Практическая работа

«MS Exce. Фильтрация (выборка) данных из списка»

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.

Фильтрация данных может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.

Для использования автофильтра нужно:

o установить курсор внутри таблицы;

o выбрать команду Данные — Фильтр — Автофильтр;

o раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка;

o выбрать значение или условие и задать критерий выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно выбрать строку все в раскрывающемся списке фильтра или выбрать команду Данные — Фильтр — Отобразить все.

Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и повторно выбрать команду меню Данные — Фильтр — Автофильтр (снять флажок).

Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам. Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню Данные — Фильтр — Расширенный фильтр.

Задание.

Создайте таблицу в соответствие с образцом, приведенным на рисунке. Сохраните ее под именем Sort.xls.

Технология выполнения задания:

1. Откройте документ Sort.xls

2. Установите курсор-рамку внутри таблицы данных.

3. Выполните команду меню Данные — Сортировка.

4. Выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке «сортировать» выберите «Отдел» и установите переключатель в положение «По возрастанию» (Все отделы в таблице расположатся по алфавиту).

5. Если же хотите, чтобы внутри отдела товары расположились по алфавиту, то выберите второй ключ сортировки в раскрывающемся списке «Затем» выберите «Наименование товара» и установите переключатель в положение «По возрастанию».

Вспомним, что нам ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих не нулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т.е. отфильтровать данные.

6. Установите курсор-рамку внутри таблицы данных.

7. Выполните команду меню Данные — Фильтр — Автофильтр.

8. Снимите выделение в таблицы.

9. У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка «Стрелка вниз», она не выводится на печать, позволяющая задать критерий фильтра. Мы хотим оставить все записи с ненулевым остатком.

10. Щелкните по кнопке со стрелкой, появившейся в столбце Количество остатка. Раскроется список, по которому будет производиться выборка. Выберите строку Условие. Задайте условие: > 0. Нажмите ОК. Данные в таблице будут отфильтрованы.

11. Вместо полного списка товаров, мы получим список проданных на сегодняшний день товаров.

12. Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь отдел, то можно получить список неподанных товаров по отделу.

13. Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке «Отдел» выбрать критерий «Все».

14. Можно временно скрыть остальные столбцы, для этого, выделите столбец «№», и в контекстном меню выберите Скрыть. Таким же образом скройте остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой Формат — Столбец — Скрыть.

15. Чтобы не запутаться в своих отчетах, вставьте дату, которая будет автоматически меняться в соответствии с системным временем компьютера Вставка — Функция — Дата и время — Сегодня.

16. Как вернуть скрытые столбцы? Проще всего выделить таблицу всю целиком, щелкнув по пустой кнопке и выполнить команду Формат — Столбец — Показать.

17. Восстановите исходный вариант таблицы и отмените режим фильтрации. Для этого щелкните по кнопке со стрелкой и в раскрывшемся списке выберите строку Все, либо выполните команду Данные — Фильтр — Отобразить все.

Дата добавления: 2015-07-13