрати його за своїм смаком.

7. Виберіть стиль звіту серед тих, які пропонуються у вікні.

8. Назвіть ваш звіт «Список книг» і клацніть на кнопці Готово. Проглянете створений звіт і переконаєтеся, що він задовольняє всім вимогам.

9. Якщо ваш звіт не відображає всі дані, то необхідно відкрити його в режимі Конструктора та розмістити поля в потрібному вигляді. Також можна скористатися пунктом меню Файл Параметри сторінки та встановити книжкову або альбомну орієнтацію сторінки, що іноді дозволяє вирішити проблему розташування полів на сторінці звіту.

4.3. Створимо звіт, який виводить список читачів бібліотеки, згрупованих по кафедрах, список книг кожного читача, розраховується пеня і обчислюється загальна сума пені для кожного читача і по всіх читачах. Для створення такого звіту використовується таблиця «Читачі» і запит «Список1», створений в попередніх роботах, в якому є обчислюване поле «Пеня».

Щоб створити звіт виконайте такі дії:

1. Виберіть Майстер звітів і таблицю Читачі.

2. Виберіть з таблиці Читачі поля Прізвище, Кафедра і Телефон. Виберіть запит «Список1» і всі його поля.

3. Вид представлення даних «Читачі».

4. Додайте рівень групування по полю Кафедра.

5. Сортувати по полю «Дата видачі», а підсумки підводити по полю «Пеня», обчислювати суму значень (sum) і середнє значення (avg). Підсумки можна підводити і по текстових полях, наприклад по полю “Автор”. Для таких полів використовуйте підсумкову функцію Count, яка обчислює кількість значень в групі, а в даному прикладі обчислюватиме кількість книг у читача.

6. Виберіть вид макету і стиль.

7. Дайте звіту ім'я «Читачі» і Готово.

8. Відкрийте створений звіт в режимі конструктора і змініть розміри текстових полів для назви книг і анотації.

Зверніть увагу, що в створеному звіті групування виконано по двох полях, тобто існують дві групи, для будь-якої з яких обчислюються підсумкові значення по вказаних полях. Заголовок будь-якої з груп виділений шрифтом.

Відкрийте звіт в режимі конструктора. Ви бачите такі елементи управління в звіті:

- Написи, які виводять пояснюючі тексти;

- Текстові поля, які виводять дані з таблиць. Такі поля називаються зв'язаними;

- Текстові поля, які містять формули. Такі поля називаються розрахунковими. Для того, щоб обчислити підсумкові значення з використанням підсумкових функцій, розрахункові поля розташовують в області “Примечание группы”.

Контрольні питання

1. Призначення і використання звітів. Можливості обробки даних за допомогою звітів.

2. Елементи звіту, їх призначення і використання. Створення груп даних в звіті.

3. Підсумки в звітах, підсумкові функції.

4. Елементи управління, які використовуються в звітах.

Дата добавления: 2017-01-14