Требования к оформлению кадровой документации

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в таблице. Указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения.

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных.

Таблица 2 - Перечень обязательных кадровых документов необходимых организации

№/№	Документ	Какими документами регламентируется	Примечание	Срок хранения
	Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	Статья 189 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.	Постоянно
	Положение о защите персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым	Постоянно
	Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)	Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1	Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.	Постоянно
	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в отделе кадров и ведется постоянно	50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.	50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
	Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании	Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ	При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым	Постоянно
	Положение о системе обучения	Статьи 196, 197 ТК РФ	При наличии системы обучения в организации.	Постоянно
	Положение об аттестации работников	Статья 81 ТК РФ	При проведении аттестации по решению работодателя	Постоянно
	График отпусков	Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года	1 год
	Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Заключается в письменной форме с каждым работником.	75 лет
	Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям	__	Принимаются по решению работодателя	Постоянно
	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ	Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы	75 лет
	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72.1 ТК РФ	Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).	75 лет
	Приказы об увольнении	Статья 84.1 ТК РФ	-	75 лет
	Приказы по основной деятельности	-	Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».	1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
	Приказы о предоставлении отпусков	Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1	Издаются на основании графика отпусков или заявления работника	5 лет
	Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).	5 лет
	Личная карточка работника (форма Т-2)	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1	Ведется на каждого работника.	75 лет
	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.	При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
	Договоры о полной материальной ответственности	Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85	Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности	5 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности	Инструкция по делопроизводству в службе кадров «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)	Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя	5 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу	То же	75 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении	То же	75 лет
	Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков	То же	50 лет
	Журнал регистрации командировочных удостоверений	То же	5 лет
	Табель учета рабочего времени	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником	75 лет
	График сменности	Статья 103 ТК РФ	Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.	1 год
	Журнал учета проверок инспектирующих органов	Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица	Постоянно
	Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий	Положение об аттестации работников предприятия	Оформляются аттестационной комиссией	15 лет
	Табели и наряды работников вредных профессий	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Составляются ежемесячно.	75 лет
	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»	Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно	75 лет
	Списки работников, уходящих на льготную пенсию	50 лет
	Переписка о назначении - государственных пенсий и пособий; - льготной пенсии	То же.		5 лет 10 лет
	Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел 10 ТК РФ		Постоянно
	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел 10 ТК РФ		10 лет
	Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)		5 лет
	Акты о несчастных случаях	Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»		45 лет
	Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний			45 лет

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.^{^[18]}

К обязательным документам для любой организации без исключения относятся:

· учредительные документы - это документы, служащие основанием для деятельности юридического лица. Состав таких документов зависит от организационно-правовой формы создаваемого юридического лица. В соответствии со статьёй 52 Гражданского Кодекса в Российской Федерации к учредительным документам юридического лица может относиться только устав

· правила внутреннего трудового распорядка (для составления текста ПВТР) необходимо использовать следующие статьи ТК РФ:

1. Порядок приема и увольнения работников (ст. 189,56-84);

2. Основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя (ст. 189, 21, 22);

4. Порядок ведения суммированного учета рабочего времени (ст. 104);

5. Время отдыха, перерывы для отдыха и питания, отпуска и др. (ст. 189, 108 - 111, 119, гл.5);

6. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст.101);

7. Применяемые к работникам меры поощрения и взыскания (ст. 191, 192);

8. Дни выдачи заработной платы не реже чем каждые полмесяца (ст. 136);

9. Иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189). ПВТР конкретного предприятия (организации) могут быть дополнены иными разделами.

Соблюдение ПВТР входит в обязанности каждого работника согласно статье 21 ТК РФ, для чего каждый из принимаемых на работу сотрудников ознакамливается действующими в организации ПВТР. Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с ПВТР, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

- положение о защите персональных данных работника;

- положение об охране труда и противопожарной безопасности;

- должностные инструкции и профессиональная (производственная) инструкция.^{^[19]}

В соответствии с положениями статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. В ТК РФ не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. Для правильного оформления документа, нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (пункт 34 ГОСТ Р 51141-98). В Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты). Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТом Р 6.30-2003. Настоящим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в постановлении Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. А так же электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (пункт 39 ГОСТ Р 51141-98) .^{^[20]}