Ход работы. Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

• Включите мышкой переключатель Открыть базу данных,

выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

Задание 2. Удалите таблицу Список.

• Выделите имя таблицы, • Нажмите клавишу [Delete].

• На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно.

• Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

• Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].

•Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 2. Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Куратор и нажмите клавишу [Enter].

• Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

• Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке Вид, посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.

•Щелкните по кнопке Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).

Задание 4. Создайте таблицу Список.

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

Старое название	Новое название
Поле 1	Код
Поле 2	Фамилия
Поле 3	Имя
Поле 4	Отчество
Поле 5	Год рождения
Поле 6	Курс
Поле 7	Специальность
Поле 8	Учебная группа

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

• Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат - Переименовать поле. Данные возьмите из табл.

• Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

• Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку Ключевое поле. Тип поля Код - счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество, Специальность - текстовые, полей Год рождения, Курс, Учебная группа - числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип - числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набирать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показано на рис.

• Сохраните изменения, щелкнув по кнопке Сохранить.

• Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

• Щелкните по кнопке Схема данных.

• В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

• Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.

• Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Изменение связей, представленное на рис.

• Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

•Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

•Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера группы в таблице.

•Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рис.

• Закройте схему данных, щелкнув по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Учебная группа	Куратор
	Верзаков С. А.
	Белоусов А. И.
	Масалова В. А.
	Новикова Е. В.
	Зачесова Т. П.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

• Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

• Заполните ее записями из табл.

• Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных.

• Выберите закладку Формы.

• Щелкните по кнопке Создать.

• Появится диалоговое окно, в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список

Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма, представленная на рисунке.

Замечание. Значения кнопок работы с записями:

переход к первой записи;

переход к предыдущей записи;

переход к следующей записи;

переход к последней записи;

добавление новой записи.

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

• Заполните базу данными, представленными в табл.

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Курс	Специаль- ность	Учебная группа
	Чернова	Кристина	Ивановна			Бухучёт
	Терещенко	Инна	Алексеевна			Автомобили
	Истратов	Максим	Владимирович			Финансы
	Бондарь	Ольга	Петровна			Бухучёт
	Новоселов	Алексей	Иванович			Строительство

• Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закройте форму.

• Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

• Щелкнув по кнопке Сохранить, сохраните текущую таблицу.

• Щелкнув по нижней кнопке Закрыть правом верхнем углу, закройте таблицу.

Задание 9. Проверь каскадное обновление связанных полей.

• Откройте таблицу Группы.

• Исправите учебные группы на 201,202, 203, 204, 205.

• Сохраните таблицу.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что значения групп изменились.

• Закройте таблицу Список

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

• Откройте таблицу Группы.

• Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete]).

• Согласитесь с проверочным вопросом.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.

• Закройте таблицу Список.

Предъявите преподавателю:

1) таблицу Список на экране;

2) таблицу Группы на экране;

3) форму Список на экране.

Задание 11. Восстановите данные в таблице Группы.

Замечание. В предыдущих заданиях вы удаляли записи из таблицы Группы. Их следует восстановить.

• Откройте таблицу Группы, выделив ее и щелкнув по кнопке Открыть.

• Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. Таблица должна выглядеть так, как представлено в табл.

• Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 12. Удалите все записи таблицы Список, оставив ее структуру.

• Откройте таблицу Список.

• Выделите все записи.

•Нажмите клавишу [Delete]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду Правка - Удалить запись или щелкнуть по кнопке Удалить запись).

• Закройте таблицу, сохранив ее.

Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи.

•Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сервис - Служебные программы - Сжать базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 13. Используя Мастер таблиц, создайте таблицу Личные данные с ключевым полем.

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Создать. В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис.

• В этом окне следует выбрать: в поле Образцы таблиц - поле Студенты; в поле Образцы полей - поля Код Студента, Адрес, Номер Телефона, щелкая после каждого выбора по кнопке . Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щел­кните по кнопке Далее.

• В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.

Замечание. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены автоматически. В этот момент можно установить новые связи, но мы пока этого делать не будем.

• Щелкните по кнопке Далее.

• После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы, но можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.

• Добавьте в таблицу Личные данные еще три поля Word, Excel и Access, в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам. Выберите Конструктор.

• Добавьте в конец списка полей три поля с именами Word, Excel, Access и типом данных - числовой.

• Щелкните по кнопке Сохранить.

• Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке

• Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

Задание 14. Исправьте схему данных.

• Щелкните по кнопке - Схема данных. Появится диалоговое окно Схема данных.

• Щелкните по кнопке Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

• Поставьте мышку на имя поля Код Студента в таблице Личные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.

• Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

• Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные. Схема данных представлена на рис.

• Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона - в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Задание 15. Создайте форму для ввода данных.

• В окне базы данных выберите вкладку Формы.

• Щелкните по кнопке Создать.

• В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.

• Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм, представленное на рис.

• Выберите все поля из таблицы Список и все поля - из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы/запросы. В результате появляется список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы / запросы и вновь щелкните по кнопке.

• Щелкните по кнопке Далее.

• Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).

• Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите требуемый стиль (например. Обычный). Щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений - в одну таблицу, часть - в другую).

Задание 15. Заполните таблицы данными.

Замечание. Поля Код и Код Студента заполняются автоматически.

Данные таблицы Список приведены в табл.6, а таблицы Личные данные – в табл.7.

Таблица 6

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Курс	Специальность	Уч. группа
	Иванникова	Анна	Ивановна			Бухучёт
	Баранова	Ирина	Алексеевна			Финансы
	Корнилова	Ольга	Владимировна			Автомобили
	Воробьев	Алексей	Петрович			Строительство
	Воробьев	Алексей	Иванович			Технология
	Воробьев	Олег	Григорьевич			Автомобили
	Скоркин	Александр	Евгеньевич			Технология
	Володина	Анна	Алексеевна			Бухучёт
	Новоселов	Алексей	Антонович			Автомобили
	Александрова	Елена	Алексеевна			Финансы

Таблица 7

Код студента	Адрес	Номер телефона	Word	Excel	Access
	Центральная 11-5	51-17-22
	Солнечная 8-117	51-18-22
	Сиреневый 7-16	51-19-22
	Центральная 14-81	51-20-22
	Сиреневый 7-25	51-21-22
	Солнечная 2-121	51-22-22
	Школьная 5-34	51-23-22
	Центральная 30-7	51-24-22
	Сиреневый 12-8	51-25-22
	Солнечная 6-34	51-26-22

• Закройте форму, предварительно сохранив ее.

• Перейдите на закладку Таблицы.

• Откройте таблицу Список и убедитесь, что в ней появились данные. Закройте таблицу.

• Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

Задание 16. Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотографии) в таблицу Список.

Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

• Откройте таблицу Список, если она закрыта.

• Перейдите в режим Конструктора.

• Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет, тип данных - Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.

• Щелкните по кнопке Сохранить.

• Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке Вид.

• Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Портрет.

• Выполните команду Вставка – Объект - Точечный рисунок Paintbrush - ОК.

• Нарисуйте портрет.

• Щелкните по кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по названию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.

Самостоятельное задание. Нарисуйте портреты всех студентов из таблицы Список.

Задание 17. Научитесь использовать фильтр.

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся.Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, напрмер, «Александров». Даты ограничиваются символами #, например, #10/01/99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

Арифметическими: *, +, -, /, ^;

Сравнения: <, <=, >, >=, =, <>.

Логические: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like – для использования логики замены в выражениях;

In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

Between…And – для выбора значений из определенного интервала.

В этой работе мы научимся создавать простые запросы, не используя операторы логики.

• Щелкните по кнопке Изменить фильтр. Появится окно выбора, представленное на рис. 18.

• Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора.

• Выберите год рождения 1984 и щелкните по кнопке Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.

• Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

• Щелкните по кнопке Изменить фильтр.

• Удалите все в поле Год рождения.

• Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только студенты первого курса (запрос в поле Курс).

• Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны студенты только первого курса специальности Бухучёт (одновременный запрос в двух полях - Курс и Специальность).

• Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения наберите >1989. Щелкнув по кнопке Применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1989.

Таким способом можно «отфильтровать» любые данные. В результате вы получите таблицу, содержащую записи, отвечающие определенному условию.

Предъявите преподавателю: таблицы Список, Группы, Личные данные на экране.

Задание 18. Завершите работу с программой Access. Порядок работы:

• Выберите пункт меню Файл - Выход.

• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.

Дата добавления: 2015-07-13